Nhu cầu đào tạo được hiểu là sự thiếu hụt khả năng thực hiện công việc của người lao động so với yêu cầu của công việc về một lĩnh vực nào đó. Do đó việc xác định nhu cầu đào tạo là một bước rất quan trọng đối với công tác đào tạo và phát triển của doanh nghiệp. Vì dựa vào nó mà doanh nghiệp mới có thể đưa ra được kế hoạch đào tạo cụ thể cho từng khoá cũng như kinh phí bỏ ra để tổ chức đào tạo.
Để đưa ra được nhu cầu đào tạo một cách chính xác và phù hợp với chiến lược, mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp thì doanh nghiệp phải căn cứ vào bản phân tích công việc, đánh giá thực hiện công việc, quy hoạch sử dụng và thăng tiến cán bộ. Các doanh nghiệp muốn xác định nhu cầu đào tạo thì cần tiến hành phân tích doanh nghiệp, phân tích công việc, và phân tích người lao động.
Phân tích doanh nghiệp là việc xác định những mục tiêu, kết qủa kinh doanh cần đạt được trong một năm hay một thời kỳ nhất định, những chính sách về sử dụng và thăng tiến cán bộ. Từ đó đưa ra được những biện pháp nhằm đạt được mục tiêu đó trong đó có biện pháp về nguồn nhân lực. Và đó là cơ sở để doanh nghiệp xác định được hướng đào tạo tổng thể cho đơn vị mình để có được nguồn lực đáp ứng được yêu cầu về cả số lượng và chất lượng.
Phân tích công việc là việc xem xét những yêu cầu về các kiến thức, kỹ năng mà người lao động cần phải có để thực hiện một công việc cụ thể. Đồng thời dựa vào đánh giá khả năng thực hiện công việc của người lao động mà doanh nghiệp sẽ xác định những kiến thức, kỹ năng mà người lao động còn thiếu, cần phải được bổ sung để đạt hiệu quả công việc tốt nhất. Trong bước phân tích này thì doanh nghiệp sẽ xác định được cụ thể những kỹ năng nào cần được đào tạo và ai cần được đào tạo.
Phân tích người lao động là dựa vào những đặc điểm về trình độ, khả năng nghề nghiệp hay nguyện vọng, mong muốn của người lao động để làm cơ sở xác định nhu cầu đào tạo.
Với cách xác định nhu cầu dào tạo như vậy sẽ đảm bảo được tính chính xác và thực sự phù hợp với hoàn cảnh thực tế của doanh nghiệp. Đồng thời cũng tạo động
lực cho người lao động tham gia đào tạo khi việc đào tạo thực sự phù hợp với tâm tư, nguyện vọng của họ.
Thực tế có hai loại lao động phổ biến là công nhân, nhân viên kỹ thuật và lao động quản lý. Các doanh nghiệp tuỳ theo đặc điểm sản xuất kinh doanh và đối tượng lao động mà họ nắm giữ có thể có các phương pháp xác định nhu cầu đào tạo với hai loại lao động này như sau:
- Với công nhân kỹ thuật:
+ Phương pháp tính toán căn cứ tổng hao phí thời gian lao động kỹ thuật cần thiết cho từng loại sản phẩm và quỹ thời gian lao động của loại nhân viên kỹ thuật tương ứng.
+ Phương pháp tính toán căn cứ vào số lượng máy móc, thiết bị kỹ thuật cần thiết cho quá trình sản xuất, mức đảm nhiệm của một nhân viên kỹ thuật và hệ số ca làm việc của máy móc thiết bị.
+ Phương pháp chỉ số: dự đoán nhu cầu công nhân viên kỹ thuật căn cứ vào chỉ số tăng của sản phẩm, chỉ số tăng của công nhân viên kỹ thuật trên tổng số công nhân viên và chỉ số tăng năng lao động ở kỳ kế hoạch.
- Với lao động quản lý
Với loại lao động này thì không thể áp dụng các phương pháp như xác định nhu cầu đào tạo của công nhân kỹ thuật do đặc điểm, tính chất nghề nghiệp là khác nhau. Hiệu quả lao động quản lý không thể định lượng một cách cụ thể và rõ ràng như lao động của công nhân trực tiếp tạo ra sản phẩm, mà nó chỉ được phản ánh thông qua kết quả chung của doanh nghiệp. Do đó việc xác định nhu cầu đào tạo này phần lớn phụ thuộc vào sự tự nguyện của mỗi người và con mắt đánh giá của người lao động quản lý cấp cao hơn.
