2
4.2.3 Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trách nhiệm
Dựa vào sơ đồ đổchức GES VN hiện tại có thểtổ chức thành các trung tâm trách nhiệm sau: trung tâm doanh thu, trung tâm chi phí, trung tâm lợi nhuận theo
Bảng 4.1: Bảng phân cấp trách nhiệm quản lý
Cấp quản lý Cá nhân chịu trách nhiệm
Trung tâm doanh thu Bộphận Giao nhận kho vận Trưởng phòng Giao nhận kho vận Trung tâm chi phí Khối sản xuất Nhà máy Trưởng bộphận Sản xuất Dựán Trưởng dựán Bộphận Vật tư Trưởng bộphận vật tư
Khối cung cấp dịch vụ
Bộphận Dịch vụkỹthuật
Trưởng bộphận Dịch vụkỹthuật Bộphận Thiết kế Trưởng bộphận Thiết kế
Khối quản lý Bộphận Tài chính - Kếtoán Trưởng bộphận Tài chính - Kếtoán Bộphận Tổchức nhân sự Trưởng bộphận Tổchức nhân sự Bộphận Công nghệthông tin
Trưởng bộphận Công nghệthông tin Bộphận Quản trịhành chính Trưởng bộphận Quản trịhành chính Bộphận Quản trịtài sản Trưởng bộphận Quản trịtài sản Bộphận Kiểm soát chất lượng Trưởng bộphận Kiểm soát chất lượng Bộphận Đảm bảo chất lượng Trưởng bộphận Đảm bảo chất lượng
Trung tâm lợi
nhuận Giám đốc Giám đốc
4.2.3.2Xác định trung tâm trách nhiệm
Xác định trách nhiệm trung tâm doanh thu
Cá nhân chịu trách nhiệm cao nhất là trưởng phòng Giao nhận kho vận chịu trách nhiệm vềtình hình thực hiện doanh thu trước Ban giám đốc
Xác định trách nhiệm trung tâm chi phí Khối sản xuất:
Trưởng bộphận sản xuất là người chịu trách nhiệm cao nhất trước Ban giám
đốc đối với chi phí toàn bộhoạt động sản xuất tại nhà máy.
Trưởng dự án chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ chi phí phát sinh cho dựán
trướctrưởng bộphận sản xuất và Ban giám đốc.
Trưởng bộ phận Vật tư là người chịu trách nhiệm cao nhất trước Ban giám
đốc đối với tình hình cung cấp vật tư.
Khối dịch vụkỹthuật:
Trưởng bộ phận Dịch vụ kỹthuật là người chịu trách nhiệm cao nhất trước
Ban giám đốc đối với chi phí hoạt động cung cấp dịch vụkỹthuật.
Trưởng bộphận Thiết kế là người chịu trách nhiệm cao nhất trước Ban giám
đốc đối với chi phí hoạt động thiết kế.
Khối quản lý:
Là trung tâm dựtoán chi phí gồm những bộphận hỗtrợsản xuất, không ảnh
hưởng gián tiếp đến hoạt động sản xuất cung cấp dịch vụ.
Các trưởng bộ phận thuộc Tài chính - Kếtoán, Tổ chức nhân sự, Công nghệ
thông tin, Quản trị hành chính, Quản trị tài sản, Kiểm soát chất lượng, Đảm bảo chất lượng sẽchịu trách nhiệm chính vềtình hình chi phí phát sinh tại bộphận mình quản lý.
Xác định trách nhiệm trung tâm lợi nhuận
Giám đốc điều hành là người chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh tại công ty thông qua việc kiểm soát chi phí liên quan đến việc tạo ra lợi nhuận.
4.2.3.3 Các chỉ tiêu đánh giá các trung tâm được phân cấp quản lý
Các trung tâm khác nhau vềchức năng nhiệm vụ nên có các tiêu chí đánh giá
khác nhau dựa trên đặc điểm từng trung tâm như:
Trung tâm doanh thu
Giao nhận kho vận sử dụng các điều khoản giao nhận, các thỏa thuận đã
được thông nhất giữa các bên để ký kết và chuyển giao quyền sở hữu cũng như
nghiệm thu dịch vụ đểxác lập doanh thu thực hiện.
