1.2. Tổ chức quản lý chuỗi cung ứng
1.2.5. Các yếu tố cần tác động trong chuỗi cung ứng 13
Mỗi chuỗi cung ứng gồm một tập hợp các yêu cầu của thị trường cũng như những cách thức gặp phải trong công tác điều hành, tuy nhiên trong mọi trường hợp vấn đề phát sinh lại hoàn toàn giống nhau. Các doanh nghiệp tham gia trong chuỗi cung ứng bất kì đều phải đưa ra quyết định với tư cách cá nhân và tập thể liên quan đến hoạt động của mình trong năm lĩnh vực:
11Sunil Chopra & Peter Meindl (2007), Supply chain management, Pearson Prentice Hall, New Jersey [tr.31]
12Sunil Chopra & Peter Meindl (2007), Supply chain management, Pearson Prentice Hall, New Jersey [tr.33]
13Michael Hugos , Essentials of Supply chain management, NXB TH TP.HCM 2010, [tr.55]
1.2.5.1. Sản xuất
Sản xuất đề cập đến công suất chế tạo ra và dự trữ sản phẩm của chuỗi cung ứng. Phương tiện sản xuất bao gồm các nhà máy và kho chứa. Vấn đề cơ bản mà các nhà quản lý phải đối mặt khi đưa ra quyết định sản xuất là làm cách nào để cân bằng tối đa giữa khả năng phản ứng linh hoạt và hiệu quả sản xuất. Nếu các nhà máy và kho xây dựng dư thừa công suất, chúng sẽ rất linh hoạt đáp ứng mau chóng nhu cầu sản phẩm đa dạng. Các nhà máy là nơi mà tất cả hay hầu như tất cả công suất đang được sử dụng không đủ để đáp ứng dễ dàng những thay đổi về nhu cầu. Mặt khác, công suất tốn tiền và công suất dư thừa là công suất vô ích không được sử dụng và không phát sinh lợi nhuận. Vì thế càng tồn tại nhiều công suất thừa, sản xuất càng kém hiệu quả.
* Các chiến lược sản xuất:
Hầu hết các chiến lược sản xuất chung là sản xuất theo kế hoạch, sản xuất theo đơn hàng là chính.
- Chiến lược sản xuất theo kế hoạch (MTP- Make to plan) hay chiến lược dữ trữ mang đặc điểm công nghiệp khai thác quy mô kinh tế có được từ tổ chức sản xuất dài hạn. Tồn kho thành phẩm lớn được sản xuất trên dự đoán nhu cầu tương lai của khách hàng. Yêu cầu hợp lý hỗ trợ MTP là sức chứa của kho để trữ thành phẩm và lọc ra danh sách sản phẩm để đáp ứng nhu cầu khách hàng. Lô hàng sản xuất để tồn kho thường là số lượng nhỏ, tuy nhiên nhà kho vẫn được yêu cầu dự trữ tạm thời và danh mục sản phẩm chọn lọc.
- Chiến lược sản xuất theo đơn hàng (BTO-Build to order): BTO là trường hợp sản phẩm được tạo ra và cung ứng theo yêu cầu cụ thể của đơn hàng. Đây là trường hợp một sản phẩm tạo ra dựa trên một đơn hàng cụ thể nhằm đáp ứng một loại yêu cầu riêng biệt do khách hàng đề ra. Công suất hợp lý có thể được yêu cầu để sản xuất dự trữ tạm thời và hầu hết các sản phẩm sản xuất dưới chiến lược này đều xuất trực tiếp cho khách hàng.
Các nhà máy có thể được xây dựng nhằm thích ứng với một trong hai phương pháp sản xuất sau:
- Tâm điếm sản phẩm – Một nhà máy theo phương pháp tâm điểm sản xuất thực hiện một loạt các động sản xuất khác nhau để tạo ra dòng sản phẩm định sẵn từ việc chế tạo các bộ phận sản phẩm khác cho đến việc lắp ráp thành sản phẩm hoàn chỉnh.
