1 MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐẨY MẠNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ SYNTEK
2.6.3 Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh Tăng cường hoạt động marketing
Tăng cường hoạt động marketing
Kinh tế thị trường càng phát triển thì hoạt động marketing càng giữ vai trò quyết định sự thành công hay thất bại trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trên thị trường. Do đó việc nâng cao hiệu quả hoạt động marketing và nghiên cứu thị trường là mục tiêu mà các doanh nghiệp hướng tới. Hiệu quả của công tác này được nâng cao có nghĩa là Công ty càng mở rộng được nhiều thị trường, sản phẩm càng tiêu thụ được nhiều sẽ góp phần năng cao hiệu quả kinh doanh của Công ty.
Do tầm quan trọng của việc nghiên cứu thị trường nên trong giai đoạn hiện nay cũng như những năm sau Công ty phải xây dựng cho mình một chiến lược cụ thể về việc nghiên cứu thị trường.
Trước tiên là về việc lựa chọn phân đoạn thị trường cho hoạt động kinh doanh của Công ty. Việc phân đoạn thị trường theo loại hình khách hàng thì Syntek không phải là công ty đầu tiên nghĩ đến. Hầu hết các doanh nghiệp nhỏ hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin đều phân đoạn thị trường thành hai đoạn: phân đoạn thị trường công nghệ thông tin cho khách hàng cá nhân, và phân đoạn thị trường công nghệ thông tin cho khách hàng là các doanh nghiệp, tổ chức. Ví dụ như
Microsoft có các phiên bản hệ điều hành Windows cho các cá nhân ( phiên bản Home, Basic) và các phiên bản nâng cao giành cho các tổ chức, doanh nghiệp (phiên bản Enterprise). Tuy nhiên với việc phân đoạn thị trường theo tiêu chí này cho thấy các đoạn thị trường vẫn rất lớn. Nhưng cách phân đoạn trên là cơ sở cho việc phân đoạn thị trường theo quy mô của khách hàng như Syntek lựa chọn. Theo cách này, khách hàng được phân loại theo quy mô như sau:
Khách hàng các nhân
Khách hàng là các doanh nghiệp nhỏ Khách hàng là các doanh nghiệp vừa Khách hàng là các doanh nghiệp lớn
Tuy nhiên, không chỉ dừng lại ở việc phân đoạn thị trường dựa theo quy mô của khách hàng, Syntek còn sử dụng tiêu chí về nhu cầu của khách hàng để phân đoạn thị trường. Với cách sử dụng tiêu chí về nhu cầu của khách hàng, Syntek phân chia thị trường thành hai phân đoạn là thị trường của sản phẩm “đóng gói sẵn”. Đây là sản phẩm được xây dựng dựa trên những yêu cầu chung nhất của một nhóm khách hàng. Khách hàng sử dụng sản phẩm loại này sẽ phải chấp nhận những gì mà sản phẩm có, cũng nhưng chấp nhận những gì mà sản phẩm không có. Đoạn thị trường thứ hai là sản phẩm “tùy biến” theo yêu cầu của khách hàng. Đối với những sản phẩm này, phần cốt lõi sẽ được xây dựng dựa trên những yêu cầu, như cầu chung nhất của một nhóm khách hàng. Tuy nhiên khi được bán cho từng khách hàng, sản phẩm sẽ được tùy biến, thay đổi cho phù hợp với như cầu các biệt của khách hàng đó.
Việc Syntek quyết định lựa chọn phân đoạn thị trường là các doanh nghiệp vừa và nhỏ có nhu cầu về sản phẩm công nghệ thông tin có khả năng tùy biến tại Việt Nam không chỉ dựa trên sự đánh giá về quy mô cũng như tính hấp dẫn của phân đoạn thị trường này mà còn dựa trên một số lợi thế mà Syntek có được.
Trước hết là về khách hàng: Syntek được thành lập dựa trên nguồn nhân lực hầu hết đều từ công ty cổ phần phần mềm Việt. Với thời gian hoạt động trên 10 năm của
công ty này, số lượng khách hàng là rất lớn. Chính những khách hàng này sẽ là những khách hàng tiềm năng cho Syntek khi doanh nghiệp được thành lập. Hầu hết những khách hàng này đều rất tin tưởng vào chất lượng sản phẩm mà công ty đã cung cấp, vì vậy khi Syntek được thành lập, công ty hoàn toàn có khả năng giành được sự tin tưởng như vậy của các khách hàng cũ.
