b. Kiểm toán tại chỗ (trực tiếp)
2.4.2 Những tồn tại trong tổ chức kiểm toán nội bộ Ngân hàng Thơng mại Cổ phần Quân Độ
phần Quân Đội
Bên cạnh những kết quả đạt đợc nhất định nh đã trình bày ở trên, cơng tác kiểm toán nội bộ tại ngân hàng TMCP Quân Đội vẫn còn một số những hạn chế sau:
Thứ nhất: Phạm vi kiểm toán cha bao quát hết hoạt động ngân hàng
Mặc dù các đồn kiểm tốn của phịng Kiểm tốn nội bộ đợc tăng lên đều đặn qua các năm, tuy nhiên vẫn không bao quát đợc hết đợc hoạt động ngân hàng. Điều này đơc thể hiện ở hai điểm cơ bản sau:
- Hoạt động kiểm toán nội bộ chủ yếu vẫn tập trụng vào 2 mảng lớn là tín dụng và tài chính, kế tốn, ngân quỹ.
- Hoạt động kiểm tốn nội bộ cha có sự quan tâm thích đáng tới những hoạt động mới và nhiều rủi ro của ngân hàng nh: hoạt động công nghệ thông tin, hoạt động kinh doanh vốn và ngoại tệ, hoạt động xây dựng cơ bản, hoạt động nhân sự…
Thứ hai: Kiểm tốn nội bộ tại ngân hàng Qn Đội cịn bị hạn chế về mặt kỹ thuật và phơng pháp kiểm toán.
+ Về phơng pháp kiểm tốn: phơng pháp kiểm tốn phịng KTNB áp dụng chủ yếu là kiểm tốn tn thủ với các cơng cụ và phơng tiện thủ công. Các KTV lại chỉ chú trọng vào các sự việc đã xảy ra, chứ không tiếp cận một cách hệ thống và tổng thể trên cơ sở định hớng rủi ro nhằm phát hiện các rủi ro tiềm ẩn hay những điểm yếu trong quy trình để có những đề xuất,
kiến nghị kịp thời. Các kiểm toán viên kiểm toán bằng cách đối chiếu các tài liệu để tìm ra những sai phạm. Cơng việc này tốn rất nhiều thời gian. Trong khi đó, kiểm tốn hoạt động và năng lực tác nghiệp, phòng ngừa rủi ro lại là những nội dung chủ yếu và đợc coi là xu hớng phát triển của kiểm toán nội bộ cha đợc chú trọng trong các cuộc kiểm tốn. Thêm vào đó, hệ thống cơng nghệ thơng tin của ngân hàng TMCP Quân Đội cha có Modul riêng phục vụ cho cơng tác kiểm tốn nội bộ. Chính vì vậy hiệu quả cơng tác kiểm tốn nội bộ cha cao. Những sai sót do kiểm tốn viên phát hiện ra chủ yếu là những sai sót mang tính chất tn thủ, cha đi sâu vào phát hiện những rủi ro tiềm ẩn bên trong.
+ Về kỹ thuật kiểm toán: Với một số lợng rất lớn chứng từ kế toán, các kiểm toán viên nội bộ thờng sử dụng phơng pháp chọn mẫu phi xác suất (theo xét đoán nghề nghiệp) hay kiểm tra theo xác suất các khoản thu nhập chi phí phát sinh lớn. Do vậy, nhiều khoản mục đang tiềm ẩn rủi ro không đợc kiểm tra phát hiện kịp thời.
Thứ ba: Đội ngũ nhân lực thực hiện kiểm tốn nội bộ cịn hạn chế về số lợng và trình độ chun mơn.
Vấn đề nhân sự cũng là một trong những hạn chế của công tác kiểm toán nội bộ tại ngân hàng Quân Đội. Hiện tại, số lợng cán bộ chuyên trách kiểm toán nội bộ là 11 ngời. Với số lợng 140 điểm giao dịch, 33 chi nhánh cấp 1 và 03 công ty trực thuộc nh hiện nay, để thực hiện đợc đầy đủ nội dung kiểm toán của một ngân hàng thơng mại hiện đại thì đội ngũ này cịn q ít về số lợng, khối lợng cơng việc với kiểm tốn viên là rất lớn. Hơn nữa, trình độ cán bộ cịn cha cao. Tuy cả 11 KTV của phịng KTNB đều có trình độ cao học, đại học nhng sự hạn chế trong việc ứng dụng các kỹ thuật kiểm toán hiện đại, cũng nh các phần mềm kiểm tốn là khơng thể tránh khỏi. Ngoài ra các cán bộ cũng cha có điều kiện học tập và nghiên cứu chuyên sâu về nghiệp vụ kiểm toán nội bộ, các nhân viên kiểm toán nội bộ mới dừng lại ở việc nắm vững một số quy trình nghiệp vụ ngân hàng mà cha nắm vững toàn bộ hoạt động của một ngân hàng thơng mại hiện đại, các
kiến thức về pháp luật, quản trị và kinh doanh, đặc biệt đây lại là vấn đề mới mẻ và cha thực sự phát triển ở nớc ta. Bên cạnh đó, bộ phận kiểm tốn cịn phải thực hiện chức năng giám sát, chấm đối chiếu các báo cáo của những chi nhánh mình phụ trách nên ảnh hởng đến hoạt động kiểm tốn chủ yếu của mình. Do vậy việc thực hiện kiểm tốn cũng nh các kỹ thuật kiểm toán, áp dụng các phơng pháp kiểm toán tại bộ phận kiểm tốn vẫn cịn mang tính chất tham khảo và kinh nghiệm.
