Trong kinh doanh, để hạn chế bớt những thiệt hại và để chủ động hơn về tài chính trong các trờng hợp xảy ra rủi ro do các tác nhân khách quan, doanh nghiệp cần thực hiện chính sách dự phòng giảm giá. Đối với hàng tồn kho nói chung và NVL nói riêng, luôn luôn có sự biến động giữa giá gốc và giá thị trờng. Do đó, lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cũng nh lập dự phòng giảm giá NVL là nghiệp vụ không thể thiếu trong công tác hạch toán nói chung.
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc hiểu là dự phòng phần giá trị dự kiến bị tổn thất sẽ ảnh hởng đến kết quả sản xuất kinh doanh do giảm giá vật liệu tồn kho có thể xảy ra trong năm kế hoạch. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc xác định một lần vào cuối niên độ kế toán trên cơ sở kết quả kiểm kê hàng tồn kho và đối chiếu giá gốc (ghi trên sổ kế toán) với giá thị trờng của từng loại hàng tồn kho. Chỉ đợc trích dự phòng giảm giá đối với những mặt hàng tồn kho mà giá thị trờng hiện tại giảm xuống so với giá gốc.
Công thức xác định mức trích dự phòng giảm giá của từng loại hàng tồn kho nói chung cũng nh từng loại NVL nói riêng nh sau (giả thiết loại NVL cần lập dự phòng có tên là A): Mức dự phòng cần lập cho loại NVL A = Số lợng tồn kho của
NVL A ì Giá gốc của 1 đơn vị
NVL A -
Giá trị trờng của 1 đơn vị NVL A
Để hạch toán nghiệp vụ dự phòng giảm giá NVL, kế toán sử dụng Tài khoản 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” với kết cấu và nội dung nh sau:
Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho của niên độ trớc;
Bên Có: Trích dự phòng giảm giá hàng tồn kho ở cuối niên độ này;
Số d bên Có: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho cha hoàn nhập.
Tài khoản này đợc chi tiết cho từng loại hàng tồn kho đợc trích dự phòng giảm giá. Phơng pháp hạch toán nh sau:
Cuối năm tài chính, doanh nghiệp căn cứ vào tình hình giảm giá hàng tồn kho ở thời điểm ngày 31 tháng 12 tính toán khoản phải lập dự phòng giảm giá cho hàng tồn kho so sánh với số đã lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho năm trớc, xác định số chênh lệch phải lập thêm hoặc giảm đi (nếu có):
- Trờng hợp số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập năm nay lớn hơn số dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối niên độ kế toán năm tr- ớc, thì số chênh lệch lớn hơn đợc lập thêm, ghi:
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
- Trờng hợp số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập năm nay nhỏ hơn số dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối niên độ kế toán năm trớc, thì số chênh lệch nhỏ hơn đợc hoàn nhập, ghi:
Nợ TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632 – Giá vốn hàng bán