a. Tài khoản sử dụng
• TK 152 “Nguyên vật liệu”
Tài khoản này dùng để ghi chép số liệu hiện có và tình hình tăng, giảm NVL theo giá thực tế. Kết cấu TK nh sau:
Bên Nợ:
- Giá thực tế NVL nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, nhận góp vốn liên doanh, đợc cấp hoặc nhập từ các nguồn khác,
- Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm kê. Bên Có:
- Giá thực tế NVL xuất kho để sản xuất, để bán, thuê ngoài gia công chế biến hoặc góp vốn liên doanh,
- Trị giá NVL đợc giảm giá hoặc trả lại ngời bán, - Trị giá NVL thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê. D Nợ: Giá thực tế NVL tồn kho.
TK 152 có thể mở thành các tài khoản cấp 2 để kế toán chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, thông thờng các doanh nghiệp chi tiết TK này theo vai trò và công dụng của NVL nh:
+ TK 152.1: Nguyên vật liệu chính + TK 152.2: Vật liệu phụ
+ TK 152.3: Nhiên liệu.
• TK 151 “Hàng mua đang đi đ ờng”
Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị các loại vật t, hàng hóa mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với ngời bán nhng cha về nhập kho doanh nghiệp. Kết cấu TK nh sau:
Bên Nợ:
Giá trị hàng hóa, vật t đang đi đờng. Bên Có:
Giá trị hàng hóa, vật t đang đi đờng đã về nhập kho hay chuyển giao cho các đối đợng sử dụng hay khách hàng.
D Nợ: Giá trị hàng đi đờng cha về nhập kho.
• Ngoài ra, trong quá trình hạch toán NVL, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác nh TK 133 “Thuế GTGT đợc khấu trừ”, TK 331 “Phải trả ngời bán”, TK 111 “Tiền mặt”, TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”...
b. Chứng từ sử dụng
Đối với các nghiệp vụ thu mua, nhập kho NVL thì doanh nghiệp phải có 2 loại chứng từ bắt buộc, đó là Hóa đơn bán hàng (do ngời bán gửi cho doanh nghiệp) và Phiếu nhập kho (do cán bộ nghiệp vụ của doanh nghiệp lập). Trờng hợp NVL là nông, lâm, thủy, hải sản mua trực tiếp của ngời sản xuất thì doanh nghiệp lập Phiếu mua hàng thay cho hóa đơn. Ngoài ra trong các trờng hợp đặc biệt, doanh nghiệp còn phải lập một số chứng từ khác nh Biên bản kiểm nghiệm vật t, Biên bản xử lý vật t thiếu, Bảng kê thu mua hàng nông, lâm, thuỷ, hải sản.
Đối với các nghiệp vụ xuất kho NVL thì doanh nghiệp phải lập Phiếu xuất kho hoặc Phiếu xuất vật t theo hạn mức, thủ kho và ngời nhận NVL phải làm thủ tục kiểm nhận lợng NVL xuất kho theo phiếu xuất.
Việc ghi chép nghiệp vụ xuất và nhập kho NVL của kế toán phụ thuộc vào tình hình thu nhận các chứng từ trên.
Theo phơng pháp này, khi phát sinh nghiệp vụ nhập kho vật liệu, kế toán phản ánh vào bên Nợ TK 152, và khi phát sinh nghiệp vụ xuất kho vật liệu, kế toán phản ánh vào bên Có TK 152.
Trình tự hạch toán có thể khái quát qua sơ đồ 4.