I- MỘT SỐ ĐẶC ĐIỂM VỀ CễNG TY CP VẬT TƯ BVTV HOÀ BèNH 1.Quỏ trỡnh hỡnh thành và phỏt triển của cụng ty CP Vật Tư BVTV Hoà
3.5Phú giỏm đốc
Cụng ty cú ba phú giỏm đốc: Phú giỏm đốc tài chớnh, phú giỏm đốc marketing và phú giỏm đốc sản xuất - Hành chớnh
3.5.1 Phú giỏm đốc tài chớnh :
- Chức năng : Quản lý cỏc hoạt động tài chớnh nội bộ của cụng ty và quản lý cỏc dự ỏn đầu tư của cụng ty
- Nhiệm vụ :
+ Xõy dựng cỏc quy định về tài chớnh phự hợp với đặc thự của cụng ty và phự hợp với quy định của phỏp luật trỡnh giỏm đốc phờ duyệt
+ Tổ chức thực hiện và giỏm sỏt, đỏnh giỏ hiệu quả, tớnh phự hợp của cỏc quy định trờn
+ Phờ duyệt cỏc khoản thanh toỏn nội bộ thay giỏm đốc và chịu trỏch nhiệm về cỏc quyết định trước giỏm đốc và hội đồng quản trị,
+Lập và tổ chức thực hiện cỏc dự ỏn đầu tư đó được giỏm đốc và hội đồng quản trị phờ duyệt
3.5.2 Phú giỏm đốc phụ trỏch thị trường
- Chức năng : Quản lý cỏc hoạt động Marketing của cụng ty - Nhiệm vụ:
+ Phờ duyệt ban đầu kế hoạch marketing trỡnh giỏm đốc cụng ty phờ duyệt chớnh thức.
+ Tổ chức triển khai thực hiện, giỏm sỏt việc thực hiện cỏc kế hoạch Marketing
+ Đỏnh giỏ hiệu quả của cỏc chớnh sỏch Marketing
+ Tổ chức, quản lý hệ thống phõn phối, đỏnh giỏ hoạt động của hệ thống + Tổ chức nghiờn cứu sản phẩm mới
+ Tổ chức cỏc hoạt động chăm súc khỏch hàng
3.5.3 Phú giỏm đốc sản xuất - hành chớnh
Chức năng : Quản lý cỏc hoạt động hành chớnh nhõn sự và sản xuất của cụng ty và quản lý nhõn sự toàn cụng ty
+ Xõy dựng cỏc quy định về hành chớnh nhõn sự phự hợp với đặc thự của cụng ty và phự hợp với cỏc quy định của phỏp luật trỡnh giỏm đốc phờ duyệt
+ Tổ chức thực hiện và giỏm sỏt, đỏnh giỏ hiệu quả, tớnh phự hợp của cỏc quy định trờn
+ Tổ chức quản lý nhõn sự, đỏnh giỏ nhõn sự, định mức lương
+ Phờ duyệt ban đầu về cỏc kế hoạch đào tạo nhõn viờn trỡnh giỏm đốc phờ duyệt chớnh thức
+ Trỡnh giỏm đốc cụng ty cỏc đề nghị về tuyển dụng, chấm dứt thỏa thuận lao động với cỏc cỏn bộ cụng nhõn viờn trong cụng ty
+ Triển khai cỏc kế hoạch sản xuất tại cỏc nhà mỏy của cụng ty (thuộc chi nhỏnh) + Theo dừi và kiểm tra tiến độ thực hiện kế hoạch này.
3.6 Phũng hành chớnh tổng hợp .
3.6.1 Chức năng.
Tham mưu giỳp giỏm đốc trong việc tổ chức cụng tỏc văn phũng tại trụ sở chớnh đỏp ứng yờu cầu chỉ đạo, điều hành hoạt động kinh doanh cú hiệu quả.
3.6.2 Nhiệm vụ.
Tổ chức thực hiện cụng tỏc thư kớ cho giỏm đốc. Kiểm tra soỏt lại cỏc văn bản trước khi trỡnh giỏm đốc kớ. Làm thư kớ trong cỏc cuộc họp theo yờu cầu của giỏm đốc; Biờn dịch cỏc văn thư giao dịch, cỏc tài liệu nghiệp vụ, cỏc tài liệu nghiờn cứu theo yờu cầu của lónh đạo cụng ty; Chuẩn bị cỏc điều kiện cần thiết cho hoạt động tiếp khỏch, cho cỏn bộ đi cụng tỏc, kiểm tra và thực hiện việc đảm bảo vệ sinh trong cụng ty, tổ chức cụng tỏc văn thư lưu trữ theo đỳng quy định, cung cấp cỏc tài liệu lưu trữ theo yờu cầu của cỏc phũng theo đỳng quy định về bảo mật, đúng dấu trờn một số văn thư giao dịch, đỏnh mỏy cỏc tài liệu và in ấn phục vụ yờu cầu của cụng ty; lập và thực hiện kế hoạch dự trự văn phũng phẩm cho cỏc phũng, thực hiện việc mua sắm toàn bộ trang thiết bị và phương tiện làm việc phục vụ hoạt
động tại trụ sở chớnh trờn cơ sở kế hoạch của cỏc phũng được giỏm đốc phờ duyệt, xõy dựng nội quy, quy định sử dụng trang thiết bị của cơ quan.
3.7 Phũng Kế Toỏn .
Phũng kế toỏn gồm cú kế toỏn trưởng và 12 nhõn viờn chịu trỏch nhiệm từng lĩnh vực cụ thể.
3.7.1Chức năng.
