II- BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CễNG TÁC XÂY DỰNG VÀ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH BÁN HÀNG Ở CễNG TY CP VẬT TƯ
2.1 Hoàn thiện nội dung
Cụng ty phải tiếp tục hoàn thiện nội dung của cụng tỏc xõy dựng kế hoạch, yờu cầu bộ phận kế hoạch phải triệt để thực hiện cỏc quy trỡnh xõy dựng kế hoạch bỏn hàng. Lónh đạo cụng ty cần thường xuyờn kiểm tra cụng tỏc xõy dựng kế hoạch bỏn hàng.
Trong cỏc nội dung của kế hoạch bỏn hàng thỡ việc xỏc định chớnh xỏc cỏc chỉ tiờu bỏn ra là quan trọng. Vỡ vậy cụng tỏc nghiờn cứu thị trường và dự bỏo là nội dung quan trọng nhất cần quan tõm trong việc xõy dựng kế hoạch bỏn hàng
Cụng ty nờn kết hợp cả phương phỏp thống kờ kinh nghiệm và phương phỏp phõn tớch cỏc nhõn tố tỏc động để xõy dựng cỏc chỉ tiờu bỏn hàng trong kỳ kế hoạch nhằm phản ỏnh được cả những biến động của nhõn tố khỏch quan vào trong kế hoạch để bảo đảm tớnh ổn định hơn cho bản kế hoạch được xõy dựng. Tức là dựa trờn những số liệu của năm bỏo cỏo và lượng hoỏ cỏc yếu tố cú ảnh hưởng tới lượng bỏn trong năm kế hoạch để xõy dựng nờn cỏc chỉ tiờu của kế hoạch bỏn hàng.
3.Phõn cụng phối hợp hiệu quả giữa cỏc bộ phận xõy dựng và thực hiện kế hoạch bỏn hàng
Giữa bộ phận xõy dựng kế hoạch bỏn hàng (phũng Marketing) và cỏc cỏn bộ thị trường (người trực tiếp làm việc với cỏc đại lý cấp I và trực tiếp nhận cỏc chỉ tiờu bỏn hàng từ cụng ty ) phải cú sự liờn hệ mật thiết hỗ trợ cho nhau. Những biến động trờn thị trường sẽ được cỏc cỏn bộ thị trường thu thập và chuyển về cho bộ phận kế hoạch tại phũng Marketing để xử lý, nếu những biến động này khụng ảnh hưởng tới việc thực hiện cỏc chỉ tiờu bỏn hàng thỡ kế hoạch vẫn tiếp tục được thực hiện mà khụng cú sự thay đổi nào nhưng nếu những biến động đú là ảnh hưởng tới việc thực hiện cỏc chỉ tiờu bỏn hàng thỡ bộ phận kế hoạch phải điều chỉnh lại cho phự hợp nhằm đỏp ứng được những thay đổi đú và đạt được mục tiờu đề ra. Chớnh vỡ lẽ đú mà giữa hai bộ phận này cú mối liờn hệ tương tỏc lẫn nhau, cựng hỗ trợ nhau vỡ mục tiờu chung của toàn cụng ty. Trờn cơ sở những thụng tin của cỏn bộ thị trường thỡ bộ phận kế hoạch lập kế hoạch được chớnh xỏc và cú tớnh khả thi cao cũn khi kế hoạch được xõy dựng đỳng, phự hợp với thực tế sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho bộ phận bỏn hàng hoàn thành được nhiệm vụ của mỡnh một cỏch xuất sắc.
Mặt khỏc giữa cỏc phũng ban trong cụng ty như phũng kế toỏn, phũng kế hoạch vật tư phải phối hợp chặt chẽ với phũng Marketing vỡ cỏc phũng này đều cú liờn quan đến việc thực hiện kế hoạch bỏn hàng
sản xuất được phũng vật tư thực hiện đầy đủ thỡ phũng Marketing sẽ cú đủ hàng bỏn ra và chỉ tập trung vào hoạt động bỏn, phũng kế toỏn sẽ giỳp phũng Marketing trong việc cung cấp tài chớnh phục vụ cho cỏc kế hoạch yểm trợ bỏn được tiến hành đỳng như kế hoạch. Vỡ vậy đề nghị lónh đạo cụng ty phải phõn cụng sắp xếp nhiệm vụ của từng phũng ban trong việc phối hợp với nhau để thực hiện kế hoạch bỏn, tạo ra một thể thống nhất cựng vỡ mục tiờu chung là bỏn được hàng. Mặt khỏc xõy dựng chế độ trỏch nhiệm đối với từng lĩnh vực cụ thể trong việc phối hợp giữa cỏc phũng ban nhằm xỏc định rừ trỏch nhiệm của từng phũng ban để tiện cho việc kiểm tra và khen thưởng.
