Dự báo nhu cầu

THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ CHUỖI CUNG ỨNG TẠI CÔNG TY CP THỰC PHẨM DINH DƯỠNG NUTIFOOD

2.2 Thực trạng quản trị chuỗi cung ứng 2.1.1 Mục tiêu chuỗi cung ứng năm 2012

2.1.2.1 Dự báo nhu cầu

Hiện tại Nutifood dự báo chủ yếu dự báo nhu cầu theo ngắn hạn theo các số liệu kinh doanh năm cũ và chủ yếu theo phương pháp định tính dựa kinh nghiệm của các cấp lãnh đạo bên cạnh đó việc dự báo nhu cầu cũng dựa theo chính sách Marketing và môi trường cạnh tranh theo từng thời điểm. Thường nhu cầu được dự báo cho từng chu kỳ kinh doanh (4 tuần).

Việc cung cấp dữ liệu để dự báo và lập kế hoạch do bộ phận Sales data thực hiện, đây là bộ phận lưu trữ và phân tích các số liệu kinh doanh.

Hoạt động dự báo kinh doanh cuối chu kỳ của Nutifood thực sự chưa tốt, đây là giai đoạn chốt số kinh doanh để tính lương thưởng, nhân viên kinh doanh chủ yếu chạy doanh số chưa thực sự quan tâm đến nhu cầu khách hàng, không dự báo được nhu cầu từ trước dẫn đến việc đặt hàng quá nhiều dẫn tới nhà phân phối tồn kho nhiều và lượng hàng đặt vượt quá tồn kho đáp ứng (Đối với các khu vực xa nhà máy sản xuất) phải đợi chuyển hàng từ kho sản xuất ra kho trung gian thường mất 7 đến 10 ngày vận chuyển làm khách hàng không hài lòng.

Các chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh đầu chu kỳ cũng được đưa ra chậm trễ là cho hoạt động bán hàng của nhân viên sales gặp nhiều khó khăn

Như chúng ta đã biết hoạt động dự báo là hoạt động đi đầu trong chuỗi cung ứng nội bộ của công ty. Hoạt động này kéo theo hàng loạt các hoạt động khác như hoạt động kinh doanh, hoạt động mua nguyên liệu, hoạt động sản xuất, hoạt động giao hàng… nên đây là một mắt xích khởi đầu rất quan trọng trong chuỗi cung ứng nội bộ. Nếu công ty làm tốt công tác dự báo thì các công tác khác có thể tốt và ngược lại. Nhưng công ty chưa thực hiện công tác dự báo một cách bài bản nên các hoạt động khác bị ảnh hưởng nghiêm trọng.

2.1.2.2 Lập kế hoạch tổng hợp và quản lý tồn kho

* Lập kế hoạch tổng hợp

Xuất phát từ công tác dự báo còn chưa được chú trọng một cách đúng mức nên việc lập kế hoạch trong công ty hiện tại mang tính chất rời rạc, các phòng ban

tự làm kế hoạch từng phòng ban riêng mà chưa chú ý đến kế hoạch liên kết lẫn nhau. Kế hoạch chỉ được xây dựng trong ngắn hạn, chưa xây dựng kế hoạch trung hạn, dài hạn và tổng hợp. Kế hoạch kinh doanh vào ngày cuối cùng chu kỳ kinh doanh hàng tháng (một chu kỳ kinh doanh tính theo tuần). Sau đó, bộ phận kinh doanh chuyển kế hoạch kinh doanh chu kỳ cho bộ phận sản xuất để lập kế hoạch sản xuất và lập kế hoạch nguyên vật liệu cho tháng sau. Khi phòng sản xuất lập xong kế hoạch nguyên liệu, chuyển cho bộ phận mua hàng để tiến hành đặt hàng nguyên liệu phục vụ cho sản xuất.