Về khả năng của công ty: dựa trên hầu hết nhân lực đã từng tham gia công ty cổ phần phần mềm Việt, với hơn 10 năm kinh nghiệm, nguồn nhân lực này hoàn toàn có thể đảm bảo cho việc xây dựng những sản phẩm chất lượng, đáp ứng được yêu cầu của khách hàng.
Mặc dù Công ty đã xác định, lựa chọn được phân đoạn thị trường nhưng hiện nay Công ty chưa có một phòng riêng biệt nào đứng ra đảm trách, về công tác marketing nói chung và nghiên cứu thị trường nói riêng. Các hoạt động marketing của Công ty chủ yếu do việc phối hợp giữa phòng Kinh doanh cùng với ban giám đốc xúc tiến và đảm nhiệm. Công tác nghiên cứu thị trường còn manh mún, chưa mang tính chất hệ thống. Chính vì vậy biện pháp thành lập và đẩy mạnh công tác nghiên cứu thị trường là vấn đề cấp thiết. Biện pháp này có ý nghĩa quan trọng để tăng cường công tác nâng cao hiệu quả kinh doanh của Công ty.
Đối với biện pháp này Công ty phải thực hiện theo các bước sau: Trước tiên là phải thành lập phòng marketing sau đó xây dựng các chiến lược nghiên cứu thị trường. Sau khi thành lập phòng Marketing Công ty phải xây dựng một hệ thống nghiên cứu thị trường hoàn chỉnh.
Thành lập phòng Marketing
Để công tác nghiên cứu thị trường được tổ chức có hệ thống, có hiệu quả thì Công ty phải thành lập phòng marketing. Trong hoàn cảnh hiện tại, quy Công ty mới chỉ là doanh nghiệp vừa và nhỏ, Công ty chỉ nên thành lập phòng marketing với cơ cấu tổ chức tương đối đơn giản, dễ dàng hoạt động mà không cần quá nhiều cấp quản lý. Ta có thể thiết lập mô hình phòng marketing như sơ đồ 3 dưới đây:
Trưởng phòng Marketing
Bộ phận nghiên cứu thị trường
Bộ phận nghiên cứu sản phẩm
Bộ phận nghiên cứu giá cả
Bộ phận nghiên cứu phân phối
Việc tổ chức phòng marketing theo sơ đồ này có ưu điểm đơn giản về mặt hành chính. Với mỗi mảng của marketing đều có chuyên gia phụ trách, song để hoạt động marketing thực sự mang lại hiệu quả thì cần phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa những người phụ trách các mảng khác nhau, đòi hỏi mỗi người phải nắm được nhiệm vụ riêng của mình và nhiệm vụ chung của toàn phòng. Chính vì vậy nhân viên phải là người có trình độ, hiểu biết về nghiên cứu thị trường, có kinh nghiệm. Phòng marketing có nhiệm vụ thu thập và điều tra các thông tin về thị trường, các đối thủ cạnh tranh,...
Tăng cường công tác nghiên cứu thị trường
Sau khi thành lập phòng Marketing Công ty phải xây dựng một hệ thống nghiên cứu thị trường hoàn chỉnh.
- Xác định nguồn thông tin mục tiêu xây dựng hệ thống thu thập thông tin đầy đủ về thị trường như các mặt:
+ Môi trường pháp luật, chính sách ưu đãi của các nhà nước giành cho lĩnh vực công nghệ thông tin. Do khách hàng của công ty bao gồm cả những doanh nghiệp, cơ quan nhà nước, vì vậy những chính sách, ưu đãi của nhà nước đối với việc trang bị, triển khai các hệ thống công nghệ thông tin trong các cơ quan, tổ chức nhà nước có ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
+ Thông tin về các hãng kinh doanh trên thế giới, các mối quan tâm và chiến lược kinh doanh trong những năm tới và các vấn đề khác như tỷ giá, hoạt động của các ngân hàng,...
+ Có đội ngũ cán bộ giỏi làm công tác nghiên cứu, phân tích thị trường. Qua đó các nhân viên thu thập thông tin, phân tích đánh giá các loại nhu cầu sản phẩm của từng nhóm khách hàng.
Sau khi nghiên cứu thị trường, phân tích đánh giá nhu cầu sản phẩm trên thị trường. Công ty áp dụng vào sản xuất thử, bán thử trên thị trường kèm theo các giải pháp trợ giúp như khuyến mại, quảng cáo, xúc tiến bán hàng,... Qua đó Công ty tiến hành đánh giá hiệu quả hoạt động nghiên cứu thị trường thông qua khả năng thâm nhập đáp ứng thị hiếu người tiêu dùng của các loại sản phẩm mới hay của kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty.
