7. BỐ CỤC CỦA LUẬN VĂN
1.4.2.2. Kế hoạch bán hàng
- Xác định mục tiêu và lập kế hoạch bán hàng: * Mục tiêu:
Trong tổ chức và quản trị bán hàng có rất nhiều mục tiêu được xác định và thực hiện. Các mục tiêu này hình thành nên hệ thống mục tiêu bán hàng của doanh nghiệp.
Các mục tiêu bán hàng được hình thành ở các cấp quản trị (quản trị - tự quản trị) ở các bộ phận, ở các hệ thống khác nhau của hệ thống bán hàng của doanh nghiệp:
+ Mục tiêu bán hàng (chung) của doanh nghiệp;
+ Mục tiêu bán hàng của các khu vực, vùng, bộ phận cá nhân trong hệ thống bán hàng;
+ Mục tiêu doanh số bán hàng;
+ Mục tiêu tài chính: lợi nhuận, chi phí...
Tương ứng với yêu cầu quản trị các kế hoạch cần lựa chọn các mục tiêu phấn đấu để hoàn thành nhiệm vụ bán hàng của doanh nghiệp.
Các mục tiêu này có thể được trình bày dưới dạng định tính hay định lượng. Trong quá trình xây dựng kế hoạch, các mục tiêu định tính thường được sử dụng dưới
dạng phương hướng phấn đấu. Các mục tiêu này luôn được xác định trước làm cơ sở
để xây dựng các mục tiêu định lượng. * Chỉ tiêu hạn ngạch
Các mục tiêu định lượng là cụ thể hóa các mục tiêu định tính vào các kế hoạch bán hàng của doanh nghiệp. Các mục tiêu này thường được gọi là các chỉ tiêu hay hạn ngạch bán hàng. Các chỉ tiêu thường được sử dụng trong kế hoạch bán hàng.
+ Khối lượng bán:
Khối lượng bán hàng tương đối;
Khối lượng bán hàng tuyệt đối; Doanh số bán hàng.
+ Chi phí:
Chi phí lưu thông thuần tuý; Chi phí lưu thông bổ sung; Chi phí cốđịnh, biến đổi... Lãi gộp;
Lợi nhuận trước thuế; Lợi nhuận ròng; Dự trữ tồn kho; Vòng quay của vốn. * Các dạng kế hoạch.
Các chỉ tiêu bán hàng sẽ được trình bày một cách hệ thống trong các kế hoạch bán hàng của doanh nghiệp. Các kế hoạch bán hàng và các chỉ tiêu cụ thể được lập ra và tính toán theo các tiêu thức khác nhau:
+ Theo cấp quản lý:
Kế hoạch bán hàng của doanh nghiệp; Kế hoạch bán hàng của bộ phận; Kế hoạch bán hàng của cá nhân. + Theo sản phẩm:
Kế hoạch bán hàng cho toàn bộ các sản phẩm được đưa ra bán hàng của doanh nghiệp; Kế hoạch bán hàng cho nhóm (ngành) hàng; Kế hoạch bán hàng cho một loại sản phẩm. + Theo khu vực địa lý: Kế hoạch xuất khẩu; Kế hoạch bán nội địa. + Theo nhóm ngành hàng: Kế hoạch bán buôn; Kế hoạch bán lẻ;
Kế hoạch bán hàng theo các thịtrường trọng điểm. + Theo hình thức bán: Kế hoạch bán theo tổđội; Kế hoạch bán hàng trả chậm... + Theo thời gian: Kế hoạch bán năm; Kế hoạch bán quý; Kế hoạch bán tháng.
Trong thực tế, các kế hoạch và các tiêu thức trên đây cũng có thểđược liên kết và trình bày dưới dạng tổng quát, kế hoạch bán hàng cũng cần được phản ánh được các yếu tố và các khía cạnh cụ thể của hoạt động bán hàng.
* Dự báo
Quá trình xây dựng các chỉ tiêu trên hạn ngạch bán hàng đồng thời là quá trình dự đoán triển vọng bán hàng. Các chỉ tiêu bán hàng chỉ có thể trở thành cơ sở cho sự thành công khi nó được xây dựng dựa trên các kết quả của dự báo bán hàng.
