Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức kiểm toán nội bộ tại ngân hàng TMCP Quân Đội.
3.2.3 Hoàn thiện phơng pháp và kỹ thuật kiểm toán nội bộ
Để có thể đạt đợc kết qủa cao nhất phịng kiểm tốn nội bộ cần có sự hồn thiện về kỹ thuật và phơng pháp kiểm tốn.
Hồn thiện phơng pháp kiểm toán:
Hiện nay tại ngân hàng TMCP Quân Đội phơng pháp chủ yếu mà các kiểm toán viên sử dụng là phơng pháp kiểm toán cơ bản (tuân thủ) - thu thập các bằng chứng về mức độ trung thực và hợp lý của các số liệu. Vì vậy cần chuyển dịch từ phơng pháp này sang kiểm tốn hệ thống. Theo đó, phơng pháp tiến hành của kiểm toán nội bộ là phơng pháp kiểm toán hệ thống định hớng rủi ro, có nghĩa là mục tiêu chủ yếu của kiểm tốn nội bộ sẽ là tính đầy đủ và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ của ngân hàng. Trong kiểm toán hệ thống các kiểm tốn viên sẽ sử dụng các phơng pháp mơ tả hệ
thống kiểm soát nội bộ nh bảng tờng thuật, lu đồ và bảng hỏi mơ tả quy trình nghiệp vụ, nhanh chóng xác định đợc điểm mạnh, điểm yếu của hệ thống kiểm soát nội bộ. Ngồi ra các kiểm tốn viên có thể kết hợp các thử nghiệm kiểm soát nh: kiểm tra hệ thống, kiểm tra mẫu chứng từ, các nghiệp vụ hay quan sát trực tiếp để đánh giá các loại kiểm soát nh: kiểm soát quản lý, kiểm soát bảo vệ tài sản.. Từ đó, bộ phận kiểm tốn nội bộ sẽ dự đốn đ- ợc rủi ro tiềm ẩn để sửa đổi, khắc phục kịp thời thay vì kiểm tra chi tiết tính tuân thủ và các vi phạm đã xảy ra nh hiện nay. Với kiểm toán báo cáo tài chính, kiểm tốn chun đề và tn thủ, kiểm tốn hiệu quả cũng nên hớng vào mục tiêu là tăng hiệu qủa, hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Ngồi ra kiểm tốn viên cũng nên lập bảng hỏi về các chốt kiểm soát trong các hoạt động nghiệp vụ của Ngân hàng để xác định chốt kiểm soát đ- ợc thiết lập và hoạt động hiệu quả. Bảng câu hỏi đợc thiết kế dới dạng có, khơng, nhân viên kiểm tốn nội bộ thơng qua việc quan sát q trình thực hiện các chốt kiểm sốt, phỏng vấn nhân viên nghiệp vụ và điền các câu trả lời. Câu trả lời không đợc nhận định là thiếu sự hiện hữu của chốt kiểm sốt đó hoặc chốt kiểm sốt đó vận hành khơng hữu hiệu. Dới đây là một ví dụ minh họa về bảng hỏi trong hoạt động kho quỹ do nhân viên kiểm toán nội bộ thực hiện:
Bảng 3.1: Tìm hiểu hệ thống kiểm sốt nội bộ hoạt động an tồn kho quỹ
Thủ tục Có Khơng Ghi chú
Số lợng Teller, số lợng thủ quỹ có đáp ứng đợc nhu cầu hoạt động không?
Số lợng nhân viên phụ trách kế tốn và kiểm sốt sàn có đảm bảo kiểm sốt đợc hoạt động tại sàn giao dịch khơng?
Chi nhánh có mở sổ theo dõi các loại giấy tờ có giá khơng?
Trang phục của ngời vào quầy giao dịch và kho tiền có tn theo đúng quy định khơng? (đồng phục ngân hàng hoặc quần áo khác nhng khơng có túi)
Túi sách nhân viên quầy giao dịch và nhân viên kho quỹ có mang vào nơi làm việc khơng? Nhật ký quỹ của quỹ chính có đợc mở theo đúng quy định khơng?
Chi nhánh có thờng xun kiểm tra đột xuất hạn mức tồn quỹ của các Teller không?
Nhật ký quỹ của các Teller có hay khơng? Bảng kê thu, chi tiền có kê đầy đủ các giao dịch tiền mặt khơng?
Giữa các teller có tiếp quỹ trực tiếp cho nhau khơng?
Bộ phận kho quỹ có trực tiếp thực hiện hạch tốn hay khơng?
……………………………………
Bên cạnh việc thiết lập bảng hỏi, nhân viên kiểm toán cần kết hợp các phơng pháp khác nh phỏng vấn cán bộ, nhân viên nghiệp vụ của đơn vị đợc kiểm toán, điều tra xác minh thực tế, thực hiện lại và kiểm tra từ đầu đến cuối (walk through). Việc kết hợp các phơng pháp này cần hợp lý, tiết kiệm thời gian mà vẫn đảm bảo thu thập đợc bằng chứng đầy đủ và thích hợp.
Hồn thiện kỹ thuật kiểm tốn
Phơng pháp chọn mẫu mà phịng kiểm tốn nội bộ của Ngân hàng TMCP Quân đội đang áp dụng là “chọn mẫu phi xác suất .” Theo phơng pháp này, khi tiến hành chọn kiểm toán viên thờng chọn những nghiệp vụ có số phát sinh lớn hoặc những nghiệp vụ, khoản mục mà kiểm toán viên cảm thấy nghi ngờ. Điều này giảm đợc công việc kiểm tra chi tiết nhng lại địi hỏi trình độ của kiểm sốt viên phải cao, phải có năng lực và kinh nghiệm thực tế lâu năm. Tuy nhiên trên thực tế, những nghiệp vụ có số phát sinh lớn thờng là những nghiệp vụ đợc nhân viên ngân hàng tiến hành rất cẩn thận và hợp lệ. Vì thế, việc lựa chọn các nghiệp vụ đó sẽ trở nên khơng hiệu quả để đồn kiểm tốn có thể đa ra kết luận chính xác.
Do đó, khi tiến hành chọn mẫu, KTV phải đảm bảo mẫu đợc lựa chọn vừa có số phát sinh lớn và nghi vấn, vừa mang tính ngẫu nhiên để có thể chắc chắn rằng các số liệu đợc ghi nhận là trung thực, hợp lý.
Để làm đợc điều này, kiểm soát viên phải tuyệt đối tuân thủ số lợng mẫu chọn cũng nh phơng pháp chọn mẫu đại diện, trong đó kỹ thuật chọn mẫu thống kê đợc đánh giá cao. Đó là việc sử dụng các phơng pháp tốn học để tính các kết quả thống kê có hệ thống. Phơng pháp này lựa chọn các phần tử một cách ngẫu nhiên và sử dụng lý thuyết xác suất thống kê để đánh giá kết quả mẫu, bao gồm cả việc định lợng rủi ro lấy mẫu.