CỦA VĂN PHềNG KHU VỰC MIỀN BẮC THUỘC TỔNG CễNG TY HÀNG KHễNG VIỆT NAM
2.2.2. Mối quan hệ giữa xỳc tiến bỏn hàng của Văn phũng khu vực Miền Bắc với Tổng cụng ty Hàng khụng Việt Nam và với cỏc Văn phũng đại diện khỏc
Tổng cụng ty Hàng khụng Việt Nam và với cỏc Văn phũng đại diện khỏc
Là một đơn vị hạch toỏn phụ thuộc của Tổng cụng ty Hàng khụng Việt Nam nờn cỏc hoạt động xỳc tiến bỏn hàng của VPKVMB cũng đặt dưới sự chỉ đạo, hướng dẫn của TCTHKVN, cụ thể là cỏc Ban Kế hoạch Phỏt triển và Ban Tiếp thị Bỏn sản phẩm thuộc Tổng cụng ty. Khi xõy dựng thực hiện một chương trỡnh xỳc tiến bỏn hàng cho một thời kỡ nhất định, cỏc bộ phận trờn được đặt trong mối quan hệ phõn cụng về trỏch nhiệm và quyền hạn như sau:
• Ban Kế hoạch phỏt triển:
• Xõy dựng kế hoạch ngõn sỏch, quản lý và triển khai thực hiện kế hoạch ngõn sỏch quảng cỏo chiến lược hành khỏch toàn mạng VN và quan hệ cụng chỳng phỏt sinh tại ban;
• Tổng hợp và đề xuất phương ỏn phõn bổ ngõn sỏch: thụng bỏo kế hoạch ngõn sỏch đó được phờ duyệt, giỏm sỏt tỡnh hỡnh thực hiện ngõn sỏch quảng cỏo chiến lược hành khỏch và quan hệ cụng chỳng do cỏc Văn phũng khu vực và văn phũng chi nhỏnh thực hiện.
• Quản lý ngõn sỏch dự phũng (khụng vượt quỏ 10% tổng ngõn sỏch được phờ duyệt) cho hoạt động quảng cỏo chiến lược hành khỏch và quan hệ cụng chỳng.
• Ban Tiếp thị bỏn sản phẩm:
• Xõy dựng kế hoạch ngõn sỏch, quản lý và triển khai thực hiện kế hoạch ngõn sỏch quảng cỏo chiến thuật, xỳc tiến thương mại chiến lược hành khỏch phỏt sinh tại Ban;
• Tổng hợp và đề xuất phương ỏn phõn bổ ngõn sỏch; thụng bỏo kế hoạch ngõn sỏch đó được phờ duyệt, giỏm sỏt tỡnh hỡnh thực hiện ngõn sỏch quảng cỏo chiến thuật, xỳc tiến thương mại chiến thuật và quan hệ cụng chỳng hành khỏch do
cỏc Văn phũng khu vực, Văn phũng chi nhỏnh thực hiện;
• Quản lý ngõn sỏch dự phũng (khụng vượt quỏ 10% tổng ngõn sỏch được phờ duyệt) cho cỏc hoạt động quảng cỏo chiến thuật và xỳc tiến thương mại hành khỏch.
• Cỏc Văn phũng khu vực, Văn phũng chi nhỏnh:
• Xõy dựng kế hoạch ngõn sỏch quảng cỏo tiếp thị, xỳc tiến thương mại và quan hệ cụng chỳng tại thị trường mỡnh quản lý;
• Quản lý và thực hiện kế hoạch ngõn sỏch được giao cho cỏc hoạt động quảng cỏo tiếp thị, quan hệ cụng chỳng hành khỏch tại thị trường mỡnh quản lý.
Việc quản lý mẫu mó, thiết kế nội dung cỏc ấn phẩm quảng cỏo tiếp thị, quan hệ cụng chỳng được phõn cụng như sau:
- Ban Kế hoạch phỏt triển là đơn vị chủ trỡ việc quản lý hỡnh ảnh VN thống nhất trờn toàn mạng sẽ hỗ trợ cỏc Ban chuyờn mụn đảm bảo tớnh thống nhất hỡnh ảnh và thụng tin về VN.