Đánh giá kết quả thực hiện: thông qua số lượng sản phẩm, khối lượng dịch vụ được giao và nhậnđược sựxác nhận từkhách hàng.
Đánh giá hiệu quảthực hiện: được đánh giá thông qua doanh thu dựtoán và doanh thu thực hiện.
Trung tâm chi phí
Đánh giá dựa trên kết quảthực hiện và hiệu quảthực hiện
Đối với bộphận Sản xuất, Dịch vụkỹthuật, Thiết kếvà Kinh doanh tích hợp
năng lượng mặt trời.
Đánh giá kết quảthực hiện: chính là sửdụng nguyên vật liệu đúng định mức, mức độhoàn thành tiến độ sản xuất, cungứng dịch vụ theo đúng kếhoạch thực hiện
đã duyệt.
Đánh giá hiệu quả thực hiện: thông qua việc thực hiện dự toán chi phí so sánh giữa định mức và kết quảthực hiện, và các nguyên nhân tác động.
Đối với bộphận bộphận vật tư: chịu trách nhiệm xúc tiến nhà cung cấp, thỏa thuận giá cả, thực hiện đánh giá nhà cung cấp, theo dõiđơn hàng để cung ứng kịp thời nguyên vật liệu, công cụdụng cụ, …. theo tiến độ sản xuất, đồng thời cung cấp các chứng từthỏa các quy định pháp luật.
Chi phí bán hàng tại GES VN thông qua chi phí chứng từ, kho bãi tại cảng, chi phí bốc dỡ, vận chuyển hàng hóa đến nơi được chỉ định.
Chi phí quản lý doanh nghiệp do các bộphận Nhân sự, Quản trị hành chính, Công nghệ thông tin đảm trách. Nhân sự chịu trách nhiệm về chi phí tuyển dụng,
đào tạo nhân viên theo yêu cầu, phí, lệ phí thị thực, hộ chiếu. Quản trị hành chính quản lý các chi phí hành chính như khám sức khỏe định kỳ,đột xuất, ….
Đánh giá kết quảthực hiện: Chi phí đầu vào hợp lý, tuân thủchính sách, thỏa
ước lao động tập thểGES VN một cách tối ưu nhất.
Đánh giá hiệu quảthực hiện: được đánh giá thông quaviệc thực hiện dựtoán chi phí.
Đánh giá kết quảthực hiện phòng Tài chính - Kếtoán: thời hạn nộp các báo
cáo theo quy định pháp luật, tuân thủ luật thuế và các chuẩn mực, nguyên tắc kế
toán bên cạnh đôn đốc thu hồi nợ, cân nhắc thanh toán các khoản nợ đến hạn. Thực hiện quản lý, sử dụng tài chính theo quy định một cách có hiệu quả tránh làm thất thoát tài sản.
Đánh giá hiệu quảthực hiện: được đánh giá thông quaviệc thực hiên dựtoán chi phí.
Trung tâm lợi nhuận
Nhà quản trị trung tâm lợi nhuận chịu trách nhiệm doanh thu và chi phí tiêu
chí đánh giá:
Đánh giákết quảthực hiện: dựa vào lợi nhuận thực tế.
Đánh giá hiệu quảthực hiện: được đánh giá thông qua lợi nhuận dự toán và lợi nhuận thực hiện, trong đó làm rõ tácđộng chi phí lên lợi nhuận hoạt động.
4.2.3.4 Hoàn thiện các báo cáo đánh giá từng trung tâm trách nhiệmBáo cáo đánh giá trung tâmdoanh thu Báo cáo đánh giá trung tâmdoanh thu
Báo cáo được lập cho từng khối, dự án, và loại sản phẩm, dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng trong kỳthực hiện. Bao gồm doanh thu dựtoán, doanh thu thực tế, doanh thu điều chỉnh theo sản lượng thực tế, kết quảhoạt động.
