2
3.2.1Dự toán chi phí tổng hợ p
Căn cứ vào tình hình chi phí phát sinh hàng tháng để thu thập tất cả các chi phí theo các tiêu chí vềcác khoản mục chi phí như công tác phí, tiền lương, phí tiếp khách, dịch vụ điện thoại, cáp mạng viễn thông, chi phí cho từng dự án, phí xuất nhập khẩu, vé máy bay, bảo hiểm di chuyển, phí vận chuyển, các khoản chi phí
khác,.... sau đó phân loại theo các nhóm cần tập hợp chi phí.
Căn cứ vào chi phí thực tế phát sinh được tập hợp của tháng này, và các sự
kiện, kế hoạch sản xuất của tháng tiếp theo nhân viên kế toán quản trị sẽ dựa vào kinh nghiệm của mìnhđể đưa ra ước tính cho các khoản mục chi phí cho tháng tiếp theo từ đó sẽcó bảng dựtoán ngân sách cho tháng kếtiếp.
Đính kèm phụlục 1: Chi phí hoạt động hàng tháng
Ưu điểm, nhược điểm công tác lập dựtoán Ưu điểm:
Việc tập hợp chi phí theo từng khoản mục như trên giúp nhà quản trịdễdàng hiểu được từng khoản mục trong nhóm cần tập hợp chi phí. Cách tập hợp chi phí
đơn giản dễdàng thực hiện.
Cách lập khá đơn giản, ước tính chi phí (hàng tháng) theo từng nhóm dựa trên các khoản mục chi phí thực tếphát sinh,phần lớn không dùng đến các kỹthuật của kếtoán quản trị. Cách tập hợp chi phí theo từng khoản mục như trên giúp nhà
Công tác lập được tập trung tại phòng Tài chính - Kếtoán bên cạnh sựhỗtrợ
của các phòng ban khác. Bước đầu thểhiện được trách nhiệm của từng phòng ban trong việc lập dựtoán, cũng như vềchi phí của nhóm được tập hợp.
Nhược điểm:
Công tác lập các ước tính chi phí của từng nhóm chỉ tập trung tại phòng Tài chính - Kếtoán, tuy có tìm hiểu thông tin từcác phòng ban nhưng chưa thật sựgắn trách nhiệm trong thông tin đưa ra cũng như các phòng ban có những thông tin không thể tiết lộ ra bên ngoài do đó có thể dẫn đến các chi phí ước tính thiếu tính
đầy đủ, kịp thời trong việc cập nhật các phát sinh dự kiến theo yêu cầu thực tế từ
các hoạt động sản xuất kinh doanh.
Việc lập kếhoạch luôn trong tình thếbị động, do phụthuộc vào đơn đặt hàng của khách hàng nên thông tin thểhiện chỉ mang tính thống kê, hình thức chứ chưa
thểhiện được bản chất đúng nghĩa của việc lập dựtoán. Bên cạnh đó việc lập được thực hiện theo phương pháp thủ công gây lãng phí về mặt thời gian, không tạo ra
được giá trị gia tăng.
Nhận xét chung vềcông tác lập dựtoán tại GES VN
Nhìn chung công ty đã thực hiện dự toán dưới dạng các ước tính cho từng nhóm chi phí. Tuy nhiên,các ước tính này chỉ mang tính hình thức, dừng lại ở mức
độthống kêchưacung cấpđược cái nhìn tổng thểdựtoán, giúp nhà quản trịnhận ra
được thuận lợi, thách thức cũng như phương hư ớng hoạch định trong ngắn hạn và dài hạn. Để nâng cao hiệu quả công tác lập dự toán, GES VN cần định rõ các bộ
phận, cá nhân tham gia lập dự toán, đồng thời cần lập bổ sung một số dự toán như
dự toán nguyên vật liệu, dự toán nhân công, dự toán công tác phí, dự toán chi phí sản xuất chung, dựtoán chi phí bán hàng, dựtoán tiền,…..