7. Bố cục của luận văn
3.1.2.3 Mô hình đề xuất
Theo mô hình này, các doanh nghiệp sẽ xây dựng các website trong đó thực hiện chức năng quảng cáo sản phẩm, dịch vụ, giao dịch với khách hàng và các đối tác khác để trao đổi thông tin, nhận đặt hàng, doanh nghiệp cũng sẽ thực hiện một phần quá trình hỗ trợ sau bán hàng thông qua website do khách hàng có thể gửi thông tin phản hồi về sản phẩm, dịch vụ qua trang web của doanh nghiệp và doanh nghiệp tƣ vấn cho khách hàng cũng thông qua hình thức này. Quá trình trao đổi thông tin trong nội bộ doanh nghiệp cũng đƣợc thực hiện bằng điện tử thông qua mạng máy tính. Bên cạnh các giao dịch bằng điện tử, các giao dịch khác nhƣ giao hàng, thanh toán, bảo
hành… vẫn có thể đƣợc doanh nghiệp thực hiện bằng các phƣơng pháp truyền thống. Khi ứng dụng mô hình này, tổ chức của doanh nghiệp có thể cần thay đổi để phù hợp hơn với các quá trình kinh doanh mới, các phòng ban trong công ty sẽ tham gia trực tiếp vào các quá trình giao dịch bằng điện tử bổ sung cho các quá trình giao dịch truyền thống.
Về mặt kỹ thuật, doanh nghiệp sẽ sử dụng một chƣơng trình catalog điện tử trên Internet để giới thiệu chi tiết các sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp. Chƣơng trình catalog điện tử sẽ tạo các trang web tự động trên cơ sở dữ liệu về sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp. Cataloge này cũng cho phép doanh nghiệp có thể cập nhật cơ sở dữ liệu khách hàng, đơn hàng, sản phẩm, dịch vụ, còn khách hàng có thể đặt hàng và theo dõi quá trình thực hiện đơn hàng.
Do vấn đề tiền điện tử tại Việt Nam còn hạn chế, việc thanh toán có thể vẫn đƣợc doanh nghiệp thực hiện trực tiếp theo hình thức chuyển khoản hoặc bằng tiền mặt. Tuy nhiên, các thông tin trên website vẫn là các căn cứ chính để thực hiện việc thanh toán.
Hoạt động của từng bộ phận cũng có thay đổi. Các kế hoạch tiếp thị của bộ phận tiếp thị không chỉ nhằm vào các khách hàng ở địa phƣơng mình mà sẽ nhằm vào một số loại khách hàng nào đó trên phạm vi toàn cầu. Phƣơng thức tiếp thị cũng thay đổi, ngƣời ta không chỉ quảng cáo các sản phẩm, dịch vụ của mình trên các phƣơng tiện truyền thông của địa phƣơng mà mà với Internet, các sản phẩm, dịch vụ của các nhà tiếp thị có thể đi khắp nơi trên thế giới, đem các thông tin này đến tận nơi cho những ngƣời đang quan tâm tìm kiếm trên Internet. Bộ phận bán hàng cần phải sẵn sàng với các đối tƣợng khách hàng khác nhau ở các khu vực địa lý khác nhau thậm chí là ở phía bên kia địa cầu. Do đó, các thông tin về thuế xuất khẩu hàng hoá, chi phí vận chuyển tới địa chỉ của khách hàng, các phƣơng thức thanh toán đƣợc chấp nhận, các điều kiện về cung cấp sản phẩm, dịch vụ, bảo hành... cũng cần đƣợc chuẩn bị hết sức kỹ lƣỡng, đảm bảo cho việc trả lời các yêu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng và việc thực hiện các đơn hàng không gặp phải các trở ngại không cần thiết. Bộ phận
hỗ trợ khách hàng cũng cần chuẩn bị trƣớc các thông tin cho khách hàng về việc bảo trì, bảo dƣỡng các sản phẩm, dịch vụ của mình. Dữ liệu về “Những câu hỏi thƣờng gặp” càng nhiều và càng đầy đủ thì càng giúp cho bộ phận này giảm đƣợc các yêu cầu hỗ trợ đơn giản do khách hàng cũng có thể tự giải quyết các vấn đề này sau khi đã đọc các câu hỏi và trả lời trên website. Bộ phận kế toán sẽ phải thƣờng xuyên kiểm tra tình hình thực hiện các đơn hàng thông qua website để có đƣợc thông tin về khách hàng, các khoản phải thu, phải trả, liên hệ với khách hàng để trao đổi các thông tin về hoá đơn, công nợ, tài khoản ngân hàng. Bộ phận giao hàng mỗi khi có thông báo về việc chuyển hàng cho khách thông qua website hoặc email sẽ lấy hàng từ kho và liên hệ với khách hàng để thực hiện việc bàn giao cho bộ phận nhận hàng của khách hàng.
Về phía khách hàng, họ không cần phải đi đến tận cửa hàng trƣng bày sản phẩm để có đƣợc các thông tin về sản phẩm, dịch vụ mà họ quan tâm. Với Internet họ có thể tìm đƣợc các nhà cung cấp phù hợp, lấy đƣợc đầy đủ các thông tin cần thiết nhƣ tính năng kỹ thuật, diễn giải chi tiết, giá cả, phí vận chuyển, các điều kiện thanh toán, bảo hành... Khi quyết định mua, khách hàng chỉ cần cung cấp các thông tin cần thiết về thẻ tín dụng, địa chỉ chuyển hàng,... và chấp nhận thanh toán phí vận chuyển nếu có. Nếu không có thẻ tín dụng, khách hàng sẽ liên hệ trực tiếp với bộ phận kế toán để thực hiện các thủ tục thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Trong quá trình sử dụng, khách hàng vẫn có thể liên lạc bằng điện tử với doanh nghiệp để yêu cầu giúp đỡ hoặc gửi thông tin góp ý.
Tóm lại, việc ứng dụng thƣơng mại điện tử bằng cách kết hợp giữa các giao dịch truyền thống và các giao dịch bằng điện tử là một bƣớc chuyển tiếp có tính khả thi đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ Việt Nam. Để có thể ứng dụng thƣơng mại điện tử hoàn toàn, các doanh nghiệp còn cần nhiều điều kiện khách quan và chủ quan khác. Tuy nhiên, để tránh nguy cơ tụt hậu quá xa so với xu thế phát triển của thƣơng mại điện tử thế giới, các doanh nghiệp vừa và nhỏ Việt Nam cần phải xác định sớm hƣớng đi để bắt đầu các hoạt động thƣơng mại điện tử của mình theo điều kiện thực tế môi trƣờng kinh doanh hiện có của Việt Nam cũng nhƣ năng lực của chính bản thân doanh nghiệp.