Báo cáo đánh giá trung tâm chi phí Khối sản xuất, dịch vụ
Để đánh giá trách nhiệm của trung tâm này cần căn cứ vào tình hình thực hiện các định mức về chi phí giữa tình hình thực tếvà kế hoạch thực hiện sản xuất sản phẩm như hao hụt nguyên vật liệu vượt định mức cho phép, số giờ nhân công thực hiện một đơn vịsản phẩm, chi phí sản xuất chung,…
Đính kèm ví dụminh họa phụlục 22: Báo báo đánh giá thành quảtrung tâm chi phí khối sản xuất
Để kiểm tra đánh giá trách nhiệm trong việc sử dụng nguyên vật liệu định mức,theo tác giả,GES VN cần bổ sung thêm “Phiếu đề nghị xuất kho vượt định mức” bên cạnh phiếu đề nghị xuất kho theo lệnh sản xuất để xác định được mức chênh lệch. Phiếu này được lập bởi trưởng dự án, sự xét duyệt của trưởng bộ phận sản xuất.
Bảng 4.2: Phiếu đềnghị xuất kho vượt định mức
PHIẾU ĐỀ NGHỊ XUẤT KHO VƯỢT ĐỊNH MỨC
(ISSUE REQUEST)
Người đềnghị(Requestor) : Ngày (Date) : Tên dựán (Project): Bộphận (Dept) : Lý do (for) : STT (No.) Mã kỹ thuật (Code) Mô tảhàng hóa (Description) ĐVT (Unit)
Số lượng (Quantity) Ghi chú (Note) Yêu cầu (Request) Thực xuất (Actual) 1 2 Xét duyệt (Approval) Thủkho (Stocker) Người đềnghị (Requestor)
Về tình hình sử dụng nhân công thực hiện sản xuất sản phẩm, theo tác giả, công ty nên bổ sung thêm “Danh sáchđềxuất làm thêm ngoài giờ”. Bảng danh sách làm thêm giờ được đính kèm với phiếu đề xuất làm thêm giờ chuyển đến phòng nhân sự để đối chiếu theo dõi trên hệthống chấm công.
Bảng 4.3: Danh sách đềxuất làm thêm giờ
DANH SÁCH ĐỀ XUẤTLÀM THÊM GIỜ
(OVER TIME LIST)
Người đềnghị(Requestor) : Ngày (Date) : Tên dựán (Project): Bộphận (Dept) : Lý do (for) : STT (No.) Họtên (Full name) Mã nhân viên (Staff Code) Nội dung công việc (Description) Thời gian thực hiện (Time schedule) Ghi chú (Note) Thời gian bắt đầu (Time in) Thời gian kếthúc (Time out) 1 2
Tổng thời gian thực hiện
(Total) Trưởng Bp.Sản xuất (Approval) Trưởng dựán (Business Unit) Người đềnghị (Requestor) Khối quản lý
Chi phí quản lý doanh nghiệp được tổng hợp từ các tiêu chí: chi phí nhân viên quản lý, chi phí khấu hao TSCĐ, phí dịch vụmua ngoài, lệphí, thuế, phí bằng tiền khác,…. do các bộ phận Tổ chức nhân sự, Quản trị hành chính, Công nghệ thông tin đảm trách. Nhân sựchịu trách nhiệm vềchi phí tuyển dụng, đào tạo nhân
viên theo yêu cầu, phí lệphí thị thực, hộ chiếu. Quản trị hành chính quản lý các chi
phí hành chính như khámsức khỏe định kỳ, đột xuất, ….
Đính kèm ví dụminh họa phụlục 23: Báo báo đánh giáthành quảtrung tâm chi phí khối quản lý
Báo cáo đánh giá trung tâm lợi nhuận
Báo cáo đánh giá tình hình thực hiện của trung tâm lợi nhuận được lập theo từng khối, dựán, và loại sản phẩm, dịch vụ. Được kếtoán lập bằng cách tập hợp số
liệu, đối chiếu so sánh với các báo cáo dự toán, bao gồm các chỉ tiêu doanh thu thuần, biến phí, định phí, số dư đảm phí.
