- Các chứng từ gốc khác (Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, Biên bản kiểm nhận, Biên
3 Vật liệu điện
2.2.3.1 Chứng từ và thủ tục nhập xuất:
a. Đối với NVL nhập kho •Nguồn nhập:
Công ty nhập kho NVL hầu hết từ các đơn vị sản xuất cung ứng vật t ngành điện trong nớc, ngoài ra còn nhập từ nguồn tự sản xuất do phân xởng cơ khí của công ty tự chế biến. Trong công ty, NVL thờng đợc mua từ các đơn vị thờng xuyên nh:
+ Các loại dây cáp thờng đợc nhập từ: Công ty dây và cáp điện Thăng Long, HTX Tự Cờng;
+ Sứ cách điện thờng đợc nhập từ: Công ty sứ Hoàng Liên Sơn, Công ty điện tử công nghiệp, Công ty sứ Minh Long;
+ ống nhựa thờng đợc nhập từ: Công ty vật liệu xây dựng bu điện; + Cầu dao, cầu chì thờng đợc nhập từ: Nhà máy vật liệu cách điện; + Cột sắt, khoá néo thờng đợc nhập từ: Nhà máy cơ khí Yên Viên; + Máy biến thế thờng đợc nhập từ: Công ty liên doanh ABB, Công ty
liên doanh VINATAKAOKA.
• Các trờng hợp nhập kho: Nguyên vật liệu nhập kho công ty có thể bao gồm các trờng hợp nhập kho nh sau:
- Nhập kho NVL mua ngoài; - Nhập NVL trả lại kho; - Nhập kho phế liệu thu hồi;
- Nhập kho vật liệu tự gia công chế biến; - Nhập kho vật t công ty (bên A) cấp;
Trong các trờng hợp trên, nhập kho NVL mua ngoài chiếm đa số và chủ yếu, là nghiệp vụ diễn ra thờng xuyên nhất. Còn các trờng hợp còn lại có xảy ra nhng không nhiều, không thờng xuyên. Nh vậy, thông qua xem xét trờng hợp NVL mua ngoài tại công ty, có thể khái quát về công tác tổ chức hạch toán NVL mua ngoài nh sau:
•Thủ tục nhập kho:
Khi có nhu cầu về vật liệu, phòng vật t tổ chức cho cán bộ đi thu mua vật liệu. Khi NVL về công ty, Thủ kho kiểm nhận số thực nhập đồng thời Cán bộ kỹ thuật kiểm nghiệm chất lợng số vật liệu đó. Ngời chịu trách nhiệm mua NVL mang Hóa đơn, Phiếu vận chuyển (nếu bên bán vận chuyển đến), Phiếu kiểm nghiệm vật t (nếu có) lên Phòng vật t. Căn cứ vào các chứng từ này,
phòng vật t lập Phiếu nhập kho và lập thành 3 liên. Phòng vật t giữ lại một liên để lu vào chứng từ gốc, còn 2 liên giao cho ngời nhập hàng mang xuống kho cùng với các chứng từ liên quan để tiến hành nhập kho NVL. Thủ kho kiểm tra chứng từ, ký nhận vào Phiếu nhập kho, giao cho ngời nhập hàng 1 liên và giữ lại 1 liên để vào Thẻ kho, sau đó cho nhập kho số NVL theo số đã đợc duyệt. Định kỳ 5 ngày, Thủ kho tập hợp các Phiếu xuất kho chuyển sang phòng kế toán.
Ví dụ: Ngày 5/3/2003, công ty nhập kho 1 bộ cầu chảy tự rơi CR 24/100, mua của Xí nghiệp thiết kế và chế tạo thiết bị điện với đơn giá 1.495.000 đồng/bộ. Mẫu Hoá đơn GTGT và Phiếu nhập kho đợc lập theo mẫu Biểu 3 và Biểu 4.
♦ Biểu 3:
Hoá đơn (GTGT)
Liên 2 (Giao cho KH) Ngày 4 tháng 3 năm 2003
Mẫu số 01-GTKT-3LL GH/01-B Số: 062584 Đơn vị bán hàng: Xí nghiệp Thiết kế và chế tạo thiết bị đo điện
Địa chỉ: Trung Văn Từ Liêm
MST : 01 001 01322009
Họ tên ngời mua hàng: Hà Trọng Thuận
Đơn vị: Công ty sản xuất công nghiệp và xây lắp Hà Nội
Địa chỉ : Số 466 Minh Khai- Hai Bà Tr– ng- Hà Nội
STT Tên hàng hóa dịch vụ
Đơn vị tính
Số l-
ợng Đơn giá Thành tiền
01 Cầu chảy tự rơi CR 24/100
Bộ 01 1.495.000 1.495.000
Cộng tiền hàng : Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT : Tổng cộng tiền thanh toán:
1.495.00074.750 74.750 1.569.750
Số tiền viết bằng chữ: Một triệu năm trăm sáu chín nghìn bảy trăm năm mơi đồng chẵn... Ngời mua hàng (chữ ký, họ tên) Kế toán trởng (chữ ký, họ tên) Thủ trởng đơn vị (chữ ký, họ tên) ♦ Biểu 4:
Công ty sản xuất công nghiệp và xây lắp Hà Nội Mẫu số 01-VT QĐ số 1141/TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/1/1995 của BTC Phiếu nhập kho Số: 18 Ngày 5 tháng 3 năm 2003
Họ và tên ngời giao hàng: Xí nghiệp Thiết kế và chế tạo thiết bị đo điện
Theo số: 062584 ngày 4 tháng 3 năm 2003 của Hà Trọng Thuận