Công ty nên lập dự toán số đơn hàng mà Công ty có quan hệ lâu dài với các Công ty và khách hàng vãng lai để chủ động sản xuất. Nếu khắc phục được tình trạng này sẽ giúp Công ty ổn định được quá trình sản xuất kinh doanh. Muốn làm được như vậy Công ty phải tăng nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ.
Mặc dù hiện nay, Công ty đã có mối quan hệ tốt đẹp với nhiều doanh nghiệp, tổ chức, cơ quan nhưng mối quan hệ này chưa rộng và chặt chẽ. Trong tương lai muốn mở rộng thị trường, quan hệ chặt chẽ với các đối tác cần phải thực hiện các biện pháp sau:
+ Áp dụng mọi biện pháp giữ vững thị trường và khách hàng quan trọng khách hàng lớn. Nghiên cứu để hình thành nên các cam kết với khách hàng có quan hệ thường xuyên nhằm đảm bảo hai bên phát triển cùng có lợi.
- Tham gia hội chợ triển lãm chuyên ngành, qua đây tiếp xúc với khách hàng tiềm năng và nhu cầu khách hàng. Đồng thời đây là cơ hội để khách hàng hiểu biết hơn nữa về sản phẩm của công ty, từ đó gợi mở nhu cầu, biến nhu cầu thành sức mua thực tế.
- Hiệu quả của công tác nghiên cứu thị trường, phải thể hiện được thông qua các chỉ tiêu phát triển của công ty, để hoàn thiện công tác nghiên cứu thị trường công ty phải đưa các chỉ tiêu cụ thể để đánh giá hiệu quả công tác nghiên cứu thị trường
Giải pháp về quy trình sản xuất
Đối với hệ thống sử dụng Kanban mà Công ty TNHH VNetSoftware sử dụng trong việc phát triển phần mềm đã đem lại những ưu điểm như sau:
Việc phát hành liên tục các phiên bản phần mềm thông qua các MMF tạo ra một luồng liên tục trong phát triển phần mềm, qua đó tạo ra các yếu tố thúc đẩy tiến độ. Điều này có được là do qua mỗi một lần phát hành, đội dự án luôn thấy được thành quả của công việc, hay nói cách khác là luôn thấy được con đường hoàn thành sản phẩm phần mềm. Mặc dù những phiên bản được phát hành đều chỉ chứa đựng những sự thay đổi nhỏ.
Bằng cách hạn chế số lượng công việc, nhiệm vụ trong mỗi một công đoạn giúp cho đội dự án không phải luôn luôn xem xét toàn bộ mọi công việc đã lên kế hoạch như trong cột Công việc tồn đọng (Backlog). Từ đó đơn giản hóa luồng công việc, giảm thiểu sự nhầm lẫn. Đồng thời cho phép đội dự án tập trung vào những công việc, nhiệm vụ cần gấp và các thành viên có thể hỗ trợ cho nhau.
Dựa trên những đánh giá tìm hiểu hệ thống phát triển phần mềm tại Công ty trách nhiệm hữu hạn VNetSoftware, có thể thấy mô hình này hoàn toàn có thể được áp dụng tại Công ty cổ phần công nghệ Syntek. Do tính linh hoạt của mô hình, việc áp dụng mô hình này sẽ giúp cho Công ty giải quyết được những khó khăn, những tồn đọng trong quy trình sản xuất cũ. Những thay đổi yêu cầu của khách hàng sẽ không gây ảnh hưởng nhiều tới quá trình sản xuất của Công ty. Bên cạnh đó, mô hình sử dụng thẻ Kanban còn đem lại những lợi ích khác trong quá trình xây dựng, phát triển phần mềm.
Sản phẩm phần mềm có những đặc thù rất khác so với việc sản xuất các sản phẩm hàng hóa vật chất khác. Nếu như trong dây chuyền sản xuất thông thường, thì
các sản phẩm đang gia công luôn luôn phải được hoàn thiện trong mỗi công đoạn trước khi được đưa sang công đoạn sau, hay nói cách khác là các sản phẩm này là không được phép có lỗi khi chuyển sang công đoạn kế tiếp. Tuy nhiên, do đặc thù của sản phẩm phần mềm, những phần mềm trong công đoạn phát triển luôn tiềm ẩn lỗi. Những lỗi này có thể là lỗi về giao diện, lỗi chức năng. Những lỗi này có thể là lỗi nghiêm trọng hoặc lỗi có thể chấp nhận được. Những lỗi đó có thể được khắc phục trong những phiên bản phát hành sau này hay cũng có thể bắt buộc phải khắc phục trong phiên bản phát hành hiện tại.
