CỦA VĂN PHềNG KHU VỰC MIỀN BẮC THUỘC TỔNG CễNG TY HÀNG KHễNG VIỆT NAM
2.2.1. Tổ chức bộ mỏy thực hiện xỳc tiến bỏn hàng
Hỡnh 2.1: Sơ đồ tổ chức phũng Phỏt triển bỏn – VPKVMB [19.]
Phũng Phỏt triển bỏn là đơn vị tổng hợp, phõn tớch, đỏnh giỏ tỡnh hỡnh thị trường liờn quan đến hoạt động bỏn sản phẩm vận chuyển hành khỏch tại thị trường miền Bắc, từ đú tổng hợp, xõy dựng và triển khai cỏc kế hoạch tiếp thị, kế hoạch hành động hàng năm, cỏc kiến nghị về chớnh sỏch thương mại đối với hành khỏch tại thị trường miền Bắc sau khi đó được Giỏm đốc Văn phũng phờ duyệt.
Cơ cấu tổ chức nhõn sự của phũng gồm Trưởng phũng, 2 phú trưởng phũng, cỏc Đội giỏ cước và quản trị doanh thu, Đội Bỏn, Đội nghiờn cứu thị trường. Trong đú Đội nghiờn cứu thị trường chịu trỏch nhiệm chớnh trong việc đề xuất, lập kế hoạch và triển khai thực hiện cỏc chương trỡnh xỳc tiến bỏn, cú sự phối hợp giỳp đỡ của cỏc thành viờn đội Bỏn. Đội Nghiờn cứu thị trường gồm 10 người được chia thành 3 nhúm phụ trỏch cỏc cụng việc như: xử lý dữ liệu và nghiờn cứu thị trường, thực hiện cụng tỏc quảng cỏo, truyền thụng, thụng tin thị trường và tổng hợp bỏo cỏo thụng tin phản hồi. Cỏc kế hoạch xỳc tiến thương mại bao gồm hoạt động quảng cỏo, khuyến mại, quan hệ cụng chỳng và cỏc hoạt động khuếch trương hàng năm được Đội nghiờn cứu thị trường đề xuất và bỏo cỏo lờn Trưởng phũng. Đú là việc xỏc định mục tiờu của cụng tỏc xỳc tiến; phõn cụng nhõn sự; cỏc hỡnh thức xỳc tiến được sử dụng; dự toỏn ngõn sỏch cho từng cụng cụ xỳc tiến; triển khai thực hiện cỏc chương trỡnh xỳc tiến được phờ duyệt và kịp thời điều chỉnh cho phự hợp với biến
TRƯỞNG PHềNG Phú Trưởng phũng 2 Nhúm Quản lý giỏ cước và doanh thu Nhúm Kiểm soỏt chuyến bay Nhúm Phục vụ khỏch du lịch Nhúm Quản lý đại lý Nhúm Phõn thị khỏch hàng Nhúm Số liệu và nghiờn cứu thị trường Nhúm Quảng cỏo, truyền thụng thụng tin TT Nhúm Tổng hợp bỏo cỏo TT phản hồi Đội cước và quản trị doanh thu Đội bỏn Đội nghiờn cứu thị trường
động của thị trường; kiểm tra đỏnh giỏ cỏc đối tỏc và kết quả thực hiện của từng hỡnh thức xỳc tiến. Vào quý IV hàng năm, Văn phũng sẽ lờn kế hoạch xỳc tiến thương mại cho năm kế tiếp, dựa trờn cơ sở hiệu quả thực hiện của năm trước; yờu cầu về nội dung và ngõn sỏch Tổng cụng ty giao cho năm kế tiếp. Kế hoạch này sau khi đệ trỡnh và được phờ duyệt bởi Ban Tiếp thị bỏn sản phẩm sẽ được triển khai tới tất cả nhõn viờn trong phũng và bắt đầu thực hiện vào đầu năm kế tiếp. Trong quỏ trỡnh thực hiện, Đội nghiờn cứu thị trường luụn theo sỏt biến động về thị trường, hiệu quả của từng cụng cụ xỳc tiến để kịp thời cú những điều chỉnh cho phự hợp.
2.2.1.2. Về ngõn sỏch xỳc tiến
Ngõn sỏch dành cho cụng tỏc xỳc tiến của VPKVMB được TCTHKVN giao theo kế hoạch hàng năm trờn cơ sở phõn tớch, dự bỏo sự phỏt triển của thị trường miền Bắc và doanh số bỏn của năm trước đú. Hai vấn đề cơ bản là xỏc định quy mụ của tổng ngõn sỏch và phõn bổ nguồn ngõn sỏch này đó được VPKVMB giải quyết một cỏch hợp lý và tương đối khoa học. Hỡnh 2.2 là chi tiết về tổng ngõn sỏch mà Văn phũng đó trớch cho cụng tỏc xỳc tiến trong 4 năm trở lại đõy.
Hỡnh 2.2: Ngõn sỏch dành cho cụng tỏc xỳc tiến tại VPKVMB qua cỏc năm
(Nguồn: Bỏo cỏo sử dụng ngõn sỏch dành cho cụng tỏc xỳc tiến tại thị trường miền Bắc)
Cú thể thấy ngõn sỏch dành cho xỳc tiến năm 2011 đó tăng 1,4 lần so với ngõn sỏch dành cho xỳc tiến năm 2008. Sự tăng lờn về số tuyệt đối là một quy luật tất yếu do doanh số bỏn dịch vụ vận tải hành khỏch hàng năm của Văn phũng cú sự tăng trưởng rừ rệt.
Bờn cạnh việc sử dụng quỹ tiền mặt Văn phũng cũn cú quỹ vộ sử dụng cho cụng tỏc xỳc tiến. Quỹ vộ chủ yếu được sử dụng cho cụng cụ khuyến mại và hàng năm đó đem lại kết quả đỏng kể.
Cơ cấu ngõn sỏch dành cho cụng tỏc xỳc tiến của VPKVMB cũng được cỏc chuyờn viờn Marketing của Đội nghiờn cứu thị trường – Phũng Phỏt triển bỏn tớnh toỏn để phõn bổ cho từng cụng cụ xỳc tiến một cỏch khoa học nhằm sử dụng cú hiệu quả nhất nguồn ngõn sỏch này. Ngõn sỏch tiền mặt dành cho cụng tỏc xỳc tiến bỏn sản phẩm vận tải hành khỏch của VP được phõn bổ theo thứ tự: Quan hệ cụng chỳng – Quảng cỏo – Khuyến mại – Cỏc hoạt động khỏc. Điều này được thể hiện qua sự phõn bổ ngõn sỏch xỳc tiến bằng tiền năm 2011 (Hỡnh 2.3).
Hỡnh 2.3: Tỷ trọng ngõn sỏch chi cho từng cụng cụ xỳc tiến bỏn sản phẩm vận tải hành khỏch của VPKVMB năm 2011
(Nguồn: Bỏo cỏo sử dụng ngõn sỏch dành cho cụng tỏc xỳc tiến tại thị trường miền Bắc)