Tham mưu cho giỏm đốc về cụng tỏc kế toỏn tài chớnh nhằm bảo vệ an toàn tài sản và sử dụng hợp lý cỏc nguồn lực tài chớnh của cụng ty phục vụ cho việc kinh doanh nhằm tối đa hoỏ lợi nhuận.
3.7.2 Nhiệm vụ .
Khi cú nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh, kế toỏn căn cứ vào nội dung kinh tế để định khoản và hạch toỏn vào cỏc tài khoản thớch hợp một cỏch khoa học theo đỳng quy định trong phỏp lệnh kế toỏn thống kờ.
Kiểm soỏt quỏ trỡnh kinh doanh của cụng ty thụng qua hệ thống chứng từ kế toỏn. Kế toỏn phải giỏm sỏt việc thực hiện quy trỡnh:
- Quy trỡnh nhập khẩu
- Quy trỡnh gia cụng chế biến, theo dừi xuất, nhập hàng hoỏ. - Quy trỡnh gửi và rỳt tiền tại ngõn hàng.
- Quy trỡnh thanh toỏn tiền hàng với người bỏn, người thuờ gia cụng - Quy trỡnh thu nợ.
- Theo định kỳ cung cấp cỏc thụng tin bỏo cỏo dưới dạng bỏo cỏo kế toỏn cho giỏm đốc.
3.8 Phũng kế hoạch vật tư.
3.8.1 Chức năng.
Tham mưu cho giỏm đốc về cỏc lĩnh vực vật tư, sản xuất, phỏt triển sản phẩm mới và sở hữu cụng nghiệp; Thực hiện cỏc cụng việc liờn quan đến mảng kế hoạch sản xuất, kế hoạch gia cụng và cụng tỏc nhập khẩu hàng hoỏ; Đảm trỏch cụng tỏc cung ứng vật tư, cỏc thủ tục liờn quan đến
cụng tỏc đăng kớ sản phẩm mới và cỏc vấn đề về sở hữu cụng nghiệp của cụng ty.
3.8.2 Nhiệm vụ.
- Mảng cụng tỏc kế hoạch: Lập kế hoạch về hàng hoỏ (nhập khẩu và sản xuất), nguyờn liệu (nhập khẩu và mua trong nước) cho từng kỡ và theo dừi đụn đốc trong suốt quỏ trỡnh thực hiện kế hoạch đú cũng như giải quyết cỏc phỏt sinh trong quỏ trỡnh thực hiện kế hoạch.
- Mảng cụng tỏc nhập khẩu: Quản lý hồ sơ cỏc nhà xuất khẩu, lập và theo dừi lịch nhập khẩu hàng trờn cơ sở cỏc hợp đồng đó kớ kết, tổ chức nhập hàng, đưa về kho và thực hiện cỏc thủ tục kiểm định chất lượng (nếu cú).
- Mảng cụng tỏc vật tư: Lập kế hoạch cung ứng vật tư cho từng kỡ kế hoạch; tỡm kiếm, phõn tớch, đỏnh giỏ, tham gia đàm phỏn, tư vấn lựa chọn, tổ chức kớ kết, theo dừi tiến độ thực hiện, tổ chức giao nhận tham gia kiểm tra chất lượng hàng nhập kho và theo dừi thanh toỏn hợp đồng.
- Mảng cụng tỏc đăng kớ sản phẩm mới: Lập hồ sơ đăng kớ cho từng sản phẩm mới theo quy định của cơ quan chức năng; nộp và theo dừi hồ sơ tại cục BVTV đến khi nhận được giấy phộp thử nghiệm hoặc giấy đăng kớ sử dụng, hợp đồng thử nghiệm, soạn quy trỡnh thử nghiệm, cung cấp thuốc mẫu cho trung tõm kiểm định thuốc BVTV, theo dừi tiến trỡnh, kết quả thử nghiệm và xột cấp đăng kớ sử dụng, tiến hành gia hạn cho cỏc sản phẩm hết hạn sử dụng ghi trờn giấy đăng kớ.
- Mảng cụng tỏc sở hữu cụng nghiệp: Thực hiện cỏc thủ tục tra cứu và đăng kớ bảo hộ nhón hiệu, logo cụng ty, bản quyền tỏc giả, theo dừi việc sử dụng cỏc nhón hiệu thuộc quyền sở hữu của cụng ty trờn thị trường, tiến hành cụng bố tiờu chuẩn chất lượng hàng hoỏ cho cỏc sản phẩm do cụng ty sản xuất.
3.9 Phũng marketing .
Tham mưu cho giỏm đốc trong việc thực hiện cỏc chức năng nhiệm vụ của phũng như: Tổ chức cụng tỏc phỏt triển sản phẩm, thiết kế bao bỡ nhón mỏc của sản phẩm, giao hàng cho cỏc đại lý, thực hiện cỏc biện phỏp xỳc tiến và cỏc dịch vụ sau khi bỏn hàng.
3.9.2 Nhiệm vụ:
Lập kế hoạch, chớnh sỏch chương trỡnh marketing của cụng ty, tổ chức triển khai thực hiện, giỏm sỏt cỏc kế hoạch, chớnh sỏch, chương trỡnh marketing; tổ chức cỏc hoạt động nghiờn cứu thị trường, phõn khỳc thị trường và cỏc hoạt động marketing; nghiờn cứu và xõy dựng chiến lược phỏt triển cỏc sản phẩm; thiết kế cỏc loại nhón mỏc, bao bỡ của sản phẩm thực hiện cỏc hoạt động bỏn hàng và vận chuyển hàng đến cho khỏch hàng; xõy dựng và thực hiện cỏc chương trỡnh xỳc tiến bỏn hàng; theo dừi, xử lý cỏc khiếu nại của khỏch hàng.