- Trưởng ban Kế hoạch phỏt triển hoặc người được ủy quyền phờ duyệt nội dung, mẫu thiết kế cỏc ấn phẩm quảng cỏo chiến lược, chiến thuật của VN.
- Đối với cỏc mẫu thiết kế quảng cỏo chiến thuật, cỏc Văn phũng khu vực, văn phũng chi nhỏnh phải đệ trỡnh mẫu thiết kế cho Ban KHPT phờ duyệt trước khi thực hiện. Mẫu thiết kế được Ban KHPT phờ duyệt là một trong cỏc chứng từ cần thiết trong hồ sơ thanh quyết toỏn của cỏc VPCN/VPKV với Ban Tài chớnh kế toỏn.
Việc quản lý, phờ duyệt thụng tin bỏo chớ do Tổng giỏm đốc hoặc Người phỏt ngụn hoặc Trưởng ban kế hoạch phỏt triển hoặc người được ủy quyền phờ duyệt nội dung thụng tin cho bỏo chớ theo chức năng chuyờn mụn.
Dưới đõy là quy trỡnh tiến hành hoạt động quảng cỏo của Văn phũng khu vực Miền Bắc. Từ đú cú thể thấy được mối quan hệ chặt chẽ giữa VPKVMB với Tổng
cụng ty Hàng khụng Việt Nam và cỏc Văn phũng Đại diện.
Hỡnh 2.4: Cụng tỏc quảng cỏo và phối hợp thực hiện giữa cỏc bộ phận/cỏc đơn vị trong VPKVMB [18.]
Hoạt động quảng cỏo do Phỏt Triển Bỏn chủ trỡ
Phỏt Triển Bỏn Văn phũng đại diện (VPDD) Kế hoạch quảng cỏo năm (theo kế hoạch) hoặc phỏt sinh theo yờu cầu của
thị trường hoặc nhận yờu cầu quảng cỏo từ Tổng Cụng ty
Đơn vị chủ động xõy dựng kế hoạch quảng cỏo sản phẩm cụ thể theo kế hoạch của năm hoặc phỏt sinh theo yờu cầu của thị trường hoặc nhận yờu cầu quảng cỏo từ Tổng Cụng ty Đối với quảng cỏo liờn quan đến thị trường địa phương (Vớ dụ: giỏ khuyến mại), Phỏt Triển Bỏn trao đối với VPDD để xỏc định nhu cầu và thụng tin liờn quan
Phối hợp với Phỏt Triển Bỏn, cung cấp thụng tin liờn quan để xõy dựng kế hoạch quảng cỏo (thụng điệp, phương tiện quảng cỏo địa phương, đối tượng, kờnh phõn phối ấn phẩm, …)
Xỏc định đối tượng mục tiờu
Xỏc định đối tượng khỏch hàng mà hoạt động quảng cỏo hướng tới, trờn cơ sở này sẽ xỏc định được phương tiện quảng cỏo và soạn thụng điệp quảng cỏo phự hợp
Xõy dựng thụng điệp
quảng cỏo
Xỏc định nội dung quảng cỏo là gỡ, thụng tin bằng văn bản, hỡnh ảnh, biểu tượng cần thể hiện trong mỗi phương tiện quảng cỏo
Mục tiờu của thụng điệp quảng cỏo: để thụng bỏo, để lụi cuốn, để tạo ra sự lụi cuốn,…
Thụng điệp quảng cỏo cần được viết ra bằng văn bản rừ ràng, cụ thể, chi tiết Xỏc định
phương tiện và tần suất
Việc lựa chọn phương tiện và tần suất căn cứ vào:
- Đặc điểm của phương tiện cú khả năng đỏp ứng tốt nhất khỏch hàng mục tiờu ở bước 2
- Đơn giỏ quảng cỏo của từng phương tiện - Nguồn kinh phớ dành cho quảng cỏo
Cung cấp thụng tin về cỏc phương tiện quảng cỏo tại địa phương, phối hợp đỏnh giỏ tớnh hiệu quả và lựa chọn phương tiện thớch hợp
- Cú thể lựa chọn một phương tiện hoặc kết hợp nhiều phương tiện Sử dụng Bảng thống kờ kờnh và phương tiện quảng cỏo do Phỏt Triển Bỏn xõy dựng làm phương tiện hỗ trợ