Thông thường lỗi phát sinh trong công đoạn Phát triển (In Dev) nhưng không được phát hiện. Công đoạn phát hiện ra nhiều lỗi, sai sót của phần mềm thường nằm ở công đoạn kiểm thử (Test). Trong trường hợp lỗi tìm thấy có thể được chấp nhận khắc phục trong bản phát hành tiếp theo thì nhiệm vụ, công việc tương ứng sẽ được đưa quay lại công đoạn gây ra lỗi trong chu trình tiếp theo. Nhưng nếu lỗi, sai sót đó bắt buộc phải được khắc phục ngay trong bản phát hành hiện tại thì sẽ giải quyết như thế nào?
Để giải quyết vấn đề này, có thể đưa vào mô hình hai yếu tố: Thứ nhất là đưa thêm yếu tố Mức độ ưu tiên vào trong mỗi thẻ Kanban. Thứ hai là cải tiến ràng buộc về việc giới hạn số lượng công việc, nhiệm vụ trong mỗi công đoạn. Giới hạn số lượng công việc được thể hiện bởi hai con số tạm gọi là giới hạn mức 1 và giới hạn mức 2. Giới hạn mức 1 luôn có giá trị nhỏ hơn giới hạn mức 2. Tại mỗi công đoạn, số lượng công việc, nhiệm vụ luôn cố gắng duy trì ở giới hạn mức 1. Khi có những công việc phát sinh thì số lượng công việc có thể tăng lên nhưng không bao giờ được quá giới hạn mức 2. Chỉ khi nào số lượng công việc ít hơn giới hạn mức 1 thì công việc mới được kéo từ công đoạn trước đó. Nhưng khi nào thì công việc phát sinh được đưa vào danh sách công việc của một công đoạn? Không phải công việc phát sinh nào cũng được đưa vào danh sách công việc của một công đoạn, mà chỉ những công việc có mức độ ưu tiên cao hơn những công việc hiện có trong danh sách, đồng thời số lượng công việc chưa đạt đến giới hạn mức 2. Việc đưa thêm yếu tố Mức độ ưu tiên vào thẻ Kanban đòi hỏi người quản lý dự án sẽ phải tiến hành
phân cấp ưu tiên mỗi khi có công việc phát sinh. Tuy nhiên việc này hoàn toàn có thể làm được do số lượng công việc hiện có trong mỗi giai đoạn luôn luôn được giới hạn.
Giải pháp về quản lý chất lượng
Quản lý chất lượng phần mềm là vấn đề không mới nhưng tình hình chung hiện nay thì hầu hết các công ty phần mềm Việt Nam còn yếu trong vấn đề này. Một số công ty trong nước hiện đã đạt các chuẩn CMM/CMMI trong nâng cao năng lực quản lý chất lượng phần mềm. Tuy nhiên, đối với những công ty nhỏ và vừa như Syntek, do đặc thù riêng của từng công ty, thì việc áp dụng và đạt được các tiêu chuẩn trên là tốn kém và khó khăn. Mặc dù vậy, Công ty hoàn toàn có thể áp dụng một phần những tiêu chuẩn quốc tế để xây dựng nên một hệ thống quản lý chất lượng phần mềm cho riêng mình.
Một hệ thống quản lý chất lượng phần mềm phải đạt được những mục tiêu sau: xây dựng chất lượng cho phần mềm ngay từ giai đoạn bắt đầu. Điều này đồng nghĩa với việc bảo đảm các yêu cầu cho phần mềm từ mọi nguồn khác nhau phải được định nghĩa, diễn đạt và hiểu một cách đúng đắn giữa người đưa ra yêu cầu và người thực hiện yêu cầu; mục tiêu thứ hai là bảo đảm chất lượng của phần mềm xuyên suốt quá trình phát triển.
Một hệ thống quản lý chất lượng phần mềm hoàn chỉnh bao gồm rất nhiều hoạt động và bộ phận cấu thành, chúng khác nhau tùy theo từng tổ chức khi triển khai. Tuy nhiên, đối với doanh nghiệp phầm mềm vừa và nhỏ như Syntek, một hệ thống quản lý chất lượng phần mềm trước tiên chỉ cần tập trung vào các hoạt động, yếu tố cơ bản sau: lập kế hoạch, xem xét, xem lại, kiểm tra, phân tích lỗi, quản lý cấu hình, bảo mật, đào tạo, huấn luyện, quản lý người cung cấp, thầu phụ, quản lý rủi ro. Các mối liên hệ giữa các hoạt động, yếu tố trên với các pha phát triển phần mềm được thể hiện trong bảng 9 dưới đây:
Bảng5 – Mối liên hệ giữa các hoạt động, yếu tố với các pha phát triển