- Các chứng từ gốc khác (Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, Biên bản kiểm nhận, Biên
3 Vật liệu điện
2.2.5. Tình hình cung cấp, sử dụng NVL tại Công ty sản xuất công nghiệp và xây lắp Hà Nộ
Đối với các doanh nghiệp xây lắp, các nghiệp vụ về vật t có ý nghĩa hết sức quan trọng. Quản lý tốt các nghiệp vụ về vật t cho phép doanh nghiệp sử dụng tốt hơn nguồn vốn lu động của mình, tiết kiệm đợc các khoản chi phí, duy trì và đảm bảo cho qúa trình sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục, tránh đ- ợc thiệt hại vì ngừng sản xuất do thiếu vật t cung ứng. Ngoài ra, quản lý tốt các nghiệp vụ về vật t còn giúp cho doanh nghiệp giảm bớt đợc những hao phí, mất mát từ khâu vận chuyển, bảo quản lu kho đến khâu xuất vật t để sử dụng.
Điều này góp phần không nhỏ trong việc tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Tại Công ty sản xuất công nghiệp và xây lắp Hà Nội, NVL chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí phát sinh. Ngoài ra, các nghiệp vụ về NVL tại công ty lại diễn ra khá thờng xuyên, đa dạng về chủng loại nên đòi hỏi NVL phải đợc bảo quản nghiêm ngặt.
Khi có hợp đồng thi công các công trình, phòng kế hoạch và phòng kỹ thuật đa ra định mức sử dụng NVL, thông qua Bảng phân giao vật t. Căn cứ vào bảng này, phòng vật t tổ chức mua vật t về dự trữ để phục vụ thi công công trình. Có những vật t đợc mua về dự trữ trong kho nhng cũng có những vật t đ- ợc công ty thu mua rồi xuất thẳng tới công trình. Đối với những vật t nhỏ, lẻ có giá trị thấp nh xi măng, cát, sơn... hoặc những vật t có nhu cầu cấp thiết mà công ty không dự trữ đủ thì các đội xây lắp có thể tổ chức thu mua bằng tiền tạm ứng. Việc sử dụng NVL đợc giám sát, theo dõi, và đối chiếu chặt chẽ với
Bảng phân giao vật t từng công trình. Việc quản lý NVL sử dụng tại các công trình đợc thực hiện dới sự theo dõi của nhân viên kinh tế và kỹ thuật ở các đội xây lắp.
Ví dụ: Kế hoạch sử dụng NVL cho công trình: Chống quá tải trạm biến áp ngã t Yên Hng, Quảng Ninh thông qua Bảng phân giao vật t đợc lập theo mẫu Biểu 18.
♦ Biểu 18:
Công ty sản xuất công nghiệp và xây
lắp Hà Nội Đội điện 8
Bảng phân giao vật t
Hà Nội, ngày 15 tháng 9 năm 2000
Công trình: Chống quá tải Trạm Biến áp Ngã t, Yên Hng, Quảng Ninh
Nội dung
công việc Mã hiệu Đơn vị cấpA CT
cấp Đội cấp Khối l-ợng Đơn
giá Thànhtiền ...
Cột bê tông LT-10B Cột ì 1 1.036.364 1.036.364
Xà hãm XG8-2T Bộ ì 1 85.000 85.000 Xà néo XK8-L10 Bộ ì 1 116.623 116.623 Dây dẫn bọc PVC AV-70 m ì 1276 8200 10.463.000 Đây dẫn bọc PVC AV- 50 m ì 812 6.200 5.034.400 ... Tổng cộng 30.682.953 Giám đốc
(ký, họ tên) Phòng kế hoạch(ký, họ tên) Phòng kỹ thuật(ký, họ tên) Đơn vị thi công(ký,họ tên)
Sau khi công trình hoàn thành, phòng vật t tiến hành kiểm tra, đối chiếu số nguyên vật liệu mà mỗi đội điện đã sử dụng để thi công từng công trình. Sau khi đã có số liệu cụ thể, Phòng vật t lập Bảng đối chiếu vật t trong đó ghi rõ số lợng nguyên vật liệu mà mỗi đội điện thực lĩnh, đồng thời chi tiết theo cả đơn giá và giá trị số nguyên vật liệu đó.
Ví dụ: Đối với công trình “Chống quá tải TBA ngã t Yên Hng Quảng Ninh” sau thời gian thi công, Phòng vật t đã tiến hành đối chiếu và lập Bảng đối chiếu vật t theo mẫu Biểu 19.
