- Nhiệm vụ, quyền hạn:
b, Thực trạng thực hiện các bước trong quy trình cấp phát kinh phí cho sinh viên đang học tại nước ngoài:
cho sinh viên đang học tại nước ngoài:
- Bước 1: Sau khi nhận được thông báo học phí (HP), bảo hiểm y tế (BHYT) của cơ sở đào tạo nước ngoài hoặc các hóa đơn chứng từ, báo cáo định kỳ của sinh viên gửi về, chuyên viên phụ trách có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ, chính xác của chứng từ lập đề nghị thanh toán xin ý kiến của Lãnh đạo Phòng LHS và chuyển đến Phòng Tài chính xem xét để lập dự toán các khoản kinh phí đến hạn phải thanh toán cho sinh viên.
- Bước 2: Phòng Tài chính kiểm tra tính hợp lệ, chính xác của các chứng từ, lập dự toán và chuyển cho các chuyên viên phụ trách nước để tiến hành làm lệnh chuyển tiền theo mẫu quy định của Kho Bạc và Ngân hàng.
- Bước 3: Sau khi hoàn thành các lệnh chuyển tiền, chuyên viên phụ trách nước sẽ trình Kế toán trưởng và chủ tài khoản ký và gửi ra Kho Bạc Nhà nước hạch toán. Khi có chứng từ của Kho bạc, chuyên viên sẽ gửi ra Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam để chuyển tiền HP, BHYT cho các cơ sở đào tạo nước ngoài và sinh hoạt phí (SHP) cho cá nhân (Nếu sinh viên tự bỏ
tiền ra nộp HP, BHYT thì sẽ được truy hoàn các khoản tiền này vào tài khoản cá nhân).
Quy trình trên được triển khai thực hiện dựa trên quy định của Trưởng Ban đề ra khi Đề án 322 và cho đến khi thành lập Cục Đào tạo với nước ngoài nhưng không được quy định chính thức tại văn bản quy phạm nào. Hiện nay, với số lượng LHS đi học ngày càng đông có lúc xảy ra tình trạng ùn tắc chứng từ chưa được giải quyết vì phụ thuộc vào quá nhiều đơn vị tham gia giải quyết. Do đó, Quy trình cấp phát kinh phí cần phải được cải tiến soạn thảo ban hành thành văn bản chính thức bao gồm 2 phần lớn là quy định thủ tục đối với sinh viên (LHS) và quy trình xử lý hồ sơ cấp phát kinh phí. Mặt khác, quy trình này cần phải được đăng trên hệ thống website của Cục Đào tạo với nước ngoài để các sinh viên có thể cập nhật thông tin mới nhất đáp ứng đầy đủ các thủ tục tài chính quy định gửi về Cục ĐTVNN để nhận các khoản kinh phí tiếp theo kịp thời.
2.3.6. Thực trạng thực hiện các thủ tục ra quyết định cử sinh viên đihọc tại nước ngoài học tại nước ngoài
Ngay khi có Quyết định phê duyệt danh sách ứng viên trúng tuyển đi học trình độ ĐH tại nước ngoài bằng NSNN của Lãnh đạo Bộ GD&ĐT, Cục Đào tạo với nước ngoài sẽ tổ chức thực hiện và giải quyết các thủ tục đi học cho các ứng viên.
Tổ chức cho ứng viên học tập, bồi dưỡng chính trị trước khi đi học nước ngoài bằng các hình thức phong phú hiệu quả hơn như tổ chức giao lưu để các sinh viên đã tốt nghiệp báo cáo kinh nghiệm cho sinh viên sắp đi học ở các nước, tổ chức Hội Cựu sinh viên của Đề án 322.
Phối hợp với cơ quan Tư vấn trong nước và quốc tế giúp đỡ sinh viên tìm cơ sở đào tạo nước ngoài có chất lượng cao và học phí hợp lý, đảm bảo tiết kiệm NSNN, đào tạo được nhiều sinh viên và khắc phục tình trạng thiếu ngân sách hàng năm.
phổ biến trên Website của Ban Điều hành các đề án đào tạo tại nước ngoài và được phổ biến trong buổi họp công bố kết quả trúng tuyển hàng năm sau đó nộp cho chuyên viên phụ trách nước đi học theo phân công của Ban điều hành. Để nhận được Quyết định cử đi học của Bộ, chuyên viên phải thực hiện các bước sau:
Bước 1: Nhận hồ sơ của ứng viên, xem xét và lập phiếu xử lý hồ sơ. Bước 2: Gửi phiếu xử lý hồ sơ đến Vụ Giáo dục ĐH để xin ý kiến thẩm định về chất lượng cơ sở đào tạo, ngành học, thời gian cử đi học, trình độ ngoại ngữ của ứng viên…
Bước 3: Sau khi nhận được ý kiến đồng ý của Vụ Giáo dục ĐH, Ban Điều hành sẽ cấp Giấy triệu tập (GTT) đi học nước ngoài.
Bước 4: Chuyển GTT cho ứng viên để Bộ chủ quản và cơ quan công tác của ứng viên ra quyết định cử đi học.
Bước 5: Trên cơ sở quyết định cử đi học của Bộ chủ quản, Ban Điều hành sẽ trình Lãnh đạo Bộ ra quyết định cử đi học. Quyết định này là cơ sở để cấp học bổng.
Bước 6: Lãnh đạo Bộ ký Quyết định cử đi học cho ứng viên.
Bảng 2.3. Đánh giá thời gian xử lý các bước trong quy trình ra Quyết định cử đi học
TT Nội dung đánh giá ĐúngTiến độ thực hiện
tiến độ Chậm
Rất chậm 1 Bước 1: Nhận hồ sơ của ứng viên, xem xét và
lập phiếu xử lý hồ sơ (Chuyên viên Ban Điều hành)
50(100%) (100%)