Dự báo bán hàng có thể là dự báo ngắn hạn hay dài hạn. Dự báo dài hạn thường là dự báo cho thời kỳ trên một năm. Dự báo này rất quan trọng nhưng vô cùng khó
khăn, chịu nhiều ảnh hưởng của các nhân tố, khó xác định chính xác. Dự báo ngắn hạn thường đưa ra cho các thời kỳdưới một năm. Dự báo ngắn hạn có thể dựa trên kết quả phân tích của dự báo dài hạn. Các yếu tố ảnh hưởng đến bán hàng có thể được tính toán chính xác hơn do biên độ biến động tương đối thấp. Trong điều kiện hạn chế tốt nhất cần và nên đặt trọng tâm vào dự báo ngắn hạn.
Tham gia vào công tác dự báo này có thể là nhân viên bán hàng có kinh nghiệm, các quản trị viên và giám đốc bán hàng ở các doanh nghiệp lớn, dự báo bán hàng có thể do một bộ phận độc lập của doanh nghiệp thực hiện, bộ phận bán hàng chỉ tiếp nhận dự báo kế hoạch để triển khai thực hiện.
Nguồn thông tin phục vụ cho dựbáo thường được sử dụng là kinh nghiệm, hiểu biết chuyên sâu của lực lượng bán hàng, các thông tin thứ cấp được lưu trữ (kế hoạch và tình hình, kết quả thực hiện bán hàng các kỳ trước...) các kết quả nghiên cứu thị trường theo các chương trình riêng biệt.
Dự báo bán hàng có thểtheo các phương thức sau:
+ Phương pháp chuyên gia: Phương pháp này dựa vào đánh giá các khảnăng
bán hàng của các nhân viên bán hàng, các nhà quản trị bán hàng hoặc cả hai để xác định các chỉ tiêu bán hàng của từng cá nhân, bộ phận hoặc tổng hợp khối lượng bán. Người tham gia dự báo được yêu cầu đánh giá từng mặt hàng, từng khách hàng dựa trên hiện trạng của thịtrường mà họquan sát được. Bộ phận dự báo sẽ dựa trên kết quả đánh giá này để tổng hợp, phân tích và xác định chỉ tiêu cho kế hoạch bán.
+ Phương pháp điều tra thăm dò: Phương pháp này dựa trên các kết quả nghiên cứu về khách hàng, người mua tiềm năng và kế hoạch mua hàng của họ, kết hợp với ý kiến của các nhà chuyên môn bên ngoài lực lượng bán hàng của doanh nghiệp. Kết quả dự báo là sự phân tích, tổng hợp từcác thông tin đã thu thập.
+ Phương pháp dựbáo theo nguyên nhân tác động đến khảnăng bán: Phương
pháp này đưa ra dựbáo bán hàng trên cơ sở sử dụng phân tích hồi quy nhằm xác định mối liên hệ giữa bán hàng và các yếu tốảnh hưởng tới bán hàng.
Công thức thường áp dụng:
Ds = B + ∑ aRiR * xRiR( i: 1 - n)
Ds: Khối lượng (giá trị) bán một loại sản phẩm nào đó tại hiện trường (khách hàng ) nào đó trong thời gian tính toán.
aRiR: Hệ sốtương ứng của các xRiR trong nhóm nhân tố. i: Sốlượng các nhân tố.
+ Phương pháp dự báo theo nhóm thời gian (thống kê kinh nghiệm): Cơ sở
của phương pháp này là dựa trên mối liên hệ giữa bán hàng và thời gian. Từ các con số thống kê và kinh nghiệm, từ thực tế có thể rút ra tính quy luật (tương đối) giữa bán hàng và các yếu tốcơ bản. Công thức thường được áp dụng:
Ds = B + P.B
Ds: Doanh số bán kế hoạch. B: Doanh sốbán năm báo cáo.
P: Tỷ lệtăng giá phần trăm dự kiến theo kinh nghiệm.
Để có hiệu quả trong dự báo và làm nhẹ đi mức độ khó khăn trong quá trình dự báo, doanh nghiệp có thể sử dụng các phương pháp đơn giản truyền thống và kết hợp với phân tích ảnh hưởng của các yếu tố thịtrường khi đưa ra chỉ tiêu bán.
Một kế hoạch bán hàng hoàn hảo không chỉ dừng lại ở việc xác định các chỉ tiêu bán hàng mà còn cần tiếp nối bởi các chính sách, kỹ thuật và hệ thống yểm trợ bán hàng với tưcách là các điều kiện và công cụ thực hiện kế hoạch.