II- THỰC TRẠNG CễNG TÁC XÂY DỰNG VÀ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH BÁN HÀNG CỦA CễNG TY CP VẬT TƯ BVTV HOÀ BèNH.
1.2Trỡnh tự tổ chức cụng tỏc xõy dựng kế hoạch bỏn hàng Việc lập kế hoạch diễn ra theo trỡnh tự sau:
Việc lập kế hoạch diễn ra theo trỡnh tự sau:
Bước 1: Thu thập thụng tin thụng qua việc nghiờn cứu thị trường và đỏnh giỏ khả năng thực tế của cụng ty
Việc nghiờn cứu thị trường là rất quan trọng nờn phũng marketing tổ chức cho cỏc cỏn bộ thị trường phối hợp với cỏc bộ phận khỏc tiến hành nghiờn cứu thị trường để tỡm cơ hội kinh doanh trờn thị trường và làm cơ sở cho việc xõy dựng kế hoạch.
Khi tiến hành nghiờn cứu thị trường cụng ty yờu cầu cỏc cỏn bộ thị trường phải tiến hành nghiờn cứu những cụng việc sau:
- Đo lường và dự bỏo nhu cầu thị trường : Phải tiến hành nghiờn cứu những cụng việc sau:
+ Nghiờn cứu nhu cầu đũi hỏi của thị trường về cỏc loại sản phẩm mà cụng ty đang sản xuất, kinh doanh, hoặc đang cú dự định kinh doanh hoặc cụng ty cú khả năng kinh doanh.
+ Diện tớch đất nụng nghiệp, diện tớch đất cho từng loại cõy trồng + Cơ cấu cõy trồng và mựa vụ
+ Tỡnh hỡnh diễn biến sõu bệnh phỏt sinh và gõy hại trong từng vụ, từng năm + Thúi quen sử dụng thuốc bảo vệ thực vật tại từng địa phương trờn địa bàn
do cỏn bộ thị trường phụ trỏch
+ Với mỗi loại sõu bệnh gõy hại trong vụ thỡ mức độ sử dụng thuốc bao nhiờu lần và mỗi lần sử dụng bao nhiờu thuốc cho một ha.
+ Tỡnh hỡnh cạnh tranh
- Nghiờn cứu về sức tiờu thụ, khả năng tiờu thụ của thị trường về những sản phẩm khỏc mà đang được thị trường ưa chuộng
- Nghiờn cứu về những vấn đề mà cụng ty đang triển khai trờn thị trường, xem xột những chỗ yếu, chỗ sai lầm để từ đú thay đổi, khắc
phục, sửa chữa và xõy dựng lại chớnh sỏch và chiến lược mới, phỏt huy những điểm mạnh mà cụng ty đang thực hiện
- Nghiờn cứu về những chớnh sỏch của cỏc đối thủ cạnh tranh để từ đú tỡm ra đối sỏch cú hiệu quả
- Nghiờn cứu toàn bộ nhu cầu của khỏch hàng đó, đang và chưa hợp tỏc với cụng ty, những thị trường mới tiềm năng như thế nào? cụng ty cú khả năng đỏp ứng được những gỡ? những chớnh sỏch chiến lược của cỏc cụng ty trong và ngoài nước đang hoạt động tại Việt Nam về đường hướng phỏt triển của họ, điểm mạnh và điểm yếu, thuận lợi cũng như khú khăn và đe dọa của họ.
- Nghiờn cứu đặc thự tớnh chất của từng vựng, miền, khu vực trờn thị trường Từ việc nghiờn cứu cỏc cụng việc trờn cỏn bộ thị trường tập hợp tất cả cỏc thụng tin thu thập được, tiến hành xử lý sơ bộ sau đú chuyển về cho bộ phận kế hoạch xử lý tiếp. Sau khi nghiờn cứu những thụng tin đú, tiến hành phõn đoạn thị trường mục tiờu và dự đoỏn nhu cầu hướng vào doanh nghiệp
Trờn cơ sở những mục tiờu và dự bỏo nhu cầu thỡ tiến hành đỏnh giỏ khả năng thực hiện của cụng ty để quyết định việc cú theo đuổi mục tiờu khụng, cần đỏnh giỏ thụng qua những nội dung sau:
- Cụng ty cú đủ cơ sở phỏp lý để kinh doanh sản phẩm đú hay khụng, nếu chưa thỡ cú khả năng bổ sung hay khụng, khi nào cú được (giấy chứng nhận của cục bảo vệ thực vật cấp)
- Khả năng tài chớnh của cụng ty
- Khả năng sản xuất của cụng ty cú đỏp ứng nhu cầu, đũi hỏi từ phớa thị trường (chất lượng sản phẩm, mẫu mó sản phẩm, giỏ thành sản xuất, sản lượng sản xuất trong những thời gian nhất định, cỏc tiờu chuẩn khỏc thị trường đũi hỏi)
- Cụng ty cú đủ nhõn sự phự hợp cho việc kinh doanh trờn thị trường hay chưa, cú cần thay đổi gỡ khụng
- Khả năng cạnh tranh của cụng ty trong ngắn, trung, dài hạn
Từ những nghiờn cứu trờn cụng ty quyết định khai thỏc sản phẩm nào là chủ yếu, cú phỏt triển sản phẩm mới khụng, thị trường mới khụng, xõy dựng kế hoạch bỏn hàng cho cỏc sản phẩm trong từng thời điểm cụ thể trong năm kế hoạch
Bước 2: Xỏc định mục tiờu
Căn cứ vào cỏc thụng tin đó phõn tớch và xử lý ở bước 1 bộ phận kế hoạch cần xỏc định mục tiờu trong kỳ kế hoạch. Cỏc mục tiờu này phải phự hợp với mục tiờu, chức năng và nhiệm vụ của cụng ty cũng như khả năng thực tế của cụng ty. Cỏc mục tiờu cú thể là : Duy trỡ và mở rộng thị trường truyền thống, xõm nhập và phỏt triển thị trường mới, đưa sản phẩm mới vào khai thỏc, tối đa hoỏ doanh thu để tăng thị phần, tối đa hoỏ lợi nhuận hay cũng cú thể là tiờu thụ hàng hoỏ ứ đọng. Một mục tiờu đỳng đắn sẽ đảm bảo tớnh cụ thể, tớnh định hướng, tớnh khả thi và tớnh hệ thống. Cụng ty thường đạt mục tiờu doanh số thụng qua việc cung cấp cỏc sản phẩm cú chất lượng cao với giỏ thành hạ nhằm thu hỳt nhiều khỏch hàng để tăng vị thế của cụng ty trờn thị trường kinh doanh thuốc bảo vệ thực vật.
