Theo quy định của Pháp lệnh về tổ chức và hoạt động hòa giải ở cơ sở năm 1998, Nghị định 160/1999/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Pháp lệnh về tổ chức và hoạt động hòa giải ở cơ sở và các văn bản quy phạm pháp luật như: Nghị định số 62/2003/NĐ-CP ngày 06 tháng 6 năm 2003 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp, Nghị định số 171/2004/NĐ-CP ngày 29 tháng 9 năm 2004 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Nghị định số 172/2004/NĐ-CP ngày 29 tháng 9 năm 2004 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, Thông tư liên tịch số 04/2005/TTLT-TP-NV ngày 05 tháng 5 năm 2005 của Bộ Tư pháp và Bộ Nội vụ hướng dẫn về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của các cơ quan chuyên môn giúp Ủy ban nhân dân quản lý nhà nước về công tác tư pháp địa phương, trách nhiệm của các cơ quan nhà nước về công tác hòa giải ở cơ sở được quy định cụ thể như sau:
- Chính phủ có nhiệm vụ thống nhất quản lý nhà nước về công tác hòa giải trong phạm vi cả nước.
- Bộ Tư pháp có trách nhiệm:
+ Dự thảo văn bản quy phạm pháp luật về tổ chức và hoạt động hòa giải trình Chính phủ ban hành hoặc ban hành theo thẩm quyền;
+ Hướng dẫn về tổ chức và hoạt động hòa giải trong phạm vi cả nước; + Tổ chức bồi dưỡng và hướng dẫn các Sở Tư pháp tổ chức bồi dưỡng về đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước, nâng cao nghiệp vụ hòa giải cho người làm công tác hòa giải;
+ Sơ kết, tổng kết công tác hòa giải của Tổ hòa giải trong phạm vi cả nước.
- Ủy ban nhân dân các cấp thực hiện quản lý nhà nước về công tác hòa giải theo sự chỉ đạo và hướng dẫn của Bộ Tư pháp. Căn cứ tình hình cụ thể và khả năng ngân sách của địa phương, Ủy ban nhân dân các cấp tạo điều kiện, hỗ trợ về kinh phí cho việc kiện toàn tổ chức, bồi dưỡng nghiệp vụ, sơ kết, tổng kết, thi đua, khen thưởng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động hòa giải ở địa phương.
Các cơ quan tư pháp địa phương giúp Ủy ban nhân dân cùng cấp về công tác hòa giải, cụ thể:
+ Sở Tư pháp có trách nhiệm:
* Dự thảo văn bản quy phạm pháp luật về công tác hòa giải trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành;
* Theo sự chỉ đạo của Bộ Tư pháp và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, hướng dẫn việc thực hiện quy định của cấp trên về tổ chức và hoạt động hòa giải trong phạm vi địa phương;
* Tổ chức bồi dưỡng và hướng dẫn Phòng Tư pháp tổ chức bồi dưỡng về đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước, nâng cao nghiệp vụ hòa giải cho người làm công tác hòa giải;
* Sơ kết, tổng kết và báo cáo Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và Bộ Tư pháp về công tác hòa giải của Tổ hòa giải ở địa phương; tổ chức thi đua, khen thưởng công tác hòa giải ở địa phương.
+ Phòng Tư pháp có trách nhiệm:
* Theo sự chỉ đạo của cơ quan tư pháp cấp trên và Ủy ban nhân dân cấp huyện, hướng dẫn các Ban Tư pháp triển khai thực hiện các quy định về công tác hòa giải ở địa phương; đề xuất với Ủy ban nhân dân cấp huyện biện pháp kiện toàn tổ chức và nâng cao hiệu quả hoạt động hòa giải ở địa phương; * Tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ hòa giải ở địa phương theo hướng dẫn của cơ quan tư pháp cấp trên;
* Sơ kết, tổng kết công tác hòa giải của Tổ hòa giải ở địa phương và báo cáo về công tác hòa giải với Ủy ban nhân dân cấp huyện và cơ quan tư pháp cấp trên; tổ chức thi đua, khen thưởng công tác hòa giải của Tổ hòa giải ở địa phương.