- Tâm điểm chức năng - Phương pháp chức năng tập trung vào việc thực hiện chỉ một vài hoạt động sản xuất như chỉ chế tạo một số bộ phận hay chỉ làm công đoạn lắp ráp. Các chức năng này có thể được áp dụng sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau.
Phương pháp sản phẩm có xu hướng chuyên phát triển một loại sản phẩm với sự thành thạo một chức năng cá biệt nào đó. Phương pháp chức năng chuyên về các chức năng cụ thể thay vì chuyên về một sản phẩm sẵn có. Các công ty cần quyết định chọn phương pháp nào hay kết hợp hai phương pháp như thế nào để đủ công suất và chuyên môn cần thiết để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng.
* Cũng như nhà máy có ba phương pháp chính được sử dụng cho kho hàng:
- Lưu kho theo đơn vị (SKU-Stock Keeping Unit)- Với cách tiếp cận truyền thống này, tất cả sản phẩm cùng loại được lưu giữ chung. Đây là một cách lưu trữ sản phẩm hiệu quả và dễ hiểu.
- Lưu kho theo công năng (Gom hàng nhanh tại kho)- Theo phương pháp này, tất cả sản phẩm khác nhau có liên quan đến nhu cầu của loại khách hàng nào đó hay liên quan đến nhu cầu một công việc cụ thể nào đó được lưu trữ chung với nhau. Điều này cho phép lấy và đóng gói hiệu quả nhưng thường đòi hỏi nhiều không gian lưu trữ hơn so với phương pháp lưu kho theo đơn vị truyền thống.
- Lưu kho chéo (Crossdocking) - Đây là phương pháp do Wal-Mart đi tiên phong nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của chuỗi cung ứng. Theo phương pháp này, người ta không thực sự lưu trữ sản phẩm trong kho, thay vào đó các kho hàng được dùng để làm nơi chuyển tiếp hàng hóa nhận được từ các nhà cung cấp và được dỡ xuống theo khối lớn nhiều chủng loại sản phẩm. Những lô hàng lớn này sau đó được chia thành những lô hàng nhỏ hơn. Những lô hàng nhỏ các sản phẩm
khác nhau được sắp xếp lại theo nhu cầu hàng ngày và mau chóng được chất lên xe tải chở hàng để phân phối sản phẩm đến điểm giao hàng cuối cùng.
1.2.5.2. Hàng hóa lưu kho
Hàng lưu kho có mặt trong suốt chuỗi cung ứng và bao gồm mọi thứ từ nguyên liệu đến bán thành phẩm đến thành phẩm được các nhà sản xuất, nhà phân phối và nhà bán lẻ trong chuỗi cung ứng nắm giữ. Một lần nữa, các giám đốc phải quyết định họ muốn tự đặt mình vào đâu khi cân nhắc giữa tính sẵn sàng đáp ứng với tính hiệu quả. Tồn trữ một lượng lớn hàng cho phép công ty hoặc toàn bộ chuồi cung ứng đáp ứng nhanh những thay đổi về nhu cầu khách hàng. Tuy nhiên, việc sản xuất và lưu trữ hàng tồn kho tốn kém và để đạt được tính hiệu quả cao, chi phí cho hàng tồn kho phải càng thấp càng tốt.
Có 3 quyết định cơ bản phải thực hiện về sản và tồn trữ hàng tồn kho:
- Hàng tồn kho chu kỳ - Đõy là lượng hàng tồn cần cú để thừa món nhu cầu sản phẩm trong kỳ giữa các lần thu mua sản phẩm. Các công ty thường sản xuất và thu mua các lô hàng lớn để được lợi từ mua sỉ. Tuy nhiên các lô hàng lớn cũng có thể làm tăng chi phí trung chuyển. Chi phí trung chuyển gồm chi phí lưu trữ, xử lý và bảo hiểm hàng tồn kho. Các nhà quản trị phải cân nhắc giữa giảm chí phí đặt hàng và giá rẻ hơn do mua lượng lớn sản phẩm với chí phí trung chuyển của chu kỳ hàng tồn tăng do mua hàng theo các lô hàng lớn.