Kế hoạch kinh doanh được lập như sau: Bộ phận kinh doanh chủ yếu căn cứ trên số liệu quá khứ của các tháng gần tháng lập kế hoạch và mục tiêu doanh số Ban Lãnh đạo đề ra để xây dựng kế hoạch kinh doanh. Các yếu tố ảnh hưởng khác như yếu tố thời vụ, tác động các chương trình khuyến mãi, các yếu tố cạnh tranh và biến động giá trên thị trường chưa được Bộ phận kinh doanh chú ý đến, nên việc lập kế hoạch kinh doanh của Bộ phận kinh doanh thường xuyên không phù hợp với nhu cầu thực tế của thị trường, thường xảy ra tình hình quá thừa hoặc quá thiếu sản phẩm phục vụ khách hàng. Vì kế hoạch của các bộ phận khác phụ thuộc vào kế hoạch kinh doanh nên kế hoạch kinh doanh không chính xác và chỉ lập trong ngắn hạn (lập kế hoạch hàng tháng) nên công ty phải sử dụng chiến lược tăng ca cho hầu hết các tháng cao điểm trong năm. Điều này kéo theo hàng loạt các hoạt động khác cũng xảy ra tình hình bất ổn:

- Sản phẩm thường được sản xuất ra quá thừa hoặc quá thiếu so với nhu cầu thị trường.

- Nguyên liệu cũng xảy ra tình hình tương tự là tồn kho quá mức hoặc thiếu nguyên liệu sản xuất.

- Dịch vụ khách hàng thường xuyên gặp phàn nàn do thiếu hàng.

* Quản lý hoạt động lưu kho

Hiện tại Nutifood có 4 kho theo số liệu sau:

STT Diễn giải Diện tích

(m2)

Sức chứa (Pallet) Qui đổi thùng IMP UHT Cộng IMP UHT 1

Kho ICD Sóng Thần

(Sagawa) 2,088

700

500

1,20 0

1,2

00 60,000

2 Kho Cộng Hòa 182 42 500 300

3 Kho Đà Nẵng 500 126 1,500 900

4 Kho Hà Nội 1,400 616 7,000 7,000 Bảng 2.3: Sức chứa lưu kho và cung ứng hàng hóa

- Hoạt động lưu kho: Nutifood thực hiện hoạt động lưu kho tại kho chính Bình Dương, các kho trung gian, và kiểm soát số lượng hàng hóa tại các nhà phân phối theo chu kỳ và theo nhu cầu của khách hàng. Do hoạt động lưu kho phối hợp với hoạt động dự báo chưa thật tốt nên khi có những biến động thất thường của nhu cầu thị trường và các giai đoạn cao điểm đặt hàng chưa hiệu quả, vẫn xảy ra tình trạng thiếu hàng tạm thời những giai đoạn này.

- Kiểm soát số liệu tồn kho: kho thực hiện nghiệp vụ nhập xuất kho trên phần mềm quản lý ERP, phần mềm này quản lý được số lượng hàng nhập vào và xuất ra nhưng chưa kiểm soát được hạn sử dụng của hàng tồn kho, công việc này vẫn thực hiện thủ công theo phương pháp nhập trước xuất trước.

- Sắp xếp kho:

Hiện tại Nutifood sắp xếp hàng hóa theo 2 kho: Kho sữa bột và kho sữa nước.Quản lý hàng hóa bằng mã vạch và sắp xếp hàng hóa theo sự thuận tiện vị trí nghĩa là kho còn chỗ nào trống thì hàng được xếp vào mà chưa chú ý đến việc sắp xếp khoa học. Sơ đồ kho chưa được lập sẽ làm cho công tác soạn hàng tốn nhiều thời gian do tìm kiếm và dễ xảy ra nhầm hàng, nhầm date sử dụng.

2.1.2.3 Hoạt động thu mua:

Đây là hoạt động thường xuyên và là nhiệm vụ truyền thống của hầu hết các doanh nghiệp, Nutifood thường xuyên tìm kiếm các nhà cung cấp tiềm năng, so sánh giá và đàm phán mua sản phẩm có chi phí thấp nhất. Vì đặc thù là hàng tiêu dùng, liên quan trực tiếp tới sức khỏe khách hàng nên Nutifood luôn đánh giá lựa chọn các nhà cung cấp có chất lượng đạt tiêu chuẩn quốc tế.