+ Ban Tư pháp cấp xã (cụ thể là công chức Tư pháp - Hộ tịch) có trách nhiệm sau:
* Hướng dẫn hoạt động của các tổ hòa giải;
* Thực hiện việc bồi dưỡng nghiệp vụ hòa giải, cung cấp tài liệu nghiệp vụ cho Tổ hòa giải ở địa phương theo sự hướng dẫn của cơ quan tư pháp cấp trên;
* Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã xem xét, quyết định việc miễn nhiệm tổ viên Tổ hòa giải;
* Sơ kết, tổng kết công tác hòa giải của Tổ hòa giải ở địa phương, báo cáo công tác hòa giải với Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn và cơ quan tư pháp cấp trên; tổ chức thi đua, khen thưởng công tác hòa giải ở địa phương.
Ban Tư pháp có trách nhiệm giúp Ủy ban nhân dân cùng cấp quản lý nhà nước về công tác hòa giải ở địa phương bằng các hoạt động cụ thể như sau:
* Kiện toàn tổ chức của Tổ hòa giải đã được thành lập và thành lập các Tổ hòa giải mới theo quy định của pháp luật.
Việc kiện toàn tổ chức và thành lập các Tổ hòa giải mới phải căn cứ vào đặc điểm tình hình kinh tế - xã hội của từng địa phương (đồng bằng, miền núi, thành thị, nông thôn), về đặc điểm tâm lý, phong tục tập quán, truyền thống văn hóa, nghề nghiệp, huyết thống... của từng cộng đồng dân cư ở địa phương để xác định số lượng Tổ hòa giải và đội ngũ hòa giải viên.
Để thực hiện trách nhiệm này, Ban Tư pháp phải tiến hành các công việc sau: rà soát về mặt tổ chức và đội ngũ tổ viên của các Tổ hòa giải đã được thành lập; phối hợp với Mặt trận Tổ quốc xã, phường, thị trấn hướng dẫn các thôn, xóm, ấp, Tổ dân phố và các cụm dân cư về thủ tục và trình tự thành lập Tổ hòa giải, bầu, miễn nhiệm tổ viên, tổ trưởng Tổ hòa giải theo quy định của pháp luật và hướng dẫn của cơ quan tư pháp cấp trên; tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp xã ra quyết định công nhận Tổ hòa giải, tổ viên, tổ trưởng Tổ hòa giải trên cơ sở kết quả bầu của nhân dân; theo dõi quá trình hoạt động của Tổ hòa giải, tổ viên và tổ trưởng Tổ hòa giải, đề xuất với Ủy ban nhân dân cấp xã giải quyết những khó khăn, vướng mắc về tổ chức và cơ chế hoạt động của Tổ hòa giải.
* Bồi dưỡng nghiệp vụ cho hòa giải viên, cung cấp tài liệu nghiệp vụ cho Tổ hòa giải.
Đây là một nhiệm vụ rất quan trọng, cần thiết để nâng cao nhận thức, nghiệp vụ hòa giải cho các tổ viên Tổ hòa giải về đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước trong các lĩnh vực của đời sống
hiện thường xuyên. Để thực hiện trách nhiệm trên, Ban Tư pháp phải tiến hành các công việc sau: thường xuyên theo dõi, nắm bắt trình độ, năng lực thực tiễn của đội ngũ hòa giải viên; xây dựng kế hoạch, chương trình bồi dưỡng nghiệp vụ cụ thể cho từng đối tượng phù hợp với đặc điểm, tính chất và yêu cầu của công tác hòa giải, tranh thủ sự giúp đỡ của cơ quan tư pháp cấp trên trong việc tổ chức thực hiện kế hoạch này sau khi được Ủy ban nhân dân cùng cấp thông qua; trực tiếp hướng dẫn nghiệp vụ hòa giải cho các hòa giải viên đối với những việc phức tạp, có liên quan đến nhiều chính sách, pháp luật. Đối với những vụ việc khi tiến hành hòa giải thấy phức tạp, mâu thuẫn gay gắt, có thể gây hậu quả ảnh hưởng đến an ninh, trật tự mà thấy chưa yên tâm về chuyên môn nghiệp vụ, cần tranh thủ sự hướng dẫn của cơ quan tư pháp cấp trên; thực hiện việc bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho hòa giải viên thông qua các hình thức: thông tin, phổ biến, trao đổi, rút kinh nghiệm hòa giải ở địa phương; tổ chức thi hòa giải viên giỏi; sưu tầm và cung cấp tài liệu nghiệp vụ cần thiết cho đội ngũ hòa giải viên.