- Hàng tồn kho an toàn - Hàng tồn kho được xem như là bộ phận giảm xóc chống lại bất ổn. Nếu có thể dự đoán nhu cầu chính xác thì chỉ cần có hàng tồn kho theo kiểu hàng tồn chu kỳ. Nhưng vì dự đoán luôn có mức bất ổn nhất định nên chúng ta luôn phải tồn kho thêm để dự phòng trường hợp nhu cầu đột ngột tăng hơn dự đoán. Sự cân nhắc ở đây là lượng giá giữa chi phí trung chuyển của hàng tồn kho thêm với chi phí của doanh thu bị mất do không đủ hàng tồn kho.
- Hàng tồn thời vụ - đây là hàng tồn được dự trữ nhằm tiên liệu gia tăng nhu cầu tại những thời điểm nhất định trong năm. Ví dụ, dự đoán nhu cầu chống đông sẽ tăng trong mùa đông. Nếu công ty sản xuất sản phẩm chống đông có mức sản xuất cố định khó thay đổi sẽ cố sản xuất ổn định quanh năm và tồn trữ hàng trong những chu kỳ có nhu cầu thấp để bù cho những kỳ có nhu cầu cao hơn mức
sản xuất của công ty. Phương án thay thế cho việc tồn trữ hàng theo mùa là đầu tư vào các thiết bị sản xuất linh hoạt mà có thể nhanh chóng thay đổi tốc độ sản xuất các sản phẩm khác nhau để đáp ứng nhu cầu gia tăng. Trong trường hợp này, sự cân nhắc là giữa chi phí trung chuyển của hàng tồn kho theo mùa với chi phí của việc đầu tư để có thêm năng lực sản xuất linh hoạt.
1.2.5.3. Vị trí
Vị trí ở đây là khu vực địa lý được lựa chọn để đặt nhà máy hoặc kho của chuỗi cung ứng
Vị trí là việc chọn địa điểm về mặt địa lý của các phương tiện trong chuỗi cung ứng. Nó cũng bao gồm các quyết định liên quan đến lĩnh vực hoạt động cần được thực hiện bởi từng phương tiện. Ở đây, sự cân nhắc giữa tính đáp ứng nhanh và tính hiệu quả là quyết định có cần tập trung các hoạt động ở một vài vị trí nhằm giảm được chi phí nhờ quy mô và hiệu quả, hay giản hoạt động ra nhiều vị trí gần khách hàng và nhà cung cấp để hoạt động đáp ứng nhanh hơn.
Khi đưa ra quyết định về vị trí, các nhà quản trị cần xem xét một loạt các nhân tố liên quan với một vị trí nào đó, bao gồm chi phí phương tiện, chi phí nhân công, kỹ năng sẵn có của lực lượng lao động, các điều kiện cơ sở hạ tầng, thuế và thuế quan, sự gần gũi giữa các nhà cung cấp và khách hàng. Các quyết định về vị trí có xu hướng là những quyết định mang tính chiến lược vì chúng gắn chặt một lượng tiền lớn với các kế hoạch dài hạn.
Các quyết định về vị trí có tác động mạnh mẽ đến chi phí và các đặc tính của chuỗi cung cấp. Sau khi xác định xong kích cỡ, số lương và vị trí thiết bị, cũng cần quyết định các con đường mà sản phẩm có thể đến với khách hàng cuối cùng. Các quyết định về vị trí cũng phản ảnh chiến lược cơ bản của công ty trong việc xây dựng và phân phối sản phẩm ra thị trường.
1.2.5.4. Vận chuyển
Vận chuyển là việc di chuyển mọi thứ từ nguyên liệu cho đến thành phẩm giữa các điều kiện khác nhau trong chuỗi cung ứng. Trong vận chuyển là sự cân nhắc tính đáp ứng nhanh với tính hiệu quả được thể hiện qua việc chọn lựa cách thức vận chuyển. Các cách thức vận chuyển nhanh như máy bay thì rất nhanh
chóng nhưng cũng rất tốn kém. Các cách thức vận chuyển chuyển chậm hơn như tàu và xe lửa thì chi phí vừa phải nhưng không đáp ứng nhanh. Vì chi phí vận chuyển có thể chiếm một phần ba chi phí kinh doanh của chuỗi cung ứng, nên các quyết định ở đây rất quan trọng.