Lựa chọn đối tỏc
Lựa chọn cụng ty thiết kế, cụng ty quảng cỏo. Cú 2 hỡnh thức:
- Chọn một cụng ty dịch vụ quảng cỏo để thực hiện tất cả cỏc nội dung quảng cỏo đề ra trong kế hoạch
- Chọn nhiều đối tỏc (mỗi đối tỏc cú ưu thế về phương tiện quảng cỏo ở bước 4), ký hợp đồng trực tiếp (khụng thụng qua cụng ty dịch vụ trung gian)
Cỏc đối tỏc đều được lựa chọn trờn cơ sở khả năng thực hiện và giỏ thành quảng cỏo
Sử dụng Bảng đỏnh giỏ đối tỏc cung cấp dịch vụ hằng năm làm cơ sở tham khảo Xõy dựng kế hoạch quảng cỏo tổng thể và kiến nghị lónh đạo phờ duyệt
Sau khi thực hiện xong cỏc bước trờn, đơn vị xõy dựng kế hoạch quảng cỏo tổng thể dưới dạng cụng văn và trỡnh lónh đạo phờ duyệt
Trường hợp lónh đạo yờu cầu chỉnh sửa, đơn vị thực hiện theo chỉ đạo và kiến nghị lại. Trong cụng văn, đơn vị bỏo cỏo đó trao đổi và thống nhất với đơn vị khỏc
Ký kết hợp đồng
Sau khi lónh đạo phờ duyệt, đơn vị tiến hành ký kết hợp đồng với cỏc đối tỏc đó được lựa chọn
Thiết kế maquette
Đơn vị chuyển tư liệu cho đối tỏc thiết kế maquette, maquette được thiết kế trờn cơ sở:
- Sử dụng mẫu của Ban Kế Hoạch Phỏt Triển, cụng ty đối tỏc thay nội dung, hỡnh ảnh cho phự hợp
- Nếu khụng cú mẫu, đối tỏc thực hiện thiết kế độc lập. Đơn vị theo dừi và phối hợp để cú maquette chuyển tải tốt nhất được nội dung quảng cỏo Trỡnh maquette xin phờ duyệt - đối
với maquette xõy dựng theo mẫu Tổng Cụng ty:
- Cấp 1: bộ phận phụ trỏch quảng cỏo của Phỏt Triển Bỏn xõy dựng
maquette và trỡnh cỏn bộ phũng phờ duyệt
- Cấp 2: Gửi maquette cho Ban Kế Hoạch Phỏt Triển phờ duyệt
Trỡnh maquette xin phờ duyệt - đối với maquette xõy dựng khụng theo mẫu Tổng Cụng ty:
- Cấp 1: bộ phận phụ trỏch quảng cỏo của Phỏt Triển Bỏn xõy dựng
maquette và trỡnh cỏn bộ phũng phờ duyệt
- Cấp 2: Gửi maquette cho Ban Kế Hoạch Phỏt Triển phờ duyệt
- Cấp 3: Trỡnh maquette (Ban kế Hoạch Phỏt Triển đó phờ duyệt) lờn lónh đạo phờ duyệt
Thực hiện quảng cỏo,
giỏm sỏt, nghiệm thu
Thực hiện đụn đốc đối tỏc thực hiện quảng cỏo đỳng tiến độ, tần suất, chất lượng mà cỏc bờn đó ký kết. Cụng tỏc phối hợp trong Văn phũng Miền Bắc thực hiện quảng cỏo trờn cỏc phương tiện như Bảng phõn cụng trỏch nhiệm dưới đõy:
Bỏo cỏo và thanh quyết
toỏn
Sau khi toàn bộ quảng cỏo đó thực hiện xong, Phỏt Triển Bỏn tập hợp chứng từ, bỏo cỏo kết quả thực hiện (kế hoạch và phỏt sinh- nếu cú) gửi lónh đạo phờ duyệt
Sau khi lónh đạo phờ duyệt, Phỏt Triển Bỏn làm thanh quyết toỏn gửi Tài chớnh-Kế toỏn
VPDD tập hợp chứng từ liờn quan cụng việc phụ trỏch và thụng tin kết quả thực hiện cỏc cụng việc này cho Phỏt Triển Bỏn tổng hợp và bỏo cỏo lónh đạo phờ duyệt