- Sáu là, về vấn đề cung cấp sử dụng NVL:
3.3. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán NVL trong việc nâng cao hiệu quả quản lý, sử dụng NVL tạ
NVL trong việc nâng cao hiệu quả quản lý, sử dụng NVL tại
Công ty sản xuất công nghiệp và xây lắp Hà nội
Trên cơ sở khái quát hóa những vần đề lý luận chung về tổ chức hạch toán NVL trong các doanh nghiệp, và vận dụng những vấn đề đó để đánh giá thực trạng hạch toán NVL tại Công ty sản xuất công nghiệp và xây lắp Hà Nội, em xin mạnh dạn đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán NVL tại công ty.
- Thứ nhất, về phơng pháp đánh giá NVL
Phơng pháp giá thực tế đích danh là phơng pháp đợc khuyến khích u tiên áp dụng nhất trong các phơng pháp xác định giá trị hàng tồn kho tại Việt Nam hiện nay vì tính thực tế của nó. Tại Công ty sản xuất công nghiệp và xây lắp Hà Nội, với số lợng lớn danh điểm vật t đang có và số lần nhập-xuất lớn, việc áp dụng phơng pháp giá đích danh sẽ không phát huy đợc hết u điểm của nó. Nên chăng, công ty có thể áp dụng phơng pháp giá bình quân để đánh giá NVL. Theo phơng pháp này, giá trị NVL xuất kho đợc xác định trên cơ sở bình quân hóa giá trị của tất cả các hàng nhập kho trong kỳ và tồn đầu kỳ. Đây là phơng pháp dễ áp dụng trong thực tiễn, tỏ ra hiệu quả với những doanh nghiệp có số lợng nghiệp vụ phát sinh nhiều. Trị giá thực tế NVL xuất kho có thể đợc tính theo công thức sau đây:
Trị giá thực tế
NVL xuất kho =
Số lợng NVL
xuất kho ì Đơn giá bình quân của 1 đơn vị NVL
trong đó:
Giá đơn vị bình quân
NVL
= Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Số lợng thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Nếu áp dụng phơng pháp này, việc tính giá trị NVL xuất kho phải đợc chi tiết cho từng loại NVL. Đây cha phải là biện pháp tối u, vì số lợng danh điểm NVL của công ty nhiều, nhng việc hạch toán không phụ thuộc vào số lần nhập, xuất của từng danh điểm NVL.
Thứ hai, về phơng pháp hạch toán chi tiết NVL
Nh trên đã đánh giá, phơng pháp Thẻ song song tỏ ra cha phải là tối u với công ty, mặc dù phơng pháp này đơn giản trong khâu ghi chép, dễ kiểm tra đối chiếu và cung cấp thông tin kip thời. Tuy nhiên, là đơn vị có nhiều danh điểm NVL đồng thời số lợng chứng từ nhập xuất của mỗi loại khá nhiều, Công ty sản xuất công nghiệp và xây lắp Hà Nội có thể mạnh dạn áp dụng phơng pháp Sổ số d để hạch toán chi tiết NVL.
Phơng pháp này hạn chế đợc việc ghi chép trùng lắp quá nhiều nh ph- ơng pháp Thẻ song song, đồng thời dàn đều công việc ghi sổ trong kỳ nên không bị dồn công việc vào cuối kỳ, tuy nhiên, để có thể áp dụng đợc phơng pháp này trong thực tiễn hay không đòi hỏi Kế toán NVL và Thủ kho phải có trình độ chuyên môn cao, vì việc kiểm tra, đối chiếu và phát hiện sai sót gặp nhiều khó khăn. Đây là vấn đề đặt ra yêu cầu nâng cao trình độ kế toán sẽ đợc nêu ở phần sau.
Mẫu sổ theo phơng pháp số d có thể đợc lập nh sau: ♦ Biểu 22: Công ty sản xuất công nghiệp và xây lắp Hà Nội Phiếu giao nhận chứng từ
Từ ngày ... đến ngày ... tháng ... năm .... Nhóm vật liệu chứng từSố lợng Số hiệu Số tiền
Ngời nhận (ký, họ tên) Ngày ... tháng ... năm... Ngời giao (ký, họ tên) ♦ Biểu 23: Công ty sản xuất công nghiệp và xây lắp Hà nội Sổ số d Kho : STT Tên vật liệu ĐV tính Đơn giá
Số d đầu kỳ Tồn kho cuối tháng 1 Tồn kho cuối tháng ...
