- Cơ chế tiếp nhận và sử dụng sinh viên sau khi tốt nghiệp
3.2.7. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý sinh Việt Nam du học tại nước ngoà
Việt Nam du học tại nước ngoài
3.2.7.1. Mục đích và ý nghĩa của biện pháp
Trong quản lý nói chung và quản lý giáo dục nói riêng, công nghệ thông tin ngày càng đóng vai trò quan trọng, là một nhân tố nâng cao hiệu quả công tác quản lý. Hệ thống mạng thông tin là huyết mạch quan trọng đảm bảo
lưu chuyển thông tin và các quyết định quản lý của người làm công tác quản lý đến sinh viên. Vì vậy, đối với công tác tổ chức thực hiện việc quản lý sinh viên du học, công nghệ thông tin là một trong những lĩnh vực ưu tiên cần phải được chấn chỉnh và đặc biệt coi trọng. Công nghệ thông tin giúp người làm công tác quản lý sinh viên và bản thân sinh viên dễ dàng tạo mối liên hệ mật thiết với nhau, thậm chí là trực tuyến góp phần tăng cường hiệu quả của nhà quản lý cũng như tạo thuận lợi cho sinh viên. Ngoài ra thông tin còn có vai trò quan trọng trong đời sống tinh thần của sinh viên vì nhờ có công nghệ thông tin họ có thể liên lạc được với gia đình, bạn bè..
Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý sinh viên Việt Nam du hoc tại nước ngoài có vai trò rất quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả công tác quản lý như: Rút ngắn thời gian xử lý thông tin trong nước và nước ngoài đặc biệt là công tác cấp phát kinh phí; Cập nhật thông tin liên tục trong quá trình nộp hồ sơ dự tuyển (đăng ký online); Rút ngắn thời gian vào sổ sách chứng từ tài chính; Tăng độ chính xác cho công tác quản lý tài chính và giảm giấy tờ do đã ứng dụng công nghệ thông tin hỗ trợ các công việc hằng ngày; Tăng cường sự giám sát tình hình thực hiện công tác thu chi tài chính; nắm bắt được tình hình học tập, sinh hoạt của sinh viên đang học tại nước ngoài.
3.2.7.2. Nội dung và quy trình thực hiện
Rà soát lại công tác ứng dụng công nghệ thông tin hiện nay trong quá trình quản lý như: phần mềm quản lý tuyển sinh (đăng ký online); phần mềm quản lý chi tiêu nội tệ, phần mềm theo dõi cấp phát kinh phí cho sinh viên tại nước ngoài, phần mềm quản lý sinh viên đang học tại nước ngoài, Website, hệ thống quản lý hành chính điện tử, trao đổi thư điện tử...
Xây dựng quy trình công khai các thủ tục hành chính của Cục ĐTVNN theo cơ chế một cửa tại Cục ĐTVNN và trên website của Cục. Như vậy, những người quan tâm đến du học sẽ dễ dàng tìm hiểu trực tiếp hoặc qua
mạng các thủ tục và qui trình xử lý hồ sơ tại Cục ĐTVNN, thậm chí một số khâu văn bản có thể xử lý qua mạng.
Xây dựng lại hệ thống phần mềm quản lý sinh viên với nhiều tiện ích hơn, phần mềm quản lý chi nội tệ, phần mềm cấp phát kinh phí cho các sinh viên tại nước ngoài.
Tăng cường bồi dưỡng nhận thức cho các cán bộ quản lý và chuyên viên làm công tác quản lý sinh viên thấy được vai trò quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác quản lý.
3.2.7.3. Các điều kiện để thực hiện
Cần có sự phối hợp của các Bộ, ngành có liên quan trong việc xây dựng hệ thống mạng thông tin quản lý. Phối hợp với Sứ quán, Hội sinh viên Việt Nam tại nước ngoài để xây dựng website riêng về tình hình sinh viên đang học tập ở nước ngoài. Thông qua các website này, có thể nắm bắt chính xác hơn về số lượng cũng như quá trình học tập của sinh viên.
Cần có chuyên gia thiết lập phần mềm quản lý chi tiêu nội bộ và theo dõi cấp phát kinh phí cho các sinh viên tại nước ngoài.
Đề nghị các cán bộ làm công tác quản lý tài chính, quản lý sinh viên, báo cáo về những thuận lợi và khó khăn trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình quản lý tài chính hiện nay.
Có đủ kinh phí thực hiện việc thiết lập và quản lý phần mềm và các quy trình, tiêu chuẩn, tiêu chí đánh giá, khảo sát.