Hội chợ triễn lãm du lịch không phải là một hình thức xúc tiến mới mà là một phƣơng tiện để tiếp cận ngƣời ra quyết định ở đại lý du lịch. Hội chợ triển lãm du lịch là nơi những ngƣời điều hành chƣơng trình du lịch đến đến
29
để tìm mua các chƣơng trình du lịch mới cung cấp cho khách hàng của họ. Hình thức phổ biến nhất là diễn đàn mở, nơi các điểm đến du lịch (quốc gia hay thành phố) mua các gian hàng và những ngƣời mua đƣợc miễn phí khi đến thăm và gặp gỡ với những ai thu hút sự chú ý của họ. Hội chợ du lịch cũng cho phép các điểm đến sắp xếp, lên kế hoạch các cuộc gặp gỡ trực tiếp với các đại lý du lịch, những ngƣời mua truyền thống và tiềm năng (buyers).
Hội chợ triển lãm du lịch thƣờng niên cấp địa phƣơng, vùng, quốc gia hay quốc tế không chỉ là nơi gặp gỡ, trao đổi, giao thƣơng của nhà chuyên nghiệp du lịch gồm những ngƣời mua (Buyers) và những ngƣời bán (Sellers) mà còn phục vụ cả quảng đại công chúng (những khách hàng tiềm năng). Mục đích của các hội chợ triển lãm du lịch là cho những ngƣời bán và ngƣời mua gặp nhau và thực hiện giao dịch. Đối với tiếp thị điểm đến, hội chợ triển lãm du lịch là công cụ xúc tiến quan trọng nhằm tiếp cận và thu hút các nhà đầu tƣ, khách du lịch tiềm năng và chào bán với những đại lý lữ hành, điều hành chƣơng trình du lịch. Hội chợ triển lãm du lịch còn là cơ hội tốt cho các nhân viên tiếp thị điểm đến vừa có thể thiết lập các mạng lƣới quan hệ với nhau, vừa có thể thu thập thông tin về các đối thủ cạnh tranh.
Các hội chợ triển lãm chuyên biệt về du lịch thƣờng nhằm vào những khu vực địa lý khác, theo những nhóm lợi ích và tâm trắc học hoặc theo loại phƣơng tiện vận chuyển. Tiêu biểu nhƣ hội chợ Fitur ở Madrid Tây Ban Nha, ITB ở Berlin - Đức..., WTM ở London - Anh [24, tr.152]. Do đó cơ quan tiếp thị điểm đến phải lựa chọn triển lãm phù hợp với định hƣớng sản phẩm và thị trƣờng mục tiêu của điểm đến, đồng thời phải liên hệ và xắp xếp các cuộc gặp gỡ với những ngƣời mua (các công ty lữ hành, nhà phân phối) trƣớc khi các hội chợ triển lãm diễn ra. Đặc biệt, để đảm bảo cho việc tham gia hội chợ triển lãm thành công, tránh sự tốn kém lớn về kinh phí và thời gian, gian hàng phải đƣợc thiết kế ấn tƣợng, “hoành tráng, bài trí đẹp và sôi nổi” [24,
30
tr.155] để thu hút khách đến tham quan, ngoài ra cần lựa chọn nhân viên hiểu biết về điểm đến, nhiệt tình và có khẳ năng giao tiếp tốt để giới thiệu tại gian hàng và cung cấp đầy đủ tài liệu tiếp thị giới thiệu điểm đến.