♦ Biểu 19: Công ty sản xuất công nghiệp và xây lắp Hà Nội Phòng Vật t Bảng Đối chiếu vật t
Công trình: Chống quá tải Trạm Biến áp Ngã t, Yên Hng, Quảng Ninh
Tên và quy cách Vật t
Đơn vị
tính Đơn giá Thực Số lợng Thành tiền
lĩnh sử dụngThực tế Thực lĩnh Thực tế sử dụng .... Cột bê tông LT - 10B Cột 1.036.364 1 1 1.036.364 1.036.364 Cột bê tông LT - 8B Cột 718.200 12 10 8.618.400 7.182.000 Xà hãm XG8 - 2T Bộ 85.000 1 1 85.000 85.000 Xà néo XK8 - L10 Bộ 116.623 1 1 116.623 116.623 Dây PVC AV 70 m 8.200 1265 1259 10.373.000 10.323.800 Dây PVC AV 50 m 6.150 825 816 5.073.750 5.018.400 ... Tổng cộng 47.725.052
Đội điện 8 (ký, họ tên) Phòng vật t (ký, họ tên) Hà Nội ngày 25/2/2003 Cán bộ theo dõi cấp phát (ký, họ tên)
Thông qua bảng số liệu, có thể phân tích tình hình cung cấp và sử dụng NVL tại Công ty sản xuất công nghiệp và xây lắp Hà Nội thông qua việc đánh giá tình hình cung cấp sử dụng 2 loại vật liệu cụ thể là dây dẫn bọc PVC và cột bê tông - 2 loại NVL hầu nh không thể thiếu trong quá trình thi công mỗi công trình điện mà công ty tham gia. Để thuận tiện cho việc đánh giá, ta sử dụng số liệu của công trình Chống quá tải TBA ngã t Yên Hng, Quảng Ninh.
- Để phân tích tình hình cung cấp NVL, ta có bảng sau:
♦ Biểu 20:
Tình hình cung cấp NVL
Về mặt số lợng tại Công ty sản xuất công nghiệp và xây lắp Hà Nội
(công trình Chống quá tải Trạm Biến áp Ngã t, Yên Hng, Quảng Ninh)
Tên vật liệu ĐV tính KH cung cấp TT cung cấp Chênh lệch +/- % A B 1 2 3 = 2-1 4 = 2/1 Dây PVC AV 70 M 1276 1265 -11 99,14 Dây PVC AV 50 M 812 825 +13 101,6 Cột bê tông LT - 10B Cột 1 1 0 100 Cột bê tông LT - 8B Cột 11 12 +1 109,1
Từ Biểu 20 cho thấy, so với kế hoạch cung ứng, thực tế cung ứng số l- ợng của 4 loại NVL nêu trên nh sau:
- Thực tế cung cấp dây PVC AC-70 giảm 11m hay chỉ đạt 99,14% so với kế hoạch
- Thực tế cung cấp dây PVC AV-50 tăng 13m hay đạt 101,6 % so với kế hoạch
- Thực tế cung cấp cột bê tông LT-10B vừa đúng với kế hoạch đề ra, đạt 100 %
- Thực tế cung cấp cột bêt ông LT-8B tăng 1 cột hay đạt 109,1 % so với kế hoạch đề ra.
Nh vậy, thông qua số liệu công trình CQT trạm biến áp ngã t Yên Hng, Quảng Ninh, có thể thấy, nhìn chung thực tế cung ứng NVL tại công ty đã đảm bảo đợc nhu cầu về NVL theo kế hoạch đề ra, nhờ đó tránh đợc gián đoạn khi thực hiện thi công côngtrình điện.
- Để phân tích tình hình sử dụng NVL, ta có Bảng sau: ♦ Biểu 21:
Tình hình sử dụng nguyên vật liệu
tại Công ty sản xuất công nghiệp và xây lắp Hà nội
(công trình Chống quá tải Trạm Biến áp Ngã t, Yên Hng, Quảng Ninh)
Tên vật liệu ĐV tính TT cung cấp TT sử dụng Chênh lệch +/− % A B 1 2 3 = 1−2 4 = 1/2 Dây PVC AV 70 M 1265 1259 +6 100,4 Dây PVC AV 50 M 825 816 +9 101,13 Cột bê tông LT - 10B Cột 1 1 0 100 Cột bê tông LT - 8B Cột 12 10 +2 120
Qua biểu trên cho thấy thực tế cung cấp NVL tại công ty đã đáp ứng đ- ợc nhu cầu về NVL trong thực tế, các chỉ số tơng đối đều vợt 100%. Đối với 2 loại đây PVC, ta thấy thực tế sử dụng có sự thay đổi so với kế hoạch cung ứng đề ra, nh vậy cho thấy công ty đã theo dõi rất chặt chẽ nhu cầu vật t thực tế của mỗi loại, do đó kịp thời điều chỉnh lợng vật t cung ứng thực tế:
- Dây PVC AV-70, thực tế sử dụng giảm so với kế hoạch cung ứng là 17m, nhng chỉ giảm so với thực tế cung ứng là 6m;
- Dây PVC AV-50, thực tế sử dụng tăng lên so với kế hoạch cung ứng là 4m, nhng công ty vẫn đảm bảo đáp ứng nhu cầu cung cấp vì lợng cung ứng thực tế tăng so với kế hoạch là 13m.
Nh vậy có thể thấy Công ty sản xuất công nghiệp và xây lắp Hà Nội đã đảm bảo đợc nhu cầu nguyên vật liệu phục vụ thi công, nhờ đó giảm thiểu thời gian gián đoạn thi công công trình do thiếu vật liệu, đồng thời, do kịp thời điều chỉnh lợng vật t cung ứng do đó tránh đợc tình trạng ứ đọng vốn trong khâu dự trữ NVL và đảm bảo lợi nhuận cho công ty.
Phần 3
nâng cao hiệu quả quản lý, sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty sản xuất công nghiệp và xây lắp Hà nội