a. Sơ lược bộ máy phụ trách công tác đào tạo
Dưới sự quan tâm của lãnh đạo Tập đoàn, HiPT Group có riêng một cán bộ phụ trách công tác đào tạo. Hiện tại, chuyên viên phụ trách đào tạo của HiPT Group đã có thâm niên 4 năm trong công tác đào tạo và có trình độ đại học, được tạo điều kiện tham gia một số khoá học về nghiệp vụ đảm trách. Điều này đã tạo diều kiện thuận lợi cho việc tiếp cận, triển khai chiến lược và các hoạt động đào tạo của Tập đoàn.
Chuyên viên phụ trách đào tạo có nhiệm vụ chính là:
- Tham gia hoạch định kế hoạch đào tạo cho Tập đoàn và từng công ty thành viên, tổng hợp nhu cầu đào tạo.
- Tư vấn các hoạt động đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. - Lên kế hoạch và xây dựng và chương trình về đào tạo. - Xây dựng các quy trình liên quan đến họat động đào tạo.
- Tham gia quản lý, hướng dẫn và đào tạo các cán bộ nhân sự tổng hợp các công ty thành viên trong lĩnh vực đào tạo.
Ngoài ra, các cán bộ nhân sự đơn vị có trách nhiệm thu thập thông tin và lên kế hoạch đào tạo hàng năm, phối hợp với các cá nhân và tổ chức có liên quan triển khai các hoạt động đào tạo trong đơn vị mà mình phụ trách. Trong khi đó, các trưởng đơn vị bộ phận có trách nhiệm xác định nhu cầu đào tạo và đề xuất đào tạo cho các cán bộ nhân viên ở đơn vị mình.
Như vậy, với cách tổ chức nhiệm vụ đối với từng hoạt động liên quan đã góp phần phân định rõ trách nhiệm, tăng cường khả năng phối hợp công việc giữa các cá nhân tham gia thực hiện công tác đào tạo phát triển nhân lực ở Tập đoàn.Tạo điều kiện thuận lợi cho người lao động biết được quy trình tổ chức công tác đào tạo khi đề xuất hoặc tham gia các hoạt động đào tạo.
Về cơ sở vật chất dành cho đào tạo, công ty bố trí hội trường với đầy đủ cơ sở vật chất phục vụ đào tạo nội bộ như máy chiếu, bảng trắng và phục vụ nước uống cho các buổi đào tạo. Nói chung, điều kiện về phòng học và các công cụ giảng dạy khá chuyên nghiệp và thoải mái, tạo điều kiện tốt cho học viên tham gia đào tạo.
b. Chính sách đào tạo của HiPT Group
Công ty thiết lập các chính sách và quy định cho vấn đề đào tạo. Trong đó, quy định nhiều ưu đãi cho các cán bộ nhân viên tham gia quá trình đào tạo.
Hỗ trợ tài chính đối với học viên: Hiện nay, công ty áp dụng hai mức hỗ trợ kinh phí đào tạo là hỗ trợ 100% kinh phí đào tạo và hỗ trợ một phần kinh phí đào tạo.
Hình thức hỗ trợ 100% kinh phí đào tạo được áp dụng đối với các khoá đào tạo do công ty cử đi. Ngoài ra, công ty cũng hỗ trợ 100% kinh phí đăng ký và tham dự các kỳ thi lấy chứng chỉ nằm trong kế hoạch và định hướng của công ty về công nghệ thông tin và ngoại ngữ như: Oracle, Cissco, Microsoft,… Quy định này có ưu điểm là khuyến khích người lao động tham gia các khóa học do công ty tổ chức, khiến cho người lao động thấy rõ sự quan tâm của lãnh đạo Tập đoàn đối với vấn đề đào tạo nâng cao năng lực cá nhân. Không chỉ vậy, việc hỗ trợ này được quy định khá chặt chẽ. Đó là công ty chỉ tài trợ một lần duy nhất cho toàn bộ khoá học (thi).
Trường hợp không thi đỗ thì cán bộ nhân viên sẽ phải tự bỏ chi phí để học (thi) lại và cam kết hoàn thành khoá học (thi). Đồng thời cán bộ nhân viên khi được cử tham gia các khoá học phải tuân thủ theo một số yêu cầu được nêu cụ thể tại Chính sách đào tạo của công ty đính kèm trong phần phụ lục. Quy định này đã góp phần nâng cao trách nhiệm của người được cử đi học.
Hình thức hỗ trợ một phần kinh phí áp dụng đối với nhu cầu công việc và kế hoạch phát triển của cá nhân cán bộ nhân viên. Mức hỗ trợ kinh phí tuỳ thuộc vào mức độ thiết thực đối với công việc và kết quả của cá nhân tham gia đào tạo với các tiêu chí là: Mức độ phù hợp với công việc được giao; cam kết của học viên và khả năng có thể tham gia hoàn thành khoá đào tạo; thời gian tham gia; thời gian công tác tại công ty; ngân sách đào tạo. Đây là chính sách khá ưu đãi cho nhân viên và có tác dụng khuyến khích người lao động tự đào tạo phát triển bản thân và đem lại sự hỗ trợ tối đa cho người tham gia đào tạo.
