2
4.2.2.2Quy trình lập dự toán ngân sách
Lập dựtoán ngân sách là quy trình thực hiện thường xuyên, liên tục.Đòi hỏi
thường xuyên cập thật thông tin, so sánh tình hình thực hiện với kếhoạch thực hiện tiến hành ra quyết định, điều chỉnh phù hợp với tình hình thực tiễn. Quy trình lập dự
toán ngân sách cần thực hiện theo 3 giaiđoạn:
Giai đoạn 1: Chuẩn bịlập
Ban giám đốc đưa ra quan điểm, mục tiêu cần thực hiện trong giai đoạn tới. Kếhoạch, mục tiêu tăng trưởng như tăng lợi nhuận là 20% –25% so với năm trước, giá bán đối với những sản phẩm sửdụng công nghệ thế hệ trước không được giảm
hơn 5% so với giá trước đó, ….
Ban giám đốc hoặc đại diện ban giám đốc phân công thực hiện cho các bộ
phận:
Bộ phận vật tư: Tìm kiếm, lựa chọn, đánh giá nhà cung cấp với giá cạnh
Giao nhận kho vận, giám đốc điều hành:đạt được mục tiêu vềgiá bán, doanh thực hiện.
Bộphận Quản trị hành chính, Quản trị nhân sự, Tổchức nhân sự, Giao nhận kho vận, Công nghệthông tin,Đảm bảo chất lượng, Kiểm soát chất lượng, cùng với bộ phận Tài chính - Kế toán chịu trách nhiệm kiểm soát tình hình sử dụng chi phí của bộphận mình.
Giai đoạn 2: Lập dựtoán
Ban giám đốc cần quy định rõ trách nhiệm lập dự toán là của từng bộ phận, mỗi bộ phận chịu trách nhiệm vềnội dung lập dựtoán của bộ phận mình. Vì chỉ có mỗi bộphận mới nắm bắt được hết thông tin trong bộphận mình phụtrách.
Các bộphận khi lập xong sẽchuyển vềphòng Tài chính - Kếtoán mà cụthể
là nhân viên kế toán quản trị, để nhân viên KTQT thực hiện các bước tổng hợp, phân tích, lập các báo cáo theo yêu cầu quản trị.
Sau khi quá trình phân tích, tổng hợp hoàn tất nhân viên KTQT sẽtrình với
Ban giám đốc xét duyệt, và thảo luận với các trưởng bộ phận.Sau khi thống nhất sẽ
chính thức thông báo cho toàn công ty đểcác bộphận tổchức thực hiện.
Giai đoạn 3: theo dõi dựtoán
Nhân viên KTQT cập nhật tình hình thực hiện, so sánh, phân tích sự chênh lệch giữa thực tế và dự toán báo cáo Ban giám đốc để ban giám đốc đưa ra các
quyết định kịp thời.