SL TT SL TT SL TT
Kế toán trởng
(ký, họ tên) Ngời lập biểu (ký, họ tên)
Với hình thức sổ nêu trên, công ty có thể mở sổ ghi chi tiết theo từng quý, trong đó cụ thể hoá tình hình nhập xuất NVL theo mỗi tháng phát sinh.
Thứ ba, về phơng pháp hạch toán tổng hợp NVL
Để thuận tiện trong việc tính toán các khoản mục chi phí trong giá thành thi công, công ty nên sử dụng TK 621 - Chi phí Nguyên vật liệu. Với mỗi nghiệp vụ xuất NVL thi công công trình, bút toán ghi sổ đợc thực hiện là (Nợ TK 621/Có TK 152) và đợc ghi theo đúng giá trị xuất kho. Đồng thời, đối với nghiệp vụ xuất thẳng NVL từ nơi cung cấp không qua kho, kế toán không phản ánh vào bên Nợ TK 154 mà ghi tăng chi phí vật liệu phát sinh (ghi Nợ TK 621) đối ứng với bên Có TK 331. Tơng tự, với nghiệp vụ vật liệu đang đi đờng cha về nhập kho mà đã có đội điện cần sử dụng ngay, công ty có thể xuất thẳng số NVL đang đi đờng đến địa điểm thi công công trình. Với nghiệp vụ này, kế toán cũng không phản ánh vào bên Nợ TK 154 mà phản ánh vào TK 621 đối ứng với bên Có TK 151. Cuối kỳ, tập hợp toàn bộ chi phí NVL phát sinh bên Nợ TK 621 rồi kết chuyển sang TK154 để tổng hợp toàn bộ các chi phí liên quan đến thi công công trình.
Nh phần trên đã đánh giá, lập dự phòng giảm giá cho NVL sẽ giúp công ty tránh đợc những rủi ro có thể xảy ra khi có sự đột biến về giá cả. Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhiều khi còn đóng vai trò là những bằng chứng quan trọng của công tác kiểm tra, kiểm soát toàn công ty. Có thể nói, Công ty sản xuất công nghiệp và xây lắp Hà Nội nên lập dự phòng giảm giá NVL đặc biệt đối với những NVL nhập ngoại, vì nh vậy sẽ vừa tuân thủ đợc nguyên tắc “thận trọng” trong kế toán, vừa góp phần bình ổn hơn nữa hoạt động sản xuất kinh doanh.
Những quy định và phơng pháp trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đều đã đợc trình bầy trong phần thứ nhất - Cơ sở lý luận chung về hạch toán NVL - của luận văn.
Thứ năm, về vấn đề ghi sổ tổng hợp
Để có cái nhìn tổng quát về tình hình biến động NVL qua từng tháng, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi hơn cho công việc lập Báo cáo Tài chính cuối kỳ, công ty nên lập thêm mẫu Sổ cái TK 152 - Nguyên vật liệu. Đây cũng là một khâu ghi sổ tổng hợp trong trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chứng từ. Mẫu Sổ cái TK 152 có thể đợc lập nh sau:
♦ Biểu 24:
Công ty sản xuất công
nghiệp và xây lắp HN Sổ CáI
Tài khoản 152 Số đ đầu năm Nợ Có Stt Ghi Có các TK, đối ứng Nợ với TK này Tháng 1 Tháng 2 .... Tháng 12 Cộng 111 112 331 154 .... Cộng số phát sinh Nợ Tổng số phát sinh Có Số d cuối tháng NợCó Ngời lập sổ
Thứ sáu, về vấn đề cung cấp, dự trữ và sử dụng NVL
Nh đã biết, đảm bảo cung cấp, dự trữ, sử dụng tiết kiệm các loại NVL có tác động mạnh mẽ đến các mặt hoạt động sản xuất, kinh doanh của bất kỳ doanh nghiệp nào. Để đáp ứng đợc yêu cầu đó, một cách tổng quát, Công ty sản xuất công nghiệp và xây lắp Hà Nội cần chú trọng:
- Kiểm tra tình hình thực hiện cung cấp NVL, đối chiếu với tình hình thi công và tình hình kho tàng để kịp thời báo cáo cho bộ phận thu mua có biện pháp khắc phục kịp thời.
- Phân tích tình hình dự trữ những loại NVL chủ yếu trong doanh nghiệp, bằng cách so sánh định mức dự trữ của từng loại với định mức dự trữ bình quân so với kỳ trớc, hoặc so sánh với định mức dự trữ của các doanh nghiệp có cùng tính chất hoạt động.