Hỗ trợ đối với giảng viên: Các khoá đào tạo có sử dụng giảng viên là cán bộ nhân viên trong công ty thì công ty sẽ có chế độ hỗ trợ cho giảng viên. Mức hỗ trợ tuỳ thuộc vào nội dung, thời lượng đào tạo, ngân sách đào tạo dành cho đơn vị đó nhưng thấp nhất bằng 5 USD/giờ. Chính sách đối với giảng viên rõ ràng như trên đã tạo điều kiện gia tăng nguồn giảng viên nội bộ, tạo điều kiện chuyển giao tri thức giữa các cán bộ nhân viên trong Tập đoàn.
Các hình thức hỗ trợ khác: Ngoài hình thức hỗ trợ về tài chính, công ty còn áp dụng một số hình thức hỗ trợ cho các vấn đề liên quan đến đào tạo như:
- Cung cấp các thông tin đào tạo
- Hỗ trợ hoàn thiện thủ tục tham gia đào tạo
- Hỗ trợ về mặt thời gian cho cán bộ nhân viên tham gia đào tạo (cho phép nghỉ không hưởng lương hoặc tham gia các khoá đào tạo được tổ chức trong giờ làm việc)
- Địa điểm tổ chức đào tạo
Các hỗ trợ cho nhân viên tham gia đào tạo được xây dựng rõ ràng, cụ thể và được công bố chính thức là một trong những ưu điểm lớn của HiPT Group. Thông qua chính sách này Tập đoàn đã thể hiện được sự quan tâm, khuyến khích và hỗ trợ lớn đối với tập thể người lao động trong hoạt động đào tạo phát triển nhân lực.
c. Cam kết sau đào tạo
Nhằm đảm bảo quyền lợi của công ty và nâng cao trách nhiệm của cá nhân tham gia đào tạo, công ty có đưa ra các quy định về cam kết sau đào tạo đối với các học viên thông qua các hợp đồng đào tạo có hiệu lực tính từ ngày kết thúc khoá đào tạo.
Việc ký kết hợp đồng đào tạo sẽ căn cứ vào nội dung khoá đào tạo hoặc mức kinh phí hỗ trợ. Cụ thể, mức quy định đối với cam kết thời gian làm việc được trình bày trong bảng sau.
Nhân viên tham gia nhiều khoá đào tạo trong năm mà chi phí lớn hơn hoặc bằng 10 triệu đồng thì phải ký hợp đồng đào tạo. Nhân viên tham gia nhiều khoá đào tạo có các mức phí buộc phải ký hợp đồng đào tạo thì thời hạn cam kết làm việc dài nhất sẽ được tính là cam kết cuối cùng có hiệu lực.
Có thể thấy cam kết đào tạo của công ty không quá gây áp lực cho người tham gia đào tạo. Với mức sàn buộc ký cam kết khá cao tạo điều kiện cho người lao động có thể tham gia nhều khóa đào tạo một cách thoải mái nhất.
d. Kỷ luật đào tạo
Ngoài các hỗ trợ và ưu đãi của công ty đối với các cá nhân tham gia đào tạo, công ty có áp dụng một số hình thức kỷ luật để nâng cao tinh thần trách nhiệm của người học và đảm bảo sự đầu tư của công ty vào đào tạo là hiệu quả.
Hình thức kỷ luật đào tạo được áp dụng cho các đối tượng vi phạm nội quy học tập như: Thường xuyên đi muộn, nghỉ học không phép, nghỉ quá 30% thời lượng khoá học, nhờ người học thay mà không có sự đồng ý của trưởng đơn vị/ bộ phận, đăng ký thi nhưng bỏ thi, thi nhiều lần nhưng không đạt, …
Các hình thức xử phạt tuỳ theo mức độ vi phạm có thể áp dụng là: Cảnh cáo, khiển trách bằng văn bản, không được phép tham gia khoá học tiếp theo, không được hỗ trợ chi phí đào tạo, không được xem xét đề nghị khen thưởng định kỳ hay đột xuất… Cán bộ nhân viên sẽ phải bồi thường chi phí đào tạo cho công ty khi gây ra các thiệt hại về vật chất cho công ty như: bỏ học giữa chừng khi đã thanh toán toàn bộ chi phí đào tạo, thi chứng chỉ không đạt.
Tóm lại, nghiên cứu chính sách đào tạo của công ty cho thấy một chính sách khá rõ ràng, cụ thể và chặt chẽ nhưng không kém phần khuyến khích nhân viên tham gia các quá trình đào tạo.
1 MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐẨY MẠNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠICÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ SYNTEK