- Cơ chế tiếp nhận và sử dụng sinh viên sau khi tốt nghiệp
3.2.5. Hoàn thiện chế độ và quy trình quản lý cấp phát kinh phí cho sinh viên đang học ở nước ngoài cho phù hợp với điều kiện thực tế
sinh viên đang học ở nước ngoài cho phù hợp với điều kiện thực tế
3.2.5.1. Mục đích và ý nghĩa của biện pháp
Từ khi triển khai thực hiện Đề án đào tạo cán bộ tại nước ngoài bằng NSNN đến cuối năm 2007, công tác cấp phát kinh phí cho sinh viên du học tại nước ngoài được thực hiện dựa vào Thông tư liên tịch số
88/2001/TTLT/BTC-BGD&ĐT-BNG ký ngày 06/11/2001 về việc hướng dẫn quản lý và cấp phát nguồn kinh phí NSNN dành cho Đề án “Đào tạo cán bộ KHKT ở các cơ sở đào tạo nước ngoài”. Đến tháng 01/2008 áp dụng theo Thông tư liên tịch số 144/2007/TTLT/BTC-BGD&ĐT-BNG ký ngày 5/12/2007 khi Thông tư có hiệu lực ban hành. Cục Đào tạo với nước ngoài được thành lập trên cơ sở cơ cấu lại Ban điều hành các Đề án đào tạo tại nước ngoài và có các phòng ban chức năng cụ thể phối hợp công việc với nhau vì vậy việc xây dựng và ban hành quy trình cấp phát kinh phí cho sinh viên du học tại nước ngoài là rất cần thiết và phải thực hiện sớm. Mục đích của việc xây dựng quy trình là nhằm đảm bảo việc cấp phát kinh phí đúng theo quy định tài chính hiện hành và quy chế quản lý lưu học sinh đi học tại nước ngoài đồng thời đảm bảo sự phối hợp công việc chặt chẽ giữa các phòng ban chức năng trực thuộc Cục.
Quy trình này giúp cán bộ quản lý tài chính, cán bộ quản lý sinh viên thực hiện công việc được thuận lợi, chính xác, không bị chồng chéo, quản lý sử dụng NSNN một cách hiệu quả. Trong quá trình thực hiện, cán bộ quản lý sinh viên cần nắm bắt thông tin từ nhiều nguồn như sinh viên, cán bộ, đại sứ quán tại Nước sở tại về tình hình để đề nghị có những điều chỉnh phù hợp, kịp thời hỗ trợ cho sinh viên.
3.2.5.2. Nội dung và quy trình thực hiện
Căn cứ Quyết định phê duyệt chức năng nhiệm vụ của Cục Đào tạo với nước ngoài, quy chế quản lý sinh viên ở nước ngoài, Thông tư liên tịch số 144 hướng dẫn cấp phát kinh phí cho các sinh viên đi học tại nước ngoài bằng NSNN và chức năng nhiệm vụ của các phòng ban trực thuộc Cục để xây dựng quy trình.
Xây dựng quy định về thủ tục đối với sinh viên để được phép nhận các khoản tiền như vé máy bay, học phí, bảo hiểm y tế, sinh hoạt phí, phí đi đường ...
Xây dựng tiêu chuẩn quy định đối với các chứng từ được coi là hợp lý, hợp lệ như hóa đơn học phí, hoá đơn bảo hiểm y tế, bảng điểm kết quả học tập, báo cáo định kỳ ...
Quy định rõ chức năng nhiệm vụ của các phòng ban trong Cục liên quan đến công tác cấp phát kinh phí và các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Văn phòng một cửa của Cục Đào tạo với nước ngoài nhận hồ
sơ như: Hoá đơn học phí, BHYT, báo cáo kết quả học tập... của sinh viên từ nước ngoài gửi về giao cho Phòng Lưu học sinh.
Bước 2: Khi nhận hồ sơ từ Văn phòng một cửa, Phòng LHS chuyển
giao cho chuyên viên phụ trách kiểm tra hồ sơ và lập đề nghị cấp phát kinh phí cho sinh viên và chuyển sang Phòng Tài chính xem xét.
Bước 3: Phòng Tài chính có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ
của chứng từ lập dự toán và lệnh rút dự toán của Kho Bạc Nhà nước trình lãnh đạo Cục ký duyệt. Sau đó chuyển toàn bộ hồ sơ, chứng từ tài chính ra Kho bạc Nhà nước để hạch toán.
Bước 4: Chuyên viên phụ trách của Kho Bạc nhà nước thực hiện các
công việc nghiệp vụ để hạch toán số tiền Cục đào tạo với nước ngoài đã đêg nghị cấp cho sinh viên, sau đó chuyển trả lại cho Cục Đào tạo với nước ngoài.
Bước 5: Phòng Tài chính nhận hồ sơ tài chính lập lệnh chuyển tiền
theo Dự toán của Kho Bạc, chuyển lệnh chuyển tiền đến Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam để chuyển tiền cho sinh viên.
Bước 6: Sau khi việc chuyển tiền được thực hiện, Phòng Tài chính có
trách nhiệm thông báo ngược trở lại cho Phòng LHS được biết để theo dõi quản lý. Phòng Tài chính và Phòng LHS cùng vào sổ sách theo dõi cấp phát kinh phí cho sinh viên đang học tại nước ngoài để có kế hoạch bố trí ngân sách.
Lưu ý: Đối với một số nước đặc thù như Nga, Cuba, Belarus, Ucraina
cần xây dựng thêm quy định riêng (vì sinh viên đi học ở các nước này nhận sinh hoạt phí thông qua Đại Sứ quán Việt Nam ở nước sở tại).
3.2.5.3. Các điều kiện để thực hiện
Cần có sự chỉ đạo, lãnh đạo của Cục Đào tạo với nước ngoài và sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban trong Cục, các đơn vị liên quan trong quy trình cấp phát kinh phí, sinh viên du học và Đại Sứ quán Việt Nam ở nước sở tại.
Có phương pháp quản lý cấp phát khoa học, đơn giản, thuận lợi để chuyển kinh phí cho cơ sở đào tạo cũng như sinh hoạt phí định kỳ sinh viên.
Có quy trình, tiêu chuẩn, tiêu chí đánh giá.
Kiểm tra quá trình cấp phát, báo cáo số liệu định kỳ theo tháng, quý để theo dõi, đánh giá độ chính xác của các số liệu báo cáo.
Có đội ngũ cán bộ thành thạo về chuyên môn, nghiệp vụ quản lý tài chính trung thực, nhiệt tình, cẩn thận, khách quan.