1. Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương:
Cuối tháng kế toán dựa vào Hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng lao động, bảng chấm công, quy chế tài chính, quy chế lương thưởng của công ty để lập Bảng lương tháng.
Dựa vào bảng lương kế toán tiến hành ghi sổ các nghiệp vụ sau:
Nghiệp vụ 1: Cuối tháng kế toán dựa vào 1. Bảng lương, 2. Bảng chấm công hạch toán tiền lương
phải trả cho người lao động theo từng bộ phận (lấy cột tổng thu nhập) Nợ TK 622 - Chi phí nhân công trực tiếp
Nợ TK 6231 - Chi phí sử dụng máy thi công Nợ TK 6271 - Chi phí sản xuất chung
Nợ TK 6411 - Chi phí bán hàng
Có TK 334 - Phải trả người lao động (3341, 3348).
Nghiệp vụ 2: Kế toán dựa vào bảng lương hạch toán khấu trừ lương người lao động tiền Bảo hiểm
xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp ( khoản bảo hiểm người lao động chịu) Nợ TK 3341 - Phải trả người lao động (3341)
Có TK 3383 – Bảo hiểm xã hội (8% x lương cơ bản trên Hợp đồng) Có TK 3384 – Bảo hiểm y tế (1,5% x lương cơ bản trên Hợp đồng) Có TK 3386 – Bảo hiểm thất nghiệp (1% x lương cơ bản trên Hợp đồng)
Nghiệp vụ 3: Kế toán dựa vào bảng trích các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất
nghiệp và kinh phí công đoàn vào chi phí công ty hạch toán như sau: Nợ TK 622 - Chi phí nhân công trực tiếp
Nợ TK 6231 - Chi phí sử dụng máy thi công Nợ TK 6271 - Chi phí sản xuất chung
Nợ TK 6411 - Chi phí bán hàng
Nợ TK 6421 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 3382 – Kinh phí công đoàn (2% x lương cơ bản trên Hợp đồng) Có TK 3383 – Bảo hiểm xã hội (18% x lương cơ bản trên Hợp đồng) Có TK 3384 – Bảo hiểm y tế (3% x lương cơ bản trên Hợp đồng)
Có TK 3386 – Bảo hiểm thất nghiệp (1% x lương cơ bản trên Hợp đồng)
2. Phân bổ chi phí trả trước , công cụ dụng cụ và trích khấu hao TSCĐ
Nghiệp vụ 1: Kế toán dựa vào bảng phân bổ chi phí trả trước, phân bổ công cụ dụng cụ (lấy dữ liệu
cột Phân bổ vào chi phí tháng...theo từng bộ phận tương ứng) để ghi vào sổ sách kế toán như sau:
Nợ TK 6233 - Chi phí sử dụng máy thi công Nợ TK 6273 - Chi phí sản xuất chung
Nợ TK 6413 - Chi phí bán hàng
Nợ TK 6423 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 242 - Chi phí trả trước
Nghiệp vụ 2: Dựa vào bảng phân bổ khấu hao TSCĐ kế toán hạch toán như sau:
Nợ TK 6234 - Chi phí sử dụng máy thi công Nợ TK 6274 - Chi phí sản xuất chung
Nợ TK 6414 - Chi phí bán hàng
Nợ TK 6424 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 2141- Khấu hao tài sản cố định
3.Tập hợp chi phí và tính giá thành
Nợ 154 (Chi phí sản xuất KD dở dang) Có 621 (Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp)
Có 622 (Chi phí nhân công trực tiếp) Có 627 (Chi phí sản xuất chung)
(Nhớ muốn tính được giá thành thì kết hợp các phương pháp tính giá thành để tập hợp cho được 154 của từng loại sản phẩm (Ví dụ như phương pháp hệ số, phương pháp tỷ lệ… . Từ đây kết hợp với sản
phẩm dở dang và sản phẩm hoàn thành từ đó tính ra được trị giá sản phẩm dở dang và giá thành
của 1 sản phẩm)
4.Kiểm kê hàng tồn kho, tài sản cố định và tiền mặt
Nhớ là phải có biên bản kiểm kê cho từng lần kiểm kê để tiến hành điều chỉnh số liệu kiểm kê cho khớp với số liệu thực tế.
Hạch toán tài sản thiếu chờ xử lý chưa rõ nguyên nhân
Nợ 1381 (Tài sản thiếu chờ xử lý)
Có 211( Tài sản cố định hữu hình); Chi tiết theo từng tài khoản con Hoặc Có 213 (Tài sản cố định vô hình) ; Chi tiết theo từng tài khoản con
Hạch toán tài sản thừa chờ xử lý
Nơ 211 (Tài sản cố định hữu hình);213 (Tài sản cố định vô hình) Có 3381 (Tài sản thừa chờ xử lý)
Lưu ý 1: Chúng ta có thề kiểm kê bất kỳ lúc nào (tùy theo đặc điểm của công ty mà chúng ta có thể
kiểm kê theo ngày hay theo tuần hay theo quý) nhưng cuối năm chúng ta phải tiến hành kiểm kê 1 lần.
Lưu ý 2: Mục đích của kiểm kê là để so sánh về mặt số lượng giữa sổ sách và thực tế để từ đó tiến
hành điều chỉnh kịp thời và nhằm phát hiện nguyên nhân vì sao chênh lệch để từ đó đưa ra những cải tiến tốt hơn trong quản lý hàng tồn kho
5.Đối chiếu công nợ, Bù trừ công nợ (Phải thu, phài trả, tạm ứng, vay ngân hàng….) của tài khoản 131;136;1388;141;336;331;3388;..
