II. Những giải pháp cơ bản nhằm cải tiến công tác đào tạo và phát triển cán bộ quản lý
2. Hoàn thiện công tác xác định nhu cầu đào tạo
Nhu cầu đào tạo phải được xác định trên cơ sở phần tích đội ngũ cán bộ hiện có của doanh nghiệp. Muốn làm tốt công tác xác định nhu cầu đào tạo thì cũng phải làm tốt công tác phân tích đánh giá đội ngũ cán bộ. Tiếp đến, muốn việc đánh giá đội ngũ cán bộ của Công ty có hiệu quả thì phải dựa vào phân tích công việc và đánh giá thực hiện công việc. Đây là những hoạt động hết sức quan trọng không chỉ ảnh hưởng đến công tác đào tạo và phát triển nguồn
nhân lực trong Công ty mà còn ảnh hưởng đến rất nhiều các hoạt động quan trọng khác. Đánh giá thực hiện công việc là một quá trình phức tạp và chịu nhiều ảnh hưởng bởi tình cảm của con người vì nó dựa trên sự đánh giá chủ quan của người đánh giá kể cả khi tổ chức đã xây dựng và sử dụng một hệ thống các tiêu chuẩn khách quan trong thực hiện công việc. Bản chất của đánh giá thực hiện công việc chính là nguyên nhân của rất nhiều loại lỗi thường phạm phải trong quá trình đánh giá dẫn đến tình trạng làm sai lệch các ý kiến đánh giá về tình hình làm việc của người lao động.
Để tiến hành hoạt động đánh giá thực hiện công việc có hiệu quả, Doanh nghiệp nên nghiên cứu và lựa chọn phương pháp đánh giá phù hợp như: phương pháp thang đo đánh giá đồ họa, phương pháp danh mục kiểm tra, phương pháp ghi chép các sự kiện quan trọng, phương pháp đánh giá bằng thang điểm dựa trên hành vi, phương pháp đánh giá so sánh, phương pháp sử dụng bản tường thuật, phương pháp “ Quản lý bằng mục tiêu ”…Đặc biệt việc đánh giá thực hiện công việc cho đối tượng là cán bộ quản lý cần phải lựa chọn những phương pháp thật phù hợp.
Đối với cán bộ quản lý, cần phải xây dựng nên một hệ thống đánh giá riêng, sao cho người đánh giá có thể đánh giá được mức độ thực hiện công việc của mỗi cán bộ, mỗi tổ nhóm, mỗi phòng ban theo những đặc trưng riêng. Việc đánh giá thực hiện công việc đối với các bộ quản lý đòi hỏi phải tốn rất nhiều thời gian để tìm ra những tiêu chuẩn phù hợp với đặc thù công việc của từng đối tượng đánh giá.
Dưới đây là một mẫu phiếu đánh giá thực hiện công việc cho cán bộ quản lý mà tôi đề xuất để góp phần nâng cao khả năng đánh giá thực hiện công việc đối với cán bộ quản lý trong Công ty:
Tên nhân viên: Chức danh công việc: Tên người đánh giá: Bộ phận:
Ngày đánh giá:
Chỉ tiếu Xuất sắc Khá Trung bình Yếu Kém Khối lượng công việc được giao
Chất lượng công việc Khả năng hiểu biết Tinh thần trách nhiệm Thái độ làm việc Khả năng hợp tác
Khả năng làm việc độc lập Khả năng ra quyết định Khả năng giao tiếp ứng xử Khả năng thăng tiến trong công việc
Phiếu đánh giá sẽ được cho theo thanh điểm từ 5 đến 1. Những nhân viên nào mà có tổng số điểm đạt được được dưới mức trung bình được đánh giá là chưa hoàn thành tốt công việc đề ra. Những nhân viên đó sẽ là đối tượng cần được đào tạo lại để có thể hoàn thành nhiệm vụ trong công việc. Bên cạnh đó cũng cần quan tâm đến những nhân viên hiện đã hoàn thành tốt công việc, những có khả năng đào tạo nâng cao để có thể đảm nhận những công việc cao hơn trong tương lai. Trên cơ sở đó, sau khi được đào tạo xong, các cán bộ sẽ được bố trí công việc phù hợp, có thể là công việc cũ hoặc cũng có thể là công việc khác. Các cán bộ sẽ được đánh giá thực hiện công việc lại và so sánh với kết quả đánh giá trước khi đào tạo. Qua đó có thể thấy được hiệu quả của công tác đào tạo.