- Phân tích thờng xuyên và định kỳ tình hình sử dụng các loại NVL để có biện pháp sử dụng tiết kiệm vật t.
Trên cơ sở các Bảng phân giao vật t lập cho từng công trình điện, theo em công ty nên lập thêm chỉ tiêu thời gian và tiến độ thi công trong bảng này,
bởi vì yếu tố này có ảnh hởng trực tiếp đến thời gian tồn đọng NVL trong tất cả các khâu của quá trình xây lắp. Không ngừng nâng cao năng suất lao động là một điều kiện khá quan trọng nhằm đẩy nhanh tiến độ thi công công trình, nhờ đó, thời gian tồn đọng, lãng phí NVL càng đợc rút ngắn. Để làm đợc điều đó, một mặt, công ty cần theo dõi giá cả thị trờng của các loại NVL cần cho các công trình để có biện pháp xử lý kịp thời khi giá cả tăng hoặc giảm, qua đó không làm ảnh hởng tới tiến độ thi công các công trình điện. Mặt khác, công ty cần chú trọng hơn về các chế độ chính sách khuyến khích công nhân làm việc tích cực hơn, ngoài ra, không ngừng đầu t nâng cấp trang thiết bị, sử dụng công nghệ hiện đại cũng góp phần nâng cao năng suất lao động.
Bên cạnh đó, Bảng đối chiếu vật t của công ty nên chi tiết hóa số chênh lệch giữa số lợng thực tế cung ứng với kế hoạch cung ứng và thực tế sử dụng. Bảng đối chiếu vật t có thể đợc lập theo mẫu sau:
Công ty sản xuất công nghiệp và xây lắp Hà Nội Phòng vật t Bảng đối chiếu vật t Công trình : .... Tên quy cách vật t Đơn vị tính KH cung ứng Thực tế cung ứng Thực tế sử dụng Đơn giá Chênh lệnh TT cung ứng so với
KH cung ứng TT cung ứng sovới TT sử dụng Số tuyệt đối Khối lợng Thành tiền Số t- ơng đối Số tuyệt đối Khối lợng Thành tiền Số t- ơng đối ... ... ... ∑ ... ...
Đội điện thi công Phòng vật t Cán bộ theo dõi cấp phát
Thứ bảy, về về vấn đề tổ chức thông tin kế toán
Hiện nay, đứng trớc nhu cầu cập nhật, nắm bắt và sử dụng thông tin ngày càng cao, việc ứng dụng vi tính vào công tác kế toán đang đợc hầu hết các doanh nghiệp quan tâm và đã đợc sử dụng ở hầu hết các doanh nghiệp. Tuy nhiên, tùy theo yêu cầu công việc, phạm vi sản xuất kinh doanh và trình độ nhân viên của mỗi doanh nghiệp mà sự vi tính hóa công tác kế toán đợc ứng dụng nhiều hay ít. Tại Công ty sản xuất công nghiệp và xây lắp Hà Nội, mặc dù một số phần hành kế toán đã đợc xử lý bằng máy vi tính, tuy nhiên kế toán thủ công vẫn còn chiếm đa số. Để nhanh chóng tiếp cận, ứng dụng máy tính vào công tác kế toán, trớc hết cần có sự quan tâm từ ban lãnh đạo công ty, tạo điều kiện trang bị thêm máy tính cho phòng kế toán, đồng thời mở khóa học cung cấp những kiến thức về máy tính và xử lý thông tin kế toán bằng máy vi tính cho nhân viên kế toán. Việc ứng dụng phần mềm kế toán cần phải tiến hành một cách khoa học, tránh gây xáo trộn trong quy trình hạch toán chung. Bên cạnh đó, phần mềm kế toán áp dụng cũng cần đợc cải tiến và nâng cấp, nhằm tăng tốc độ xử lý thông tin kế toán, góp phần không nhỏ trong quá trình tổ chức thông tin kế toán nói chung.
