Định kỳ hoặc đột xuất, doanh nghiệp có thể tiến hành kiểm kê tất cả các loại vật t ở các kho. Kiểm kê vật liệu là nhằm xác định chính xác số lợng, chất lợng và giá trị từng loại vật liệu hiện có của doanh nghiệp, kiểm tra tình hình bảo quản, nhập xuất và sử dụng vật liệu; phát hiện và xử lý kịp thời những loại vật liệu hao hut, h hỏng, ứ đọng, kém phẩm chất; ngăn ngừa hiện tợng tham ô, lãng phí vật t; có biên pháp xử lý kịp thời những hiện tợng tiêu cực, nhằm chấn chỉnh và đa vào nền nếp công tác quản lý và hạch toán vật t của doanh nghiệp.
Đánh giá lại vật t thờng đợc thực hiện trong trờng hợp Nhà nớc quy định nhằm bảo toàn vốn kinh doanh khi có sự biến động lớn về giá cả và đem vật t góp vốn liên doanh. Ngoài ra, tuỳ theo yêu cầu quản lý, kiểm kê vật liệu có thể đợc thực hiện trong phạm vi toàn doanh nghiệp hay từng bộ phận, đơn vị, kiểm kê định kỳ hoặc kiểm kê bất thờng.
Khi kiểm kê, doanh nghiệp phải thành lập Hội đồng hoặc Ban kiểm kê. Hội đồng hoặc Ban kiểm kê phải có thành phần đại diện lãnh đạo; những ngời chịu trách nhiệm vật chất về bảo quản NVL; phòng kế toán và cán bộ nhân viên quản lý doanh nghiệp. Khi kiểm kê phải thực hiện việc cân, đo, đong, đếm và phải lập Biên bản kiểm kê (Mẫu số 08-VT), xác định chênh lệch giữa số liệu kiểm kê với số liệu ghi trong sổ sách kế toán, đề xuất ý kiến xử lý chênh lệch (nếu có). Việc hạch toán cụ thể kết quả kiểm kê, đánh giá lại NVL tồn kho trong các doanh nghiệp áp dụng phơng pháp KKTX đợc tiến hành nh sau:
• Căn cứ vào biên bản kiểm kê vật liệu tại các kho, kế toán ghi: - Trờng hợp phát hiện thiếu NVL:
Nợ TK 138 (138.1): Giá trị vật liệu thiếu chờ xử lý Có TK 152: Giá trị vật liệu thiếu (chi tiết vật liệu) - Trờng hợp phát hiện thừa NVL:
Nợ TK 152: Giá trị vật liệu thừa (chi tiết vật liệu) Có TK 338.1: Giá trị vật liệu thừa chờ xử lý. • Căn cứ vào kết quả xử lý, kế toán ghi:
- Xử lý số thiếu:
+ Nếu thiếu hụt, tổn thất trong định mức: Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 138 (138.1): Giá trị thiếu đã xử lý.
+ Nếu số vật liệu thiếu, ngời chịu trách nhiệm vật chất phải bồi th- ờng:
Nợ TK 138 (138.8): Phải thu cá nhân làm mất mát, h hỏng
Nợ TK 334, 111, 112: Cá nhân bồi thờng trừ vào lơng hoặc thu bằng tiền.
Có TK 138 (138.1): Giá trị thiếu đã xử lý.
+ Nếu số vật liệu thiếu không xác định đợc nguyên nhân hoặc do nguyên nhân khách quan:
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
Có TK 138 (138.1): Giá trị thiếu đã xử lý. - Xử lý số thừa:
+ Nếu số NVL thừa xác định là của doanh nghiệp: Nợ TK 338 (338.1): Giá trị thừa đã xử lý Có TK 711: Thu nhập khác
+ Nếu NVL thừa xác định do bên bán vật liệu giao nhầm, nếu giao lại cho bên bán, kế toán ghi đơn vào bên Nợ TK 002 “Vật t, hàng hóa, giữ hộ, nhận gia công”, nếu doanh nghiệp quyết định mua số vật liệu thừa thì phải thông báo cho bên bán biết để họ gửi hóa đơn bổ sung cho doanh nghiệp. Căn cứ vào giá mua NVL cùng loại, kế toán ghi:
Nợ TK 338 (338.1): Giá trị thừa đã xử lý
Có TK 111, 112, 331: Số thanh toán theo hóa đơn.
• Căn cứ vào kết quả xử lý khoản chênh lệch đánh giá lại NVL tồn kho, nếu đợc phép ghi tăng, giảm nguồn vốn kinh doanh, kế toán ghi:
- Nếu chênh lệch giảm, ghi giảm vốn kinh doanh: Nợ TK 411/Có TK 412
- Nếu chênh lệch tăng, ghi tăng vốn kinh doanh: Nợ TK 412/Có TK 411.