Giám sát từ xa là hình thức kiểm tra của các KTV nội bộ đối với đối tợng đợc kiểm tra dới các hình thức biên bản, báo cáo, các thơng tin hoạt động đợc cung cấp từ chính các đối tợng đợc kiểm tra đó mà các cán bộ kiểm tra khơng đến trực tiếp kiểm tốn.
Mục đích của giám sát từ xa nhằm:
- Nhằm đảm bảo giám sát đợc các hoạt động tài chính kế tốn, tín dụng đối với tất cả các đơn vị trong hệ thống Ngân hàng Quân đội.
- Nhằm kịp thời phát hiện những biến động lớn ảnh hởng đến hoạt động kinh doanh của Ngân hàng, từ đó đa ra các kiến nghị, đề xuất chỉnh sửa kịp thời đảm bảo hoạt động kinh doanh của Ngân hàng phát triển an toàn và hiệu quả.
- Nhằm giám sát đợc các chỉ tiêu an toàn trong hoạt động Ngân hàng và quản lý đợc tài sản của Ngân hàng Quân đội.
- Theo dõi biến động lãi suất huy động cho vay, huy động, chênh lệch lãi suất đầu vào, đầu ra nhằm đa ra các giải pháp, kiến nghị đảm bảo cho hoạt động của Ngân hàng an toàn, hiệu quả nhng vẫn mang lại lợi nhuận.
- Phát hiện kịp thời những chênh lệch số liệu (nếu có) giữa báo cáo gửi đi Ngân hàng Nhà nớc với báo cáo của Ngân hàng Quân đội.
Định kỳ 6 tháng một lần, Trởng Kiểm toán nội bộ giao nhiệm vụ giám sát thờng xuyên cho từng kiểm toán viên theo các chi nhánh, khu vực, vùng miền hay tổng hợp số liệu của toàn hệ thống ngân hàng Quân Đội.
Đầu ngày và đầu tháng các kiểm toán viên xuất dữ liệu từ hệ thống phần mềm Temenos của ngân hàng. Trên cơ sở số liệu lấy đợc từ phầm mềm tin học đó, các kiểm tốn viên sẽ phân tích, xử lý, tổng hợp dữ liệu theo các mẫu biểu của phòng ban hành. Căn cứ vào các quy trình, quy chế của NHQĐ cũng nh các văn bản quy phạm pháp luật của Ngân hàng Nhà Nớc, các KTV tìm ra những sai phạm, những biến động bất thờng về tình hình hoạt động kế tốn, tín dụng, thanh tốn quốc tế của các chi nhánh. Trên cơ sở đó, các kiểm tốn viên làm báo cáo bẳng lời để phân tích, đánh giá và đa ra nhận định về tình hình hoạt động kinh doanh của mỗi chi nhánh mà mình quản lý trong thời gian giám sát.
Toàn bộ những sai phạm phát hiện cùng với nguyên nhân kiểm toán viên phải báo cáo lại chi tiết lại cho các trởng bộ phận giám sát, các trởng bộ phận sẽ tổng hợp và báo cáo lại cho trởng phòng trong ngày làm việc tiếp theo. Tr- ởng phịng kiểm tốn nội bộ sẽ làm báo cáo tổng hợp tình hình biến động và sai phạm toàn hệ thống và gửi cho Ban kiểm sốt, Tổng giám đốc từ đó có những chỉ đạo kịp thời từ ban lãnh đạo.
Nh vậy, việc kiểm tra, giám sát thờng xuyên góp phần đảm bảo cho các hoạt động nghiệp vụ đợc lập theo đúng quy trình, đảm bảo tính đầy đủ theo các chế độ quy định, phát hiện kịp thời các sai phạm và cảnh báo đợc các rủi ro tiềm ẩn trong hoạt động kinh doanh của tồn hệ thống ngân hàng. Đồng thời góp phần nâng cao hiệu quả khi đi kiểm tra trực tiếp tại chi nhánh, nâng cao tinh thần trách nhiệm của các kiểm tốn viên trong hoạt động của mình.