Thứ t : Quy trình kiểm tốn và việc thực hiện quy trình cịn nhiều hạn chế
a) Việc lập kế hoạch kiểm tốn tổng thể khơng định hớng theo rủi ro
Phạm vi hoạt động của KTNB phải bao quát đợc toàn bộ các đơn vị, các hoạt động trong ngân hàng, trong điều kiện các nguồn lực có hạn. Chính vì vậy, một ngun tắc tổ chức hoạt động của KTNB là:
Ngời quản lý bộ phận kiểm toán lập một kế hoạch cho tất cả các nhiệm vụ cần thực hiện. Kế hoạch kiểm toán bao gồm thời lợng và mức độ thờng xuyên (tần suất) của tất cả các hoạt động kiểm toán cần thực hiện. Kế hoạch này cần dựa trên sự đánh giá rủi ro kiểm sốt một cách có hệ thống.
Kế hoạch kiểm tốn sẽ giúp đảm bảo yêu cầu về phạm vi kiểm toán đồng thời phân bổ và sử dụng nguồn lực có hiệu quả cũng nh có phơng hớng cụ thể để huy động các nguồn lực cần thiết.
Việc lập kế hoạch kiểm tốn của phịng Kiểm tốn nội bộ mới chỉ dừng lại ở việc lập chơng trình cơng tác của một năm và thờng rất chung chung không cụ thể:
- Cha lập kế hoạch chiến lợc về kiểm toán, chỉ mới lập kế hoạch ngắn hạn hàng năm, quý, tháng dới hình thức các chơng trình kiẻm tốn và nội dung chỉ nêu lên các điểm chính cần phải làm trong năm, tháng, quý.
- Cha lập kế hoạch kiểm tốn tồn diện, kế hoạch kiểm tốn cho một chu trình KT đảm bảo tất cả các hoạt động nghiệp vụ, các bộ phận kinh doanh, các chi nhánh trực thuộc và phịng giao dịch đều đợc kiểm tốn sau một thời gian nhất định.
Tóm lại việc xây dựng kế hoạch kiểm tốn nội bộ của phịng KTNB là cha đảm bảo, nội dung các kế hoach mang tính sự vụ, hình thức, khơng có q trình phân tích đánh giá rủi ro để xây dựng kế hoạch kiểm toán. Hệ quả là phạm vi kiểm tốn khơng bao qt hết đợc các hoạt động, không sử dụng hiệu quả các nguồn lực.
b) Việc lập chơng trình kiểm tốn cha khoa học
Trong nội dung lập chơng trình kiểm tốn, việc lập chơng trình kiểm tốn chung cũng nh chơng trình kiểm tốn cụ thể cho từng nội dung hoặc phần việc kiểm toán hiện tại đều do Trởng Kiểm toán nội bộ lập và cha chuẩn hoá thành văn bản hay sổ tay kiểm toán cụ thể. Do đó, nhiều khi kiểm tốn viên nội bộ cịn bị động trong khi kiểm tốn. Thêm vào đó, chơng trình kiểm toán chi tiết cho từng nội dung cơng việc đợc đa ra nhng cha có những quy định cụ thể, chi tiết về phạm vi công việc, thời gian tiến hành kiểm toán... Hơn nữa, những quy định về hệ thống phơng pháp kiểm toán và quản lý chất lợng kiểm toán nội bộ cịn cha hồn chỉnh.
Thứ năm: Công tác giám sát từ xa và việc áp dụng công nghệ tin học trong kiểm tốn cịn hạn chế:
Hệ thống phần mềm tin học Ngân hàng TMCP Quân đội đang sử dụng cha hỗ trợ cho các KTV trong việc cung cấp các thông tin chi tiết về hoạt động chi nhánh dới dạng các báo cáo tổng hợp theo nhiều tiêu thức khác nhau. Do đó cơng tác giám sát từ xa của các KTV còn gặp những hạn chế nhất định về mặt thời gian xử lý và lấy số liệu từ hệ thống phầm mềm tin học của ngân hàng. Do đó có những rủi ro xuất phát từ những sai phạm nghiệp vụ không đợc phát hiện và ngăn chặn kịp thời. Vì vậy ngân hàng cần có biện pháp khắc phục, nâng cấp hệ thống công nghệ thông tin nhằm đảm bảo chất lợng cơng tác kiểm tốn nội bộ.