Một số nguyên vật liệu chính của Nutifood:

STT Nguyên liệu Nhà sản xuất Quốc gia Nhà PP tại Việt Nam 1 Sữa béo

nguyên kem Fontera New Zealand

Muray Australia Rosewater bay Bura food Australia O Lam (Singapo) 2 Sữa không

béo UHT Fontera New Zealand

Sterling Agro Ấn Độ

3 Axit béo

DHA Keivit Hà Lan

4 Chất xơ Orafti Bỉ

5 Đạm đậu

nành Solae Mỹ

6 Vitamin trộn

sẵn Fortitech Malaysia Nhập trực tiếp

7 Phụ gia thực

phẩm Givaudan Singapo

8 Bao bì sữa

nước Tetra Pak Thủy Điển Nhập trực tiếp

9 Bao bì sữa bột

Công ty cổ phần in 7

Công ty bao bì Tân Tiến

(Nguồn: Dữ liệu từ bộ phận mua hàng) Bảng 2.4: Một số nhà cung cấp chính của Nutifood

- Các nhà cung cấp nêu trên là những nhà sản xuất hàng đầu thế giới và Việt Nam trong lĩnh vực nguyên vật liệu ngành sữa, việc mua hàng được thông qua ký hợp đồng từng quý/năm để có được sự ổn định về nguồn nguyên liệu, đồng thời công ty có gia mua tốt nhất.

- Đối với nhà cung cấp nguyên vật liệu thì Nutifood thường củng cố mối quan hệ hợp tác lâu dài với đa số nhà cung cấp cũ có do uy tín đáp ứng được nhu cầu của Nutifood. Bên cạnh những nhà cung cấp quen thuộc này thì công ty cũng tích cực nghiên cực, tìm hiểu các nhà cung cấp mới để lựa chọn được nguồn nguyên liệu phong phú, giá cả cạnh tranh và chất lượng đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng

+ Đối với công cụ, dụng cụ phục vụ cho sản xuất: Trước đây khi mới thành lập thì chủ yếu tìm kiếm các nhà cung cấp nước ngoài chi phi cao, hiện tại công ty bắt đầu đánh giá và tìm kiếm thêm các nhà cung cấp trong nước để nhằm đáp ứng nhanh nhu cầu doanh nghiệp mà chi phí giảm.

+ Về phương tiện vận tải thì Nutifood sử dụng chủ yếu 2 nhà cung cấp dịch vụ chính: Minh Kiên Phát, Vạn Thiên Phúc để giao hàng cho các nhà phân phối, siêu thị,…

* Lượng đặt hàng tối ưu: Hiện công ty đặt hàng dựa vào nhu cầu đơn hàng, bảng giá nguyên liệu từng nhà cung cấp, tính chất nguyên vật liệu mà có lượng đặt hàng tối ưu khác nhau. Công thức tính chủ yếu của công ty hiện tại

Lượng đặt hàng = (Nhu cầu sản xuất – Tồn kho) + Lượng chênh lệch để có giá tốt

* Chi phí nguyên vật liệu và các chi phí sản xuất khác:

Vì đặc thù là doanh nghiệp sản xuất nên chi phí cho nguyên vật liệu khá lớn, chiếm tỉ trọng chủ yếu là nguyên vật liệu nhập khẩu từ nước ngoài chủ yếu từ nước Úc và New Zealand và một số nguyên liệu từ các nước châu Á

ĐVT: VNĐ STT Phân loại

2009 2010 2011

Giá trị Tỉ lệ Giá trị Tỉ lệ Giá trị Tỉ lệ

1 Nguyên vật liệu

trực tiếp 241,176,007,931 55% 482,330,821,419 60% 698,584,241,884 64%

2

Chi phí nhân

công 46,172,862,746 11% 66,402,516,953 8% 114,423,280,998 10%

3

Khấu hao và khấu trừ tài sản

cố định 9,422,932,414 2% 11,930,786,225 1% 36,133,667,684 3%

4 Chi phí dịch vụ

mua ngoài 108,876,145,19

1 25% 188,372,027,001 23% 180,668,338,418 16%

5 Chi phí bằng

tiền khác 31,887,080,519 7% 59,949,643,298 7% 66,245,057,420 6%

Tổng 437,535,028,801 808,985,794,896 1,096,054,586,404

(Nguồn: Dữ liệu từ phòng kế toán) Bảng 2.5: Chi phí nguyên vật liệu và chi phí sản xuất

- Qua bảng số liệu cho thấy tổng chi phí nguyên vật liệu chiếm tỉ trọng khá cao trong tổng chi phí sản xuất, năm 2009 chỉ chiếm 55% nhưng đến năm 2011 đã tăng lên 63% do nguồn nguyên liệu sữa nhập khẩu tăng. Điều này làm cho giá thành sản phẩm sữa Nutifood tăng nhẹ trong 3 năm qua, đây cũng là tình hình chung trên thị trường nguyên liệu sữa.

