- Các chứng từ gốc khác (Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, Biên bản kiểm nhận, Biên
2.1.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Để phù hợp với quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh và quản lý, phù hợp với khả năng, trình độ của nhân viên kế toán đồng thời xây dựng bộ máy kế toán tinh giản nhng đầy đủ về số lợng, chất lợng nhằm làm cho bộ máy kế toán là một tổ chức thực hiện tốt mọi nhiệm vụ của công tác kế toán nói riêng cũng nh những nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của toàn công ty nói chung, Công ty sản xuất công nghiệp và xây lắp Hà Nội đã lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kế toán tập trung.
Theo phơng thức này, toàn bộ công tác kế toán trong công ty đều đợc tiến hành tập trung tại phòng kế toán. ở các bộ phận trực thuộc khác nh các đội xây lắp điện, các phân xởng không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ hớng dẫn, kiểm tra hạch toán ban đầu, thu thập chứng từ, tập hợp chi phí công trình và chuyển về phòng kế toán tập trung để xử lý.
Bộ máy kế toán của Công ty sản xuất công nghiệp và xây lắp Hà Nội bao gồm 11 ngời, 1 kế toán trởng, 1 kế toán tổng hợp và 9 kế toán viên phụ trách các phần hành cụ thể, trong đó cha kể đến các nhân viên kinh tế ở các đội. Có thể khái quát bộ máy kế toán công ty theo sơ đồ 8: ♦ Sơ đồ 8: Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Thủ quỹ Kế toán Vật liệu Kế toán TSCĐ Kế toán tiền lương Kế toán giá thành Kế toán tổng hợp
Nhân viên kinh tế ở các đội
Kế toán
thuế
Theo đó:
- Kế toán tr ởng : Có nhiệm vụ tổ chức, kiểm tra công tác kế toán ở công ty, là ngời giúp việc trong lĩnh vực chuyên môn kế toán, tài chính cho giám đốc công ty, chịu sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc. Kế toán trởng phải chịu trách nhiệm trớc giám đốc về toàn bộ công tác tài chính kế toán, có nhiệm vụ theo dõi tất cả các phần hành nghiệp vụ kế toán, kiểm tra các báo biểu, kiểm tra cân đối các khoản thu chi, quản lý mọi mặt chi phí đợc hạch toán lên báo cáo tài chính trình giám đốc công ty ký duyệt.
- Thủ quỹ (1 nhân viên phụ trách): Phụ trách quản lý tiền mặt, thực hiện các nghiệp vụ thu chi bằng tiền trên cơ sở các chứng từ hợp lệ đã đợc kế toán trởng và giám đốc ký duyệt.
- Kế toán thanh toán (2 nhân viên phụ trách): Phụ trách các nghiệp vụ giao dịch với Ngân hàng; theo dõi, thực hiện các khoản thanh toán với khách hàng, với công ty.
+ Phần tạm ứng: Do đặc thù xây lắp các công trình có thời gian thi công dài nên toàn bộ tiền vật liệu (đơn vị thi công đảm nhận), nhân công và chi phí chung đợc tạm ứng làm nhiều đợt. Kế toán mở sổ theo dõi chi tiết từng công trình (chi tiết vật liệu, nhân công hay chi phí chung). Bên cạnh đó, đôn đốc các đội thi công hoàn trả chứng từ phục vụ cho việc khai thuế và quyết toán sau này.
Cuối tháng căn cứ vào NKCT số 1, NKCT số 2, Bảng kê, Sổ chi tiết, sau đó lên NKCT số 10.
Tài khoản sử dụng: TK 141 “Tạm ứng” đối ứng với các TK liên quan nh 111, 112, 154, 338...
+ Phần công nợ: Đối tợng theo dõi thờng là từng công trình cụ thể. Hàng tháng căn cứ vào NKCT số 1, NKCT số 2, Bảng kê, kế toán mở sổ (đối với công trình mới), theo dõi tiền các khách hàng chuyển trả cho đơn vị.
Tài khoản sử dụng: TK 131 “Phải thu khách hàng” đối ứng với các TK liên quan nh 111, 112...
+ Thanh toán khác: Kế toán căn cứ vào nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày, tập hợp trình kế toán trởng duyệt, giám đốc ký chứng từ gốc, sau đó viết phiếu thu, chi, Séc đối với từng nghiệp vụ liên quan. Hàng ngày, kế toán theo dõi trên TK Tiền gửi, các khoản phải thu, cuối tháng lên NKCT số 1, NKCT số 2...
Tài khoản sử dụng: TK 111, 112 đối ứng với các TK liên quan nh 141, 144, 152, 331, 338, 642, 431...