Để có thể xác định tốt nhu cầu đào tạo thì Phân tích công việc cũng đóng vai trò hết sức quan trọng. Để có thể tiến hành phân tích công việc đối với cán bộ quản lý, Công ty vần phải xây dựng thật cụ thể và chi tiết các bản: bản Mô
chuẩn thực hiện công việc. Đây là những công cụ hết sức quan trọng trong
hoạt động quản lý nguồn nhân lực của Doanh nghiệp. Việc phân tích công việc cũng do bộ phận chuyên trách của phòng Tổ chức cán bộ - Lao động đảm nhiệm. Việc xây dựng các bản này phải được xem xét và thống nhất trong tất cả các bộ phận liên quan cũng như toàn doanh nghiệp. Các bản được xây dựng phải cụ thể, rõ ràng để người liên quan có thể hiểu được. Đồng thời, khi công việc có sự thay đổi thì cũng phải nhanh chóng thay đổi các bản trên cho phù hợp.
Bản mô tả thực hiện công việc: là một văn bản viết giải thích về những nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan đến môt công việc cụ thể.
Bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện (tiêu chuẩn trình độ chuyên môn): là bản liệt kê các yêu cầu cần phải có cảu công việc đối với người thực hiện về các kiến thức, kĩ năng, các kinh nghiệm, trình độ giáo dục và đào tạo, các đặc trưng về tinh thần và thể lực, các yêu cầu cụ thể khác.
Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc: là một hệ thống các chỉ tiêu để phản ánh các yêu cầu về số lượng và chất lượng của sự hoàn thành các nhiệm vụ được quy định trong bản mô tả công việc.
Hiện nay các bản trên trong công ty thường trong tình trạng đã lỗi thời lạc hậu, không còn phù hợp với công việc hiện tại nữa. Tuy nhiên vẫn chưa được thay đổi cho phù hợp. Chính vì vậy mà đánh giá thực hiện công việc trong Công ty hiện nay không được chính xác. Để có thể đánh giá thực hiện công việc một các chính xác thì trước mắt Công ty cần phải thay đổi các bản trên sao cho phù hợp với từng chức danh, từng bộ phân, đặc biệt là đối với cán bộ quản lý.
Để thu thập đước các thông tin đầy đủ trong phân tích công việc, Công ty có thể áp dụng nhiều phương pháp như: Quan sát, ghi chép các sự kiện
quan trọng, nhật kí công việc, phỏng vấn, sử dụng các bản hỏi được thiết kế sẵn. Mỗi phương pháp khác nhau đều có những ưu, nhược điểm riêng. Có thể sử dụng một hoặc kết hợp nhiều phương pháp sao cho thật phù hợp với công việc cần phân tích.
Quan sát: người cán bộ nghiên cứu quan sát 1 hay 1 nhóm người lao động thực hiện công việc và ghi lại đầy đủ, các hoạt động lao động nào được hoàn thành, tại sao phải thực hiện và thực hiện như thế nào để hoàn thành các bộ phận khác nhau của công việc Phỏng vấn: cán bộ nghiên cứu tiến hành phỏng vấn đối với người
lao động, qua đó người lao động sẽ biết những nhiệm vụ nào cần được thực hiện, tại sao phải thực hiện nhiệm vụ đó và thực hiện như thế nào.
Sử dụng phiếu điều tra: người lao động sẽ nhận được một danh mục các câu câu hỏi được thiết kế sắn có liên quan đến nhiệm vụ, hành vi, kĩ năng và các điều kiện khác của công việc, người lao động có trách nhiệm phải trả lời các câu hỏi đó theo sự hướng dẫn trong đó. Đây là phương pháp được sử dụng một cách hết sức rộng rãi, do nó có thể áp dụng cho một số lượng lớn mà chi phí lại rất thấp.