Với các cách thức vận chuyển khác nhau và vị trí phương tiện trong chuỗi cung ứng, các nhà quản trị cần lập ra lộ trình và mạng lưới di chuyển sản phẩm.
Lộ trình là lối đi mà qua đó sản phẩm vận động và mạng lưới bao gồm việc thu thập các lối đi và các phương tiện được kết nối bởi các lối đi đó. Nguyên tắc chung là giá trị sản phẩm càng cao (ví dụ như các thành phần điện tử hay dược phẩm) mạng lưới vận chuyển càng nhấn mạnh tính đáp ứng nhanh và giá trị sản phẩm càng thấp (ví dụ như mặt hàng lớn như gạo và gỗ) mạng lưới càng nhấn mạnh tính hiệu quả.
1.2.5.5. Thông tin
Thông tin là nền tảng đưa ra quyết định liên quan đến bốn yếu tố dẫn dắt chuỗi cung ứng. Nó là sự kết nối giữa tất cả các hoạt động và hoạt động sản xuất trong chuỗi cung ứng. Khi sự kết nối này là một sự kết nối vững chắc (nghĩa là dữ liệu chính xác, kịp lúc, và đầy đủ), từng công ty trong chuỗi cung ứng sẽ có các quyết định chính xác cho hoạt động riêng của họ. Đây cũng là xu hướng tối đa hóa tính lợi nhuận toàn bộ chuỗi cung ứng. Nhờ cách này thị trường cổ phiếu hay các thị trường tự do khác hoạt động và các chuỗi cung ứng có những động lực như các thị trường.
Trong bất kỳ chuỗi cung ứng nào thông tin cũng được sử dụng vì hai mục đích:
- Phối hợp các hoạt động hàng ngày với chức năng của bốn yếu tố dẫn dắt chuỗi cung ứng: sản xuất, hàng tồn, vị trí và vận chuyển. Trong chuỗi cung ứng các công ty sử dụng các dữ liệu sẵn có về cung và cầu sản phẩm để hàng tuần quyết định kế hoạch sản xuất, mức tồn kho, lộ trình vận chuyển và vị trí lưu trữ.
- Tiên đoán và lập kế hoạch để tiên liệu và thỏa mãn nhu cầu tương lai.
Thông tin sẵn có được dùng để tiên báo chiến thuật nhằm hướng dẫn quá trình lập kế hoạch sản xuất tháng và quý. Thông tin cũng được dừng để tiên báo chiến lược
để định hướng các quyết định về xây dựng các nhà máy mới, thâm nhập thị trường mới hay rút lui khỏi thị trường cũ.
Trong từng công ty sự cân nhắc giữa tính đáp ứng nhanh và tính hiệu quả có liên hệ đến việc lượng giá các lợi ích mà thông tin tốt có thể cung cấp so với chi phí để có được thông tin. Thông tin chính xác, dồi dào có thể giúp đưa ra các quyết định kinh doanh hiệu quả và tiên đoán tốt hơn những chi phí xây dựng và lắp đặt các hệ thống phân phối thông tin cũng có thể rất cao.
Xét về tổng thể chuỗi cung ứng, sự cân nhắc giữa tính đáp ứng nhanh vớii tính hiệu quả mà các công ty thực hiện là một trong các quyết định về lượng thông tin có thể chia sẻ với các công ty khác và lượng thông tin phải giữ bí mật. Thông tin về cung sản phẩm, cầu khách hàng, tiên báo thị trường và kế hoạch sản xuất mà các công ty chia sẻ với nhau càng nhiều, thì các công ty càng đáp ứng nhanh.
Tuy nhiên, công khai như thế nào là hợp lý là mối bận tâm của từng công ty vì e ngại thông tin tiết lộ sẽ bị đối thủ cạnh tranh sử dụng để đối phó. Điều này có thể gây tổn thất cho khả năng sinh lợi của công ty.