Thứ sáu: Trang thiết bị phục vụ cơng tác kiểm tốn nội bộ cha đủ đáp ứng yêu cầu công việc
Do đặc thù của cơng tác kiểm tốn nội bộ là hay phải đi công tác, làm việc tại chi nhánh. Vì thế, việc trang bị cho các kiểm tốn viên máy tính
xách tay là cần thiết để đảm bảo hồn thành khối lợng lớn cơng việc trong khoảng thời gian đã lên kế hoạch. Tuy nhiên, hiện tại ngân hàng mới chỉ trang bị cho phòng Kiểm tốn nội bộ 3 máy tính xách tay, các KTV phải dùng chung nhau gây bất tiện và giảm hiệu quả làm việc.
Thứ bảy: ý nghĩa của báo cáo kiểm toán nội bộ- sản phẩm cuối cùng của q trình kiểm tốn cha cao:
Báo cáo kiểm toán nội bộ của phịng kiểm tốn nội bộ thờng mang tính liệt kê và hầu nh khơng có sự phân tích về ngun nhân hay đánh giá về tác động, rủi ro của sai phạm. Báo cáo kiểm toán chủ yếu nêu lên các sai lệch hoặc trờng hợp vi phạm với quy định chung của Ngân hàng Nhà nớc hoặc Ngân hàng TMCP Quân Đội (hớng tới tính tuân thủ là chính), khơng có sự phân tích đánh giá hệ thống và hiệu quả hoạt động. Rất ít các khuyến nghị nhằm nâng cao hiệu quả và an toàn trong hoạt động của hệ thống. Các khuyến nghị hầu nh mang tính chung chung và chủ yếu tập trung vào chấn chỉnh các sai phạm.
Với những đặc điểm trên, thông tin trên báo cáo kiểm tốn nội bộ của Phịng kiểm toán nội bộ định hớng chủ yếu vào quá khứ, mức độ hỗ trợ cho việc điều hành chỉ đạo chung trong toàn ngân hàng cũng nh từng mảng hoạt động cụ thể thấp. Đây cũng là một trong những ngun nhân chính của tình trạng tại nhiều chi nhánh, Ban Giám Đốc hầu nh không quan tâm tới báo cáo kiểm tốn nội bộ. Và do đó, cũng cha chú trọng, tạo điều kiện cần thiết cho hoạt động kiểm toán nội bộ.
Thứ tám: Chức năng tiền kiểm yếu:
Chức năng tiền kiểm tức là đề cập đến khả năng ngăn chặn các sai phạm của hoạt động kiểm toán nội bộ. Chức năng này đợc thực hiện qua 2 cơ chế chủ yếu: (1) KTNB thơng qua phân tích quy trình, đánh giá rủi ro tiềm ẩn, xác định những vùng nào có khả năng xuất hiện các sai phạm cao, những điểm kiểm sốt nào của quy trình yếu, trên cơ sở đó kiến nghị các biện pháp điều chỉnh phù hợp, ngăn chặn các sai phạm từ xa. (2) Thơng qua
kiểm tốn phát hiện các sai phạm và kiến nghị biện pháp xử lí tạo ra sự cảnh báo đối với các ý định gian lận hoặc các hành vi sai sót.
Qua thực tế cho thấy, nội dung chủ yếu của các báo cáo kiểm toán nội bộ Phịng Kiểm tốn nội bộ là nêu ra các sai phạm phát hiện đợc, hầu nh cha có sự phân tích đánh giá quy trình. Do đó chức năng tiền kiểm chỉ đợc thực hiện thông qua cơ chế thứ (2). Điều này cũng hàm ý rằng hoạt động kiểm toán nội bộ hớng vào phát hiện sai phạm hơn là ngăn chặn các sai phạm. Hơn nữa, hoạt động kiểm toán thờng diễn ra chậm hơn các hoạt động mà nó kiểm sốt khá lâu. Ví dụ: chơng trình kiểm tốn kế tốn tháng 5/ 2010 tại chi nhánh Long Biên có mục: kiểm tốn tồn bộ chứng từ của năm 2009 và 5 tháng đầu năm 2010 Dẫn đến, chứng từ hoặc hồ sơ phát sinh từ năm tr… - ớc hoặc tháng trớc có thể năm sau hoặc vài tháng sau mới đợc kiểm tra. Và nh vậy, các sai phạm có cơ hội đợc che giấu trong nhiều tháng. Đó là cha kể đến cách thức và nội dung kiểm tốn có phát hiện đợc tất cả các gian lận và sai sót trọng yếu hay khơng?