- Kế toán vật liệu (2 nhân viên phụ trách): Tập hợp tính toán chính xác, trung thực, kịp thời các số liệu phản ánh giá trị nguyên vật liệu, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, công cụ dụng cụ nhập xuất dùng phục vụ cho sản xuất kinh doanh nhằm làm cơ sở tính giá thành đợc chính xác. Ngoài ra, kế toán vật liệu phải tính toán và phản ánh chính xác số lợng vật liệu thiếu thừa ứ đọng kém phẩm chất để công ty có biện pháp xử lý kịp thời.
Đối với kế toán vật liệu, các chứng từ nh Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, thẻ kho, Biên bản kiểm kê vật t tài sản... là những căn cứ để thực hiện hạch toán phần hành này. Cuối tháng, căn cứ vào NKCT số 5, Phiếu nhập xuất kho,
Sổ chi tiết theo dõi vật liệu, kế toán lên Bảng phân bổ nguyên vật liệu
Tài khoản sử dụng: TK 152 đối ứng với các TK liên quan nh 111, 112, 331, 154...
- Kế toán tài sản cố định (1 nhân viên phụ trách): Căn cứ vào biên bản giao nhận tài sản cố định, biên bản thanh lý tài sản cố định, Kế toán phần hành này có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh tổng hợp chính xác kịp thời số lợng giá trị tài sản cố định hiện có, tình hình tăng giảm và hiện trạng tài sản cố định, trích và phân bổ chính xác mức khấu hao tài sản cố định theo tỷ lệ quy định tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, tạo điều kiện cung cấp thông tin kiểm tra, giám sát thờng xuyên việc giữ gìn, bảo quản tài sản cố định và kế hoạch đầu t đổi mới tài sản cố định trong công ty.
Tài khoản sử dụng: TK 211 “Tài sản cố định”, TK 214” Khấu hao tài sản cố định”, “ Bảng trích và phân bổ khấu hao”...
- Kế toán thuế (1 nhân viên phụ trách): Căn cứ vào các hóa đơn mua bán vật t, tài sản, căn cứ vào các kết quả kinh doanh của công ty tính toán, tổng hợp thuế và các khoản phải nộp Ngân sách Nhà nớc.
Tài khoản sử dụng: TK 133 “ Thuế GTGT đợc khấu trừ”, TK 3331 “Thuế GTGT phải nộp”.
- Kế toán tiền l ơng (1 nhân viên phụ trách): Vào ngày 15 hàng tháng lập
Bảng tạm ứng lơng theo danh sách cán bộ công nhân viên làm việc thực tế. Đến cuối tháng, kế toán tiền lơng căn cứ vào bảng chấm công đã đợc phòng tổ chức phê duyệt lập bảng thanh toán lơng, tiến hành tính lơng và phân bổ các khoản chi phí tiền lơng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn vào chi phí sản xuất kinh doanh theo từng đối tợng giúp bộ phận kế toán tập
hợp chi phí và tính giá thành đầy đủ, chính xác. Ngoài ra, kết hợp với phòng
Tổ chức thanh toán chế độ ốm đau, thai sản cho ngời lao động. Hàng tháng đối chiếu với Bảo hiểm xã hội tình hình thu nộp bảo hiểm xã hội cũng nh thanh quyết toán chế độ bảo hiểm xã hội cho đơn vị.
Tài khoản sử dụng: TK 334 “ Phải trả công nhân viên”, TK 338 “ Các khoản phải trả phải nộp khác”,
- Kế toán giá thành (1 nhân viên phụ trách): Tập hợp các chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện thi công một công trình xây lắp để từ đó tính giá thành công trình, hạng mục công trình. Với đặc điểm công ty là đơn vị xây lắp có chu kỳ sản xuất kinh doanh dài ngày, nên công việc của kế toán giá thành chủ yếu là tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. Thực chất là hàng tháng căn cứ vào NKCT số 1, NKCT số 2, Bảng phân bổ nguyên vật liệu công cụ dụng cụ, Bảng trích và phân bổ khấu hao, Bảng kê số 4 -Tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, Kế toán tập hợp chi phí ghi chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình.
Tài khoản sử dụng: TK 154 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang” ghi đối ứng với các TK liên quan nh 111, 112, 152, 331, 141...
- Kế toán tổng hợp (1 nhân viên phụ trách): Sau khi các bộ phận đã lên báo cáo, cuối kỳ, kế toán tổng hợp kiểm tra, xem xét lại tất cả các chỉ tiêu, xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và giúp kế toán trởng lập báo cáo tài chính
Có thể nói rằng, với khối lợng công việc kế toán khá lớn và tơng đối phức tạp với nhiều đối tợng khách hàng, nhiều chủng loại vật t ... nhng do đợc bố trí và tổ chức thích hợp nên việc hạch toán kế toán nói riêng cũng nh công tác kế toán nói chung của công ty đã đạt đợc hiệu quả, góp phần không nhỏ vào những thành quả công ty đã đạt đợc trong thời gian qua.