Xác định mục tiêu đào tạo
Việc xác định mục tiêu đào tạo chính là xác định kết quả cần đạt được của chương trình đào tạo. Doanh nghiệp xác định đúng được mục tiêu đào tạo sẽ nâng
cao đựơc hiệu quả cần đạt được của chương trình đào tạo đó. Tuỳ vào mỗi doanh nghiệp mà mục tiêu đào tạo ở đây có thể là mục tiêu chung của toàn bộ công tác đào tạo trong năm hoặc một thời kỳ hoặc là mục tiêu của một chương trình đào tạo cụ thể. Tuy nhiên việc xác định mục tiêu đào tạo càng cụ thể bao nhiêu thì việc định hướng cho công tác đào tạo càng chính xác bấy nhiêu. Nhưng cuối cùng dù mục tiêu đào tạo có cụ thể hay khái quát thì vẫn phải đảm bảo mục tiêu phát triển chung của toàn doanh nghiệp vì thực chất đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là nhằm hoàn thành được mục tiêu của doanh nghiệp.
Mục tiêu đào tạo mà doanh nghiệp cần xác định trước mỗi khoá hay thời kỳ đào tạo phải gồm những nội dung sau:
- Những kỹ năng cụ thể cần được đào tạo và trình độ, kỹ năng có được sau đào tạo là những gì.
- Số lượng bao nhiêu và cơ cấu học viên như thế nào.- Thời gian đào tạo vào khi nào với thời lượng là bao nhiêu.
Lựa chọn đối tượng đào tạo
Lựa chọn đối tượng đào tạo là việc chọn ai để đào tạo. Cơ sở để lựa chọn đối tượng đào tạo là:
- Nhu cầu đào tạo của doanh nghiệp.
- Nguyện vọng được đào tạo của bản thân người lao động. - Khả năng của người lao động.
- Tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Việc lựa chọn đối tượng đào tạo là bước khá quan trọng trong cả tiến trình đào tạo. Vì nếu lựa chọn đối tượng đào tạo có chính xác thì hiệu quả đào tạo mới có thể cao. Mỗi doanh nghiệp tuỳ theo tình hình thực tế mà lựa chọn đối tượng đào tạo thích hợp. Ngoài những cơ sở trên, doanh nghiệp có thể lựa chọn đối tượng đào tạo bằng cách tham khảo ý kiến của người lãnh đạo cấp cao hơn hoặc tổ chức phỏng vấn trực tiếp người lao động.
Xây dựng chương trình và lựa chọn phương pháp đào tạo
Chương trình đào tạo là một hệ thống những môn học, bài học được giảng dậy để cung cấp cho học viên những kiến thức, kỹ năng nào trong thời gian là bao lâu. Trên cơ sở đó chúng ta đưa ra phương pháp đào tạo thích hợp.
Việc xây dựng phương pháp đào tạo cần căn cứ vào nhu cầu đào tạo, mục tiêu đào tạo và đối tượng đào tạo đã xác định ở trên để đưa ra được phương pháp hợp lý. Ví dụ như nếu một doanh nghiệp mà đối tượng đào tạo là lao động quản lý thì có thể áp dụng một số phương pháp như luân chuyển và thuyên chuyển công việc, đào tạo kỹ năng xử lý công văn, giấy tờ, kèm cặp và chỉ bảo...còn nếu đối tượng là công nhân kỹ thuật thì có thể sử dụng các phương pháp như đào tạo theo kiểu chỉ dẫn công việc, đào tạo theo kiểu học nghề, tổ chức các lớp cạnh doanh nghiệp...
Lựa chọn và đào tạo giáo viên
Việc lựa chọn giáo viên có thể lấy từ hai nguồn chính sau:
- Những người giỏi trong doanh nghiệp: đây thường là những người có thâm niên công tác lâu năm trong doanh nghiệp và là người có trình độ chuyên môn , kỹ thuật cao. Khi lựa chọn những người này thì có lợi thế là học nắm rõ tình hình của doanh nghiệp và biết được những loại kiến thức, kỹ năng mà người lao động còn thiếu. Từ đó có thể dễ dàng đưa ra chương trình đào tạo phù hợp cho doanh nghiệp. Tuy nhiên cũng có những bất lợi là sẽ ảnh hưởng đến công việc của những người này và việc trang bị những kiến thức về lý thuyết cho người học sẽ bị hạn chế.