Đính kèm ví dụ minh họa phụ lục 24: Báo báo đánh giá thành quả trung tâm lợi nhuận
4.2.4 Hoàn thiện hệthống kếtoán chi phí và tính giá thành4.2.4.1 Khối sản xuất 4.2.4.1 Khối sản xuất
Đểhoàn thiện hệ thống kế toán chi phí và tính giá thành GES VN cần phân loại chi phí theo cáchứng xửcủa chi phí, nghĩa là phân loại chi phí thành biến phí,
định phí, và chi phí hỗn hợp.
Ví dụ minh họa: Đầu năm 2013, Công ty GES VN nhận được yêu cầu báo giá từ khách hàng gửi để đặt hàng sản xuất 450 tấm Giá đỡ với yêu cầu giao hàng tại kho GES VN, không yêu cầu hun trùng khi đóng kiện sản phẩm. Nhà quản trị đưa ra báo giá thếnào thì thích hợp?
Bảng 4.4 Bảng phân tích biến động chi phí dự án Giá đỡ
STT Tiêu chí Diễn giải Sồtiền
1 Doanh thu 450 (tấm)x $ 1,100 = $ 495,000
2 Biến phí
3 - Giá vốn sản phẩm 450(tấm)x$ 755.96 = $ 340,182 4 - Biến phí bán hàng 450 (tấm) x $ 0.1 = $ 45 5 - Biến phí quản lý doanh nghiệp 450 (tấm) x $ 4 = $ 1,800
6 Tổng biến phí (3+4+5) $ 342,027
7 Số dư đảm phí (1-2) $ 152,973
8 Định phí
9 -Định phí bán hàng
10 - Chi phí nhân viên giao nhận kho vận 450 (tấm) x $ 1 = $ 450 11 -Định phí quản lý doanh nghiệp
12 - Chi phí nhân viên quản lý 450 (tấm) x $ 45 = $ 20,250 13 - Chi phí khấu hao TSCĐ 450 (tấm) x $ 190 = $ 85,500
14 Tổng định phí (9+10+11+12+13) $ 106,200
15 Lợi nhuận thuần hoạt động kinh doanh (7-14)
$ 46,773
Bên cạnh đó còn có thể được diễn đạt theo bảng báo cáo thu nhập theo số dư đảm phínhư sau:
Bảng 4.5: Báo cáo thu nhập theo số dư đảm phí
BÁO CÁO THU NHẬP THEO SỐ DƯ ĐẢM PHÍ
STT Chỉtiêu Tổng Đơn vị Tỷtrọng 1 Doanh thu $ 495,000 $ 1,100.00 100.00% 2 Chi phí khảbiến $ 342,027 $ 760.06 69.10% 3 Số dư đảm phí $ 152,973 $ 339.94 30.90% 4 Chi phí bất biến $ 106,200 5 Lợi nhuận $46,773 4.2.4.2 Khối dịch vụkỹthuật
Tùy vào công nghệvà tình trạng thiết bị của khách hàng, việc định giá cung cấp dịch vụ sẽ khác nhau dựa trên mức độ phức tạp của hệ thống yêu cầu.Tuy nhiên, GES VN cần tính chi phí tối thiểu cho từng loại dự án để có thể chủ động
hơn trong việc thương thảo, cũng như xác định lợi nhuận của từng dự án cụ thể là
xác định giá nhân công tối thiểu cho 1 (một) giờ công cung cấp dịch vụ của kỹ sư được huấn luyện nghiệp vụ.
Ví dụ: Dựa theo yêu cầu của khách hàng cung cấp dịch vụ kỹ, đòi hỏi kinh nghiệm trung bình của kỹ sư cần phải đáp ứng là 3.5 năm.