* Sơ kết, tổng kết công tác hòa giải ở địa phương, báo cáo công tác hòa giải với Ủy ban nhân dân cùng cấp và cơ quan tư pháp cấp trên.
Theo đó, Ban Tư pháp thực hiện các công việc sau: theo dõi, tổng hợp, đánh giá về tổ chức và hoạt động của đội ngũ hòa giải viên và của các Tổ hòa giải; tổng hợp số vụ việc đã nhận để hòa giải và số vụ việc đã tiến hành hòa giải theo từng loại tranh chấp, vi phạm: dân sự, đất đai, hôn nhân và gia đình...; đánh giá kết quả của hoạt động hòa giải ở cơ sở. Trong đó cần xác định số vụ việc hòa giải thành và số vụ việc hòa giải không thành, nguyên nhân của kết quả hòa giải đó, từ đó rút ra kinh nghiệm thiết thực cho hoạt động hòa giải; tổ chức các cuộc họp giao ban, báo cáo định kỳ và đột xuất trên cơ sở nội dung trên; tiến hành sơ kết, tổng kết công tác hòa giải.
Để thực hiện Ban Tư pháp trên cơ sở mục tiêu, phương hướng của hoạt động hòa giải ở địa phương, phát động phong trào thi đua trong hoạt động hòa giải; sơ kết, tổng kết phong trào thi đua trong hoạt động hòa giải; giới thiệu các tập thể, cá nhân điển hình tốt về công tác hòa giải; đề nghị các cơ quan có thẩm quyền như Ủy ban nhân dân và cơ quan tư pháp khen thưởng đối với những tổ chức và cá nhân có thành tích xuất sắc trong công tác hòa giải ở cơ sở.
Tổ chức hòa giải là tổ chức quần chúng tự quản, hoạt động của tổ chức này mang tính xã hội rộng lớn, góp phần quan trọng vào việc giải quyết các tranh chấp, mâu thuẫn trong cộng đồng dân cư, giữ gìn trật tự, kỷ cương xã hội. Việc tăng cường công tác quản lý Nhà nước đối với hoạt động hòa giải ở cơ sở nhằm củng cố, kiện toàn tổ chức, đổi mới phương thức hoạt động hòa giải ở cơ sở không chỉ là trách nhiệm của các cơ quan tư pháp mà còn là trách nhiệm của cấp ủy, chính quyền địa phương với sự tham gia tích cực của các tổ chức, đoàn thể chính trị - xã hội ở cơ sở.
Một trong những nhiệm vụ của Mặt trận Tổ quốc các cấp trong tuyên truyền, vận động nhân dân thực hiện quyền làm chủ, thi hành chính sách pháp luật, đó là "tham gia hoạt động hòa giải ở cơ sở theo quy định của pháp luật về hòa giải" [27, Điều 7]. Theo quy định tại Điều 5 Pháp lệnh về tổ chức và hoạt động hòa giải ở cơ sở, vai trò của Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, các tổ chức thành viên của Mặt trận, các tổ chức xã hội khác, tổ chức kinh tế, cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân và công dân trong công tác hoà giải được quy định như sau:
Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, các tổ chức thành viên của Mặt trận, các tổ chức xã hội khác, tổ chức kinh tế, cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân và công dân có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ với các cơ quan nhà nước hữu quan, động viên nhân
giải khác của nhân dân trong cộng đồng dân cư; giúp đỡ, tạo điều