- Những giáo viên ở các trường đại học, cao đẳng, trung học dạy nghề và ở các trung tâm đào tạo: khi lựa chọn giáo viên là những người này thì có ưu điểm là việc học viên tiếp cận lý thuyết sẽ bài bản và có hệ thống hơn. Đồng thời họ cũng có phương pháp giảng dạy và kỹ năng truyền đạt kiến thức dễ hiểu hơn. Nhưng có nhược điểm là đôi khi họ không gắn việc học tập với thực tế doanh nghiệp và tốn nhiều chi phí cho việc thuê giáo viên hơn.
Do đó để thiết kế một chương trình đào tạo hợp lý thì doanh nghiệp nên kết hợp cả thuê giáo viên ngoài và sử dụng những người có kinh nghiệm lâu năm trong
doanh nghiệp. Như vậy sẽ cho phép doanh nghiệp vừa tiếp cận được với các kiến thức mới vừa đảm bảo không xa rời thực tiễn tại doanh nghiệp.
Sau khi đã lựa chọn được giáo viên thích hợp, các giáo viên cần được tập huấn để nắm vững mục tiêu và cơ cấu của chương trình đào tạo, và phải trao đổi với những người lãnh đạo hay những người phụ trách công tác đào tạo của doanh nghiệp về giáo án sẽ giảng dạy để đạt đến thoả thuận giữa hai bên sao cho phù hợp nhất.
Dự tính kinh phí đào tạo
Trước khi tiến hành chương trình đào tạo thì doanh nghiệp cần phải dự tính kinh phí đào tạo để xem xét khả năng doanh nghiệp có đủ tiềm lực tài chính để đầu tư hay không. Một chương trình đào tạo dù có hoàn hảo đến đâu nhưng nó vẫn không thể thực hiện được nếu như vượt quá khả năng chi trả của doanh nghiệp.
Chi phí đào tạo bao gồm :
- Chi phí cho việc học gồm mua sắm trang thiết bị giảng dạy và học tập, tài liệu giáo trình, thuê địa điểm giảng dạy,…
- Chi phí cho việc thuê giáo viên.
- Chi phí cơ hội: chi phí trả tiền lương cho học viên trong quá trình học tập, chi phí cho việc khắc phục sản phẩm hỏng cho học viên, giá trị doanh nghiệp có thể đạt được nếu như họ không tham gia khoá đào tạo…
Với các doanh nghiệp hiện nay thì thường xây dựng quỹ đào tạo phát triển để phục vụ cho công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. Quỹ đào tạo này được trích từ lợi nhuận của công ty hay từ một nguồn hỗ trợ khinh phí nào đó như là của các công ty mẹ hay tổng công ty. Tuỳ vào quy mô và tình trạng hoạt động của daonh nghiệp mà quỹ này có tỷ trọng lớn hay nhỏ. Vì kinh phí cho đầu tư phát triển là một loại chi phí nên phải được dự tính hợp lý mà doanh nghiệp có thể chi trả được. Kinh phí đào tạo được dự tính tuỳ thuộc vào nhu cầu đào tạo, mục tiêu đào tạo, đối tượng, phương pháp đào tạo và nó cũng quyết định phần nào đến hiệu quả
đào tạo. Do đó kinh phí đào tạo cũng phải ở mức hợp lý để không làm ảnh hưởng đến hiệu qủa đào tạo.
Đánh giá chương trình và kết quả đào tạo
Công tác đánh giá chương trình và kết quả đào tạo đóng vai trò hết sức quan trọng trong tiến trình đào tạo. Thông qua đó, doanh nghiệp mới xác định được hiệu quả của công tác đào tạo đối với việc thực hiện công việc, xem xét chi phí bỏ ra đào tạo có hợp lý và chính đáng không, đồng thời là cơ sở để xây dựng kế hoạch đào tạo cho những kỳ tiếp theo.
Việc đánh giá chương trình đào tạo có thể dựa váo các tiêu thức sau: - Mục tiêu đào tạo có đạt được không.