Bước 3 : Lờn kế hoạch, kiểm tra, đỏnh giỏ và phờ duyệt kế hoạch bỏn hàng Sau khi xỏc định được cỏc mục tiờu bộ phận lập kế hoạch bắt đầu đi vào lập kế hoạch bỏn hàng theo từng vụ và theo từng thỏng cụ thể.
Chịu trỏch nhiệm lập kế hoạch bỏn hàng là bộ phận kế hoạch của phũng Marketing. Trước tiờn bộ phận lập kế hoạch tiến hành thu thập cỏc bỏo cỏo của cỏc cỏn bộ thị trường gửi về hàng tuần. Cỏn bộ thị trường là người cú trỏch nhiệm làm việc trực tiếp với cỏc đại lý, cỏc chi cục bảo vệ thực vật, chịu trỏch nhiệm thu thập thụng tin về tỡnh hỡnh sõu bệnh trờn địa bàn mỡnh phụ trỏch, theo dừi tỡnh hỡnh tiờu thụ hàng hoỏ của cụng ty, loại thuốc nào được bà con ưa dựng trờn địa bàn mỡnh phụ trỏch, loại thuốc đú do cụng ty nào cung ứng, theo dừi và đỏnh giỏ khả năng tiờu thụ của từng sản phẩm của cụng ty. Như vậy cú thể coi như cỏc cỏn bộ thị trường như những điều
tra viờn. Theo quy định họ phải bỏo cỏo tỡnh hỡnh theo từng tuần và gửi về văn phũng cụng ty. Trờn cơ sở những bỏo cỏo của cỏc cỏn bộ thị trường, bộ phận kế hoạch tiến hành tổng hợp tỡnh hỡnh theo thỏng để nắm bắt được những diễn biến mới nhất trờn những thị trường mà cụng ty đang cung ứng. Từ đõy bộ phận kế hoạch cõn đối và dự đoỏn nhu cầu về cỏc loại thuốc bảo vệ thực vật mà cụng ty đang cung ứng cũng như xỏc định được những loại thuốc nào tiếp tục sản xuất, loại nào cú triển vọng bỏn tốt, triển khai cỏc loại thuốc mới đỏp ứng nhu cầu của người sử dụng. Kế hoạch bỏn hàng sơ bộ được lập với cỏc chỉ tiờu bỏn hàng cho kỳ kế hoạch. Trờn cơ sở kế hoạch sơ bộ được lập bộ phận kế hoạch của phũng marketing phối hợp với phũng kế toỏn để đỏnh giỏ khả năng tài chớnh của cụng ty trong kỳ tới cú đỏp ứng được những yờu cầu của kế hoạch sơ bộ hay khụng, phối hợp với phũng kế hoạch vật tư để xỏc định khả năng mua nguyờn vật liệu cú đỏp ứng được lượng hàng hoỏ đặt ra cho kỳ kế hoạch hay khụng cũng như xỏc định năng lực sản xuất của cỏc chi nhỏnh cú đảm bảo cú được hàng theo đỳng thời gian hay khụng. Sau cựng bộ phận kế hoạch tiến hành cõn đối cỏc chỉ tiờu cho phự hợp với khả năng thực tế của cụng ty trong kỳ kế hoạch.
Kế hoạch được lập sẽ trỡnh lờn trưởng phũng Marketing xem xột sau đú trỡnh phú giỏm đốc phụ trỏch Marketing phờ duyệt ban đầu và cuối cựng được trỡnh lờn cho giỏm đốc phờ duyệt chớnh thức. Bản kế hoạch chớnh thức sau khi được giỏm đốc phờ duyệt sẽ chuyển sang cho phũng kế hoạch vật tư để phũng này lờn cỏc kế hoạch đặt hàng và sản xuất nhằm đỏp ứng đầy đủ yờu cầu cú hàng để xuất bỏn theo đỳng kế hoạch. Phũng Marketing trờn cơ sở kế hoạch bỏn hàng chớnh thức sẽ triển khai việc phõn bổ chỉ tiờu bỏn hàng cho từng cỏn bộ thị trường tại từng địa bàn cụ thể và lờn kế hoạch yểm trợ cho hoạt động bỏn như quảng cỏo, khuyến mói, hội thảo...