Ta cần xác định chi phí nhân công tối thiểu cho kỹ sư có từ 3 đến 3,5 năm
kinh nghiệm. Phần trăm chi phí quản lý thương thảo với khách hàng là 30% cho chi phí phát sinh trong chuyến công tác (công tác phí), có thể được thiết lập như sau:
Bảng 4.6 Bảng phân tích biến động chi phí dịch vụkỹthuật
Doanh thu 30% (biến phí)+ (giờ
công * đơn giá giờ công) Biến phí - Phí thịthực - - Phí khám sức khỏe - - Phí bảo hiểm đi lại - - Vé máy bay - - Công tác phí - - Khách sạn - -Phí đi lại -
- Tiền lương 1 giờ công của kỹ sư có 3 – 3.5 năm kinh
nghiệm
$ 5
Tổng biến phí -
Số dư đảm phí Định phí
-Phí đào tạo tại nước ngoài cho 1 giờcông $ 1.53 - Phí khấu hao máy móc đào tạo cho kỹ sư 1 giờ công $ 0.5 - Chi phí quản lý hoạt động $ 1.5
Tổng định phí $ 3.53
Với tiền lương trung bình 1 giờ công của kỹ sư được xác định bởi nhân viên kếtoán và phòng nhân sự. Ví dụtiền lương trung bình là $ 5/giờ
Sau khi xác định được giá nhân công cho 1 giờ công cung cấp dịch vụcủa kỹ sư được đào tạo nước ngoài có từ 3 đến 3,5 năm kinh nghiệm, tiến hành định giá giờcông tối thiểu cungứng dịch vụ
Đơn giá giờcông tối thiểu =
Tiền lương trung bình
1 giờcông + Định phí
Sau đó đơn giá giờ công được xác định để tính doanh thu cung cấp dịch vụ và được tính theo công thức sau:
Đơn giá giờcông = Đơn giá giờ công tối thiểu x
% tăng thêm
mong muốn
4.2.4.3 Hoàn thiện phươngpháp hạch toán
Qua tìm hiểu thực trạng quy trình công nghệ, đặc điểm ngành sản xuất bán dẫn tại GES VN tác giảcó một số đềxuất như sau:
GES VN tính giá thành theo phương pháp đơn đặt hàng, tất cả chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung được tập hợp toàn bộtừkhi bắt đầu sản xuất đến khi kết thúc.
Phương pháp tính giá xuất kho là nhập trước xuất trước phù hợp với mặt hàng công nghệcao có giá trịgiảm nhanh theo thời gian.
Kỳ tính giá thành hiện tại là tháng, tuy nhiên kỳ tính giá thành như vậy có
nhược điểm là chỉ tính được giá thành sản phẩm khi hoàn thành xong đơn đặt hàng,
điều này dẫn đến việc chậm trễtrong việc tính giá xuất kho thành phẩm bán khách hàng vì thông thường một đơn đặt hàng được làm trong khoảng thời gian dài với số lượng, giá trị tương đối lớn và giao hàng thành nhiều đợt khác nhau.
Theo tác giả, công ty nên thực hiện tính giá thành theo từng đợt giao hàng của từng
đơn đặt hàng, điều này sẽ tạo thuận lợi cho việc theo dõi thông tin về doanh thu và chi phí kịp thời, phù hợp với thực tiễn doanh nghiệp.
4.2.5 Phân tích mối quan hệgiữa chi phí–khối lượng–lợi nhuận (C –V–P)4.2.5.1 Khối sản xuất 4.2.5.1 Khối sản xuất
Dựa vào bảng 4.5 Báo cáo thu nhập theo số dư đảm phí, GES VN bán 1 tấm
Giá đỡ(Jig) với giá 1.100 Đô la Mỹthì biến phí là 760.06Đô la Mỹ và số dư đảm phí một đơn vịsản phẩm là 339.94 Đô la Mỹ. Ta tiến hành phân tích mối quan hệ
giữa các nhân tốchi phí, khối lượng, lợi nhuận (C–V –P). Bắt đầu bằng việc tìm,