- Tính hiệu quả kinh tế của đào tạo
- Ưu, nhược điểm của chương trình đào tạo (về giáo viên, tài liệu học tập, phương pháp đào tạo, thời gian đào tạo…)
Kết quả đào tạo được đánh giá qua:
- Kết quả nhận thức có được sau khi khoá đào tạo kết thúc (có thể đánh giá bằng bài kiểm tra, bằng bảng hỏi câu trắc nghiệm hoặc bằng phỏng vấn trực tiếp…)
- Khả năng vận dụng của người lao động vào công việc hiện tại.
- Sự thay đổi hành vi theo hướng tích cực của người lao động sau khoá đào tạo. Doanh nghiệp có thể tiến hành đánh giá hiệu quả đào tạo vào giữa kỳ, cuối kỳ hoặc định kỳ nếu đào tạo dài hạn. Có nhiều phương pháp doanh nghiệp có thể sự dụng để đánh giá tuỳ thuộc vào từng chương trình đào tạo cụ thể. Gồm đánh giá định tính và đánh giá định lượng.
*Phương pháp định tính
- Phân tích thực nghiệm: theo phương pháp này người đánh giá sẽ so sánh kết quả thực hiện công việc của những người không tham gia đào tạo với những người tham gia đào tạo. Từ đó có thể xác định được những thay đổi về năng suất lao động
của người lao động nhờ được đào tạo. Áp dụng phương pháo này dễ tiến hành nhưng mức độ chính xác không cao.
- Phương pháp đánh giá hiệu quả dựa vào những thay đổi của học viên: đối với lao động sản xuất có thể định lượng được khối lượng sản phẩm sản xuất ra thì chỉ cần so sánh năng suất lao động của người lao động trước khi và sau khi được đào tạo. Còn với lao động quản lý thì kết quả công việc của họ khó có thể định lượng cụ thể mà chỉ căn cứ vào các hoạt động của doanh nghiệp có diễn ra một cách trôi chảy hay không, và thông qua kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.Phương pháp này cũng chưa thực sự chính xác.
- Phương pháp đánh giá thông qua bài kiểm tra: bài kiểm tra có thể được tiến hành giữa khoá học để đánh giá hiệu quả của chương trình đào tạo trong từng giai đoạn và để kịp thời có những thay đổi cho phù hợp như về tài liệu, cách thức giảng dạy của giáo viên, hoặc vào cuối khoá để đánh giá hiệu quả của toàn khoá học.Với cách kiểm tra này thì có thể xác định được khối lượng kiến thức học viên có được sau khoá đào tạo tuy nhiên lại không kiểm tra được kỹ năng thực hành của học viên. - Phương pháp đánh giá thông qua bảng hỏi: bảng hỏi sẽ được thiết kế và đưa cho từng học viên để hỏi ý kiến học viên về từng nội dụng của chương trình đào tạo như phương pháp đào tạo, chi phí đào tạo, thời gian đào tạo, giáo viên giảng dạy...Theo phương pháp này thì có thể đánh giá được các nội dung của chương trình đào tạo có thực sự đáp ứng được yêu cầu không nhưng việc thiết kế bảng hỏi đòi hỏi phải có một bộ phận người có chuyên môn và mất nhiều thời gian xây dựng để phù hợp và khoa học.
* Phương pháp định lượng
- Phương pháp tính lợi nhuận thu được năm sau trên một đơn vị chi phí đào tạo năm trước. Phương pháp này giúp cho doanh nghiệp đánh giá xem với một đồng chi phí bỏ ra cho đào tạo thì sẽ thu được bao nhiêu đồng lợi nhuận.
- Phương pháp tính chi phí đào tạo trung bình cho mỗi học viên. Chi phí TB = Tổng chi phí đào tạo / Tổng số học viên
Phương pháp đánh giá chỉ tiêu này sẽ cho doanh nghiệp biết được mức độ đầu tư chi đào tạo một học viên tham gia chương trình đào tạo, so sánh qua các năm để từ đó quản lý tốt hơn nguồn kinh phí cho đào tạo và phát triển.
- Phương pháp đánh giá hiệu quả kinh tế của hoạt động đào tạo
Hiệu quả hoạt động đào tạo = Kết quả kinh doanh / Tổng chi phí đào tạo - Phương pháp đánh giá thông qua thời gian thu hồi vốn
T = C / M Trong đó:
- T là thời gian thu hồi vốn - C là tổng chi phí đào tạo
- M là lợi nhuận thuần của doanh nghiệp do công nhân tạo ra sau khi đào tạo