4.Giải phỏp nõng cao hiệu quả của việc nghiờn cứu thị trường
Thị trường là nơi sản phẩm được tiờu thụ, là nơi khỏch hàng và doanh nghiệp gặp nhau để trao đổi về cỏc điều kiện mua bỏn. Sản phẩm được tiờu thụ nhanh hay chậm phụ thuộc vào sự chấp nhận của khỏch hàng đối với cỏc sản phẩm của cụng ty cung ứng trờn thị trường. Để cú được điều đú thỡ lại phụ thuộc rất nhiều vào cụng tỏc tỡm hiểu, nắm bắt nhu cầu của khỏch hàng. Đối với cụng tỏc xõy dựng kế hoạch bỏn hàng thỡ nghiờn cứu thị trường cú tầm quan trọng rất lớn bởi vỡ thụng qua thị trường bộ phận lập kế hoạch nắm được nhu cầu về lượng thuốc bảo vệ thực vật trong năm kế hoạch, nắm bắt được tập quỏn sử dụng thuốc bảo vệ thực vật tại từng địa phương để lờn kế hoạch đỏp ứng nhu cầu, thụng qua nghiờn cứu thị trường bộ phận kế hoạch xỏc định được cầu hướng vào doanh nghiệp của mỡnh để từ đú xõy dựng cỏc chỉ tiờu kế hoạch bỏn hàng được đỳng và mang tớnh thực tế cao.
Trong thời gian qua, mặc dự cụng ty đó đặc biệt quan tõm tới cụng tỏc điều tra nghiờn cứu thị trường nhưng vẫn chưa mang lại kết quả như mong muốn, (nguyờn nhõn thỡ đó được phõn tớch ở trờn). Bởi vậy muốn nõng cao chất lượng của kế hoạch bỏn hàng thỡ phải nõng cao chất lượng
trong cụng tỏc nghiờn cứu dự bỏo thị trường:
- Thời gian dự bỏo: Vỡ hoạt động sản xuất kinh doanh của cụng ty mang tớnh thời vụ sõu sắc, cụng tỏc tiờu thụ sản phẩm của cụng ty phụ thuộc rất nhiều vào thời tiết khớ hậu của từng mựa vụ, từng năm, mặt khỏc số loại sõu bệnh và đặc tớnh phỏ hại của nú sẽ khỏc tuỳ vào từng mựa vụ, do vậy để mà sản xuất và đưa ra thị trường lượng sản phẩm phự hợp với nhu cầu thị trường cụng ty phải nghiờn cứu thường xuyờn sự biến đổi của cỏc nhõn tố này nhằm đỏp ứng đỳng nhu cầu về sản phẩm. Để làm được điều này cụng ty cần thiết lập mối quan hệ chặt với cỏc cục bảo vệ thực vật tại cỏc địa phương để cú được những thụng tin nhanh nhất từ cỏc cơ quan chuyờn trỏch để cụng ty cung ứng kịp thời sản phẩm trước khi cỏc đối thủ cạnh tranh kịp tung ra sản phẩm. Mặt khỏc thiết lập được mối quan hệ với cỏc cơ quan này giỳp cụng ty cú được những dự bỏo chớnh xỏc về tỡnh hỡnh sõu bệnh trong những mựa vụ sắp tới để lờn kế hoạch bỏn hàng cho chu đỏo. Cụng ty cú thể làm đơn vị tài trợ cho cỏc dự ỏn nghiờn cứu của cỏc cục bảo vệ thực vật, tổ chức cỏc buổi hội thảo cú sự tham gia của cỏc chuyờn gia trong lĩnh vực bảo vệ thực vật, tiến hành thử nghiệm trờn cỏc khu vực thớ điểm do cỏc chi cục bảo vệ thực vật tổ chức để tạo uy tớn, hỡnh ảnh của cụng ty cũng như thiết lập cỏc mối quan hệ lõu dài. Trong việc này thỡ vai trũ của ban lónh đạo cụng ty là hết sức quan trọng. Ngoài ra trong từng mựa vụ sản xuất cụng ty cần theo dừi những diễn biến của thời tiết, khớ hậu dịch hại để điều chỉnh cơ cấu sản phẩm cho phự hợp.
- Phương phỏp nghiờn cứu : Tuỳ thuộc vào loại thụng tin về thị trường mà cụng ty lựa chọn phương phỏp nghiờn cứu nào cho thớch hợp. Hiện nay cụng ty đang ỏp dụng phương phỏp thống kờ kinh nghiệm, dựa chủ yếu vào những số liệu thống kờ, dự đoỏn tỡnh hỡnh sõu bệnh phỏt sinh, tỡnh hỡnh thực tế qua cỏc năm, tốc độ tiờu dựng bỡnh quõn. Tuy nhiờn do đặc điểm dễ biến động của mặt hàng kinh doanh cụng ty nờn ỏp dụng đồng
nghiệm và dự bỏo theo những biến động của yếu tố thị trường để cú thể thớch ứng với những thay đổi của cỏc yếu tố ảnh hưởng tới khả năng bỏn hàng của cụng ty.
- Nõng cao nghiệp vụ cho cỏn bộ làm cụng tỏc dự bỏo, yờu cầu cỏc cỏn bộ thị trường thực hiện đầy đủ cỏc nội dung mà khi tiến hành nghiờn cứu thị trường phải làm, trỏnh tỡnh trạng thực hiện nghiờn cứu thị trường theo cảm tớnh nhận định của cỏn bộ thị trường.
5.Hoàn thiện cụng tỏc xõy dựng kế hoạch phõn phối sản phẩm