- Các chứng từ gốc khác (Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, Biên bản kiểm nhận, Biên
3 Vật liệu điện
2.2.4. Công tác kiểm kê NVL tại Công ty sản xuất công nghiệp và xâylắp Hà Nộ
Kiểm kê nguyên vật liệu là công việc không thể thiếu đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là đối với những doanh nghiệp xây lắp có chi phí NVL lớn nh Công ty sản xuất công nghiệp và xây lắp Hà Nội. Đây là công tác đợc công ty tiến hành vào cuối mỗi năm nhằm xác định chính xác số lợng và giá trị của từng loại NVL hiện có trong các kho của công ty. Mặt khác, kiểm kê NVL còn có mục đích đôn đốc và kiểm tra tình hình bảo quản, phát hiện và xử lý kịp thời các trờng hợp hao hụt, mất mát NVL tại các kho.
Vật t của công ty đợc dự trữ, bảo quản trong các kho sau đây: + Kho 01: Vật t, thiết bị
+ Kho 03: Công cụ dụng cụ
+ Kho 04: Kho vật t kém, mất phẩm chất + Kho 05: Kho vật t ứ đọng không cần dùng.
Để theo dõi và giám sát quá trình kiểm kê, công ty thành lập Ban kiểm kê. Trớc khi tiến hành kiểm kê, ban kiểm kê phát lệnh khóa sổ sách, xác định số d tồn kho ở thời điểm kiểm kê, sau đó đối chiếu số liệu giữa giá trị ghi trên sổ sách và giá trị thực tế tồn kho. Sau quá trình kiểm kê, ban kiểm kê phải trình bầy đầy đủ kết quả kiểm kê vào “Báo cáo kiểm kê vật t, hàng hóa”- (Biểu 13) và “Bảng kiểm kê vật t, hàng tồn kho”- (Biểu 14).
Trên cơ sở các biên bản kiểm kê trên, ban kiểm kê của công ty phải tổ chức đánh giá lại NVL. Việc đánh giá lại NVL đợc tiến hành dựa trên chất l- ợng của NVL (% phẩm chất còn lại) và dựa trên giá trị của NVL tồn kho, so sánh giá này với giá thị trờng để xem xét khả năng thanh lý hoặc xuất cho các công trình với giá hợp lý. Đồng thời ban kiểm kê xem xét, đánh giá nguyên nhân dẫn đến tình trạng thừa (hay thiếu) NVL, sau đó đa ra các biện pháp xử lý kịp thời.
Về công tác hạch toán nghiệp vụ kiểm kê NVL, dựa trên Bảng kiểm kê,
với số chênh lêch giảm, kế toán ghi Nợ TK 412/Có TK 152, trờng hợp đánh giá tăng thờng không xảy ra. Sau đó, tuỳ theo quyết định, công ty sẽ hạch toán giá trị vật liệu thiếu vào chi phí quản lý doanh nghiệp hoặc chờ xử lý.
Ví dụ: Cuối năm 2002, công ty tiến hành kiểm kê vật t, hàng tồn kho. Kết quả kiểm kê đợc trình bầy trên Báo cáo kiểm kê vật t, hàng tồn kho (Biểu 16) và
Bảng kiểm kê vật t hàng tồn kho (Biểu 17).
Số liệu trên Biểu 16 cho thấy giá trị vật t chênh lệch giữa sổ kế toán và thực tế kiểm kê đều nằm trong giá trị NVL tồn kho, với số chênh lệch thừa là 1.533.320 đồng và số chênh lệch thiếu là 714.280 đồng. Giá trị NVL tồn kho ứ đọng không cần dùng và NVL kém, mất phẩm chất là 299.213.852 đồng. Theo Biểu 17 cho thấy, số chênh lệch phát hiện sau khi kiểm kê đều của loại NVL là “Mắt nối lắp ráp”, công ty cần tìm ra nguyên nhân chênh lệch đề có biện pháp xử lý kịp thời.
2.2.5. Tình hình cung cấp, sử dụng NVL tại Công ty sản xuất công nghiệp và xây lắp Hà Nội