Tức là chúng ta phải lập biên bản đối chiếu công nợ và biên bản bù trừ công nợ vào tuần hoặc tháng hoặc quý và nhớ là phải có biên bản đối chiếu. Tùy theo mỗi công ty về hình thức quản lý mà có mà quy định những thời điểm đối chiếu công nợ khác nhau. Có nhiều hình thức đối chiếu công nợ là bằng giấy tờ hoặc mail, Skype và điện thoại nhưng cuối năm thì phải có Giấy tờ là BIÊN BẢN ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ HOẶC BIÊN BẢN BÙ TRỪ CÔNg NỢ để có chứng từ đáng tin cậy cho nghiệp vụ này
Lưu ý: Mục đích đối chiếu công nợ là để khẳng định lại số liệu đang theo dõi sổ sách có khớp với số
liệu của khách hàng và nhà cung cấp hay không để điều chỉnh kịp thời
6.Trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi; Hàng tồn kho; Dự phòng tài chính (dự phòng chứng khoán, dự phòng đầu tư vào đơn vị khác…)
Đối với các công ty mà quy định bắt buộc lập báo cáo tài chính theo quý thì lập dự phòng theo quý
(ví dụ những công ty lên sàn chứng khoán thì lập báo cáo tài chính theo quý). Còn nhựng công ty
khác không lên sàn thì sẽ được lập vài cuối năm
Phương pháp kế toán dự phòng giảm giá chứng khoán kinh doanh
a) Khi lập Báo cáo tài chính, căn cứ vào biến động giá trị thị trường của các khoản chứng khoán kinh doanh, nếu số phải lập kỳ này lớn hơn số đã lập từ kỳ trước, kế toán trích lập bổ sung phần chênh lệch, ghi:
Nợ TK 635 - Chi phí tài chính
Có TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản (2291).
b) Khi lập Báo cáo tài chính, căn cứ vào biến động giá trị thị trường của các khoản chứng khoán kinh doanh, nếu số phải lập kỳ này nhỏ hơn số đã lập từ kỳ trước, kế toán hoàn nhập phần chênh lệch, ghi:
Nợ TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản (2291) Có TK 635 - Chi phí tài chính.
Phương pháp kế toán dự phòng tổn thất đầu tư vào đơn vị khác
a) Khi lập Báo cáo tài chính, nếu số phải lập kỳ này lớn hơn số đã lập từ kỳ trước, kế toán trích lập bổ sung phần chênh lệch, ghi:
Nợ TK 635 - Chi phí tài chính
Có TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản (2292).
b) Khi lập Báo cáo tài chính, nếu số phải lập kỳ này nhỏ hơn số đã lập từ kỳ trước, kế toán hoàn nhập phần chênh lệch, ghi:
Nợ TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản (2292) Có TK 635 - Chi phí tài chính.
Phương pháp kế toán dự phòng phải thu khó đòi
a) Khi lập Báo cáo tài chính, căn cứ các khoản nợ phải thu được phân loại là nợ phải thu khó đòi, nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập ở kỳ kế toán này lớn hơn số dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập ở kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết, kế toán trích lập bổ sung phần chênh lệch, ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản (2293).
b) Khi lập Báo cáo tài chính, căn cứ các khoản nợ phải thu được phân loại là nợ phải thu khó đòi, nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập ở kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập ở kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết, kế toán hoàn nhập phần chênh lệch, ghi:
Nợ TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản (2293) Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Phương pháp kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho
a) Khi lập Báo cáo tài chính, nếu số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập kỳ này lớn hơn số đã trích lập từ các kỳ trước, kế toán trích lập bổ sung phần chênh lệch, ghi:
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán
Có TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản (2294).
b) Khi lập Báo cáo tài chính, nếu số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập kỳ này nhỏ hơn số đã trích lập từ các kỳ trước, kế toán hoàn nhập phần chênh lệch, ghi:
Nợ TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản (2294) Có TK 632 - Giá vốn hàng bán.
Kế toán thực hiện bút toán tính giá vốn như sau
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 155 (Thành phẩm); 156 (Hàng hóa);
7.Trích trước chi phí
Ví dụ có những khoản chi phí mà thực tế đã phát sinh nhưng chưa có đầy chứng từ th2i để phản ánh đúng chi phí theo từng thời kỳ thì cuối tháng phải trích trước chi phí (ví dụ như chi phi tiền lương tháng 13, tiền thưởng, tiền nghĩ phép mà sang quý của năm sau mới chi).
8.Kết chuyển giữa giữa tài khoản 133 và tài khoản 33311
Cuối tháng công ty kết chuyển giữa 2 tài khoản 133 và tài khoản 33311 (nếu công ty kê khai thuế
GTGT theo tháng).
Hoặc Cuối quý công ty kết chuyển giữa 2 tài khoản 133 và tài khoản 33311 (nếu công ty kê khai
thuế GTGT theo quý).
Hạch toán kết chuyển thuế VAT
Nợ 33311 (Thuế VAT đầu ra phải nộp) Có 133 (Thuế VAT đầu vào được khấu trừ)
Lưu ý:
Nhớ là kết chuyển số liệu nhỏ sang số liệu lớn. Giữà 2 tài khoản này chỉ có 1 tài khoản có số dư. Nếu có số dư tài khoản 133 thì công ty không phải nộp thuế (Tức là đầu ra nhỏ hơn đầu vào) Nếu có số dư tài khoản 33311 thì công ty phải nộp thuế (Tức là đầu ra lớn hơn đầu vào)