Tổ chức thông tin kế toán khoa học cũng đòi hỏi một đội ngũ nhân viên có trình độ để có thể sử dụng một cách tối u nhất. Hiện nay, đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, yêu cầu tuyển dụng nhân viên có năng lực vào làm việc là một nhu cầu tất yếu. Công ty sản xuất công nghiệp và xây lắp
Hà Nội cũng đang đứng trớc vấn đề đó. Công ty cần đề ra chiến lợc đào tạo con ngời và coi đó là một khoản đầu t sẽ đem lại hiệu quả lâu dài, tác động tích cực tới sự phát triển chung của công ty. Cụ thể là:
Đối với những nhân viên kế toán đang làm việc, kế toán trởng đánh giá khách quan năng lực làm việc từng ngời, trên cơ sở đó, đề xuất với ban lãnh đạo công ty đề ra chơng trình đào tạo thích hợp đối với những ngời còn yếu kém. Bên cạnh đó, tổ chức các lớp đào tạo ngắn hạn, phổ biến cho kế toán viên những thay đổi trong chế độ kế toán hiện hành, hoặc nâng cao trình độ nghiệp vụ từng ngời. Đây là công việc nên thực hiện một cách nghiêm túc và có chất lợng thực sự, sẽ có tác dụng tốt đặc biệt với đội ngũ kế toán trẻ chiếm tới một nửa số nhân viên phòng kế toán của công ty.
Kết luận
Qua các vấn đề đã đợc nêu trên, có thể thấy rằng NVL là một yếu tố đầu vào thực sự không thể thiếu đối với mỗi doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp xây lắp, NVL là thành phần chủ yếu cấu thành nên thực thể công trình, chi phí về NVL chiếm phần lớn trong tổng chi phí chung cũng nh giá thành của mỗi công trình. Có nhiều phơng pháp quản lý và hạch toán NVL mà mỗi doanh nghiệp có thể áp dụng, tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng nhận thấy rõ tầm quan trọng của nó. Tổ chức hạch toán NVL không chỉ góp phần nâng cao hiệu quả quản lý sử dụng NVL nói riêng cũng nh vốn lu động nói chung, mà còn có ý nghĩa thiết thực trong quá trình định hớng đầu t.
Sau thời gian thực tập tại Công ty sản xuất công nghiệp và xây lắp Hà Nội, đợc tiếp cận thực tế công tác kế toán tại đây, em đã mạnh dạn tìm hiểu và nghiên cứu về hạch toán NVL, một trong những phần hành quan trọng và có ảnh hởng lớn tới công tác hạch toán kế toán nói chung của công ty. Trên cơ sở áp dụng những vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán NVL nói chung, đánh giá thực trạng hạch toán NVL tại công ty và qua đó thấy đợc những u điểm cũng nh một số tồn tại cần khắc phục. Có thể thấy rằng, Công ty sản xuất công nghiệp và xây lắp Hà Nội đã có nhiều biện pháp hữu hiệu trong việc tổ chức hạch toán kế toán nói chung cũng nh hạch toán NVL nói riêng, để phù hợp với tình hình thực tiễn của doanh nghiệp mình. Để góp phần hoàn thiện công tác hạch toán NVL, đề tài đã đề xuất phơng hớng cũng nh một số biện pháp cụ thể nh đã trình bày ở trên. Tuy nhiên, do trình độ và thời gian thực tập còn hạn chế, đề tài mới chỉ đa ra đợc những ý kiến bớc đầu, chắc chắn không tránh khỏi thiếu sót. Do vậy, em rất mong nhận đợc những ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo và bạn đọc.
Em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo Công ty sản xuất công nghiệp và xây lắp Hà Nội, các nhân viên phòng kế toán đã tạo điều kiện thuận lợi
cho em trong quá trình thực tập. Đồng thời, em xin cảm ơn các thầy cô giáo trong khoa Kinh tế đã cung cấp cho em những kiến thức quý báu trong thời gian học tập, để em có điều kiện đi sâu nghiên cứu, tìm hiểu đề tài. Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn thầy Nguyễn Minh Phơng đã hớng dẫn, chỉ bảo nhiệt tình để em có thể hoàn thành bài luận tốt nghiệp này.
Tài liệu tham khảo
1
Giáo trình Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp
ĐH KTQD - Chủ biên: TS. Đặng Thị Loan Nhà xuất bản Tài chính-2002
2
Giáo trình Lý thuyết hạch toán kế toán
ĐH KTQD - Chủ biên: TS. Nguyễn Thị Đông Nhà xuất bản Tài chính-2003
3
Giáo trình Phân tích hoạt động kinh doanh
ĐH KTQD - Bộ môn Kế toán quản trị và phân tích HĐKD Nhà xuất bản Thống kê-2001
4
Sách 400 sơ đồ kế toán tài chính
ĐH KTQD - Chủ biên: TS. Nguyễn Văn Công Nhà xuất bản Tài chính-2001
5 Sách Các chuẩn mực kế toán quốc tế
Nhà xuất bản chính trị quốc gia-2000 6 Sách Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam
Nhà xuất bản tài chính-2002 7
Giáo trình Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính
ĐHKTQD - Chủ biên: TS. Nguyễn Văn Công