- Chi phí nhân công giảm từ 10% xuống còn 8% vào năm 2010 và tăng lên 10% vào năm 2011 do công ty đầu tư thêm nhiều dây chuyền sản xuất, mở rộng sản xuất các sản phẩm mới nên cần thêm lao động.

- Do năm 2011 công ty có chiến lược kiểm soát và cắt giảm bớt chi phí nên chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí khác giảm đáng kể.

* Theo dừi việc cung ứng hàng húa từ nhà cung cấp

Việc trao đổi mua bán hàng hóa với nhà cung cấp chủ yếu thông qua việc ký hợp đồng dài hạn nhằm có sự ổn định về giá và nguồn nguyên liệu. Do chi phí nguyên liệu sữa chiếm tỷ trọng khá lớn trong giá thành sản phẩm, nên những biến động về giá nguyên liệu sữa đều ảnh hưởng đến giá thành.

Thông thường sau khi Nutifood gửi đơn hàng đi thì phản hồi về đơn hàng từ nhà cung cấp về đơn hàng là từ 1-3 ngày, về tiến độ giao hàng: Đối với các nhà cung cấp châu Á thì 10 ngày đối với hàng biển và 1 ngày đối với đường hàng không, đối với nhà cung cấp châu Âu, châu Mỹ thì 20 ngày đối với đường biển, 4 ngày theo đường hàng không. Việc giao hàng đường hàng không chỉ xảy ra khi Nutifood cần hàng gấp hoặc nhà cung cấp giao hàng trễ so với thời hạn yêu cầu.

Theo số liệu và đánh giá của bộ phận mua hàng Nutifood ta có bảng sau:

ĐVT: % STT Loại hình cung cấp Tỷ lệ giao hàng đúng

hạn Tỷ lệ giao hàng trễ

1 Nguyên vật liệu 93% 7%

2 Công cụ dụng cụ, NVL khác

89% 11%

(Theo số liệu từ phòng mua hàng) Bảng 2.6: Tỷ lệ giao hàng đúng hạn của các nhà cung cấp

Theo bảng số liệu thu thập được thì tỷ lệ giao hàng trễ đối với nguyên vật liệu là 7% và 511% so với công cụ dụng cụ. Nguyên nhân giao hàng trễ: Thời tiết xấu, gặp khó khăn ở hải quan, chậm thanh toán tiền cho nhà cung ứng.

* Chính sách thanh toán cho nhà cung ứng

Nutifood luôn thanh toán cho các nhà cung cấp theo đúng thỏa thuận trong hợp đồng hoặc trong đơn hàng. Thông thường thì Nutifood thanh toán đơn hàng làm 2 lần, 50% sau khi có thông báo hàng lên tàu, và 50% phần còn lại sau 30 ngày tính từ ngày thanh toán lần đầu tiên.

ĐVT: %

STT 2009 2010 2011

Tổng số nhà cung cấp 38 40 41

Tỷ lệ thanh toán đúng hạn 98% 92% 95%

Tỷ lệ thanh toán chậm 2% 8% 5%

(Theo số liệu từ phòng kế toán) Bảng 2.7: Tỷ lệ thanh toán cho nhà cung cấp nguyên vật liệu Tỷ lệ thanh toán chậm năm 2009 chỉ có 2%, đến năm 2010 tăng lên 8% do nền kinh tế có nhiều biến động, tỷ lệ thu hồi nợ gặp nhiều khó khăn dẫn đến chậm thanh toán cho nhà cung cấp nhưng năm 2011 đã giảm từ 8% xuống 5%.

Mục tiêu của phòng thu mua cố gắng tạo mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp nguyên liệu nước ngoài để gia hạn thời gian trả nợ là 45 ngày.