- So sánh giữa cungcầu nhân lực và các khả năng điều chỉnh
1.2.2Tuyển dụng, bố trí và sử dụng nhân lực
Tuyển dụng nhân lực: là một quá trình tìm kiếm và lựa chọn nhân lực để thỏa mãn nhu cầu sử dụng của cơ quan tổ chức nhà nước và bổ sung lực lượng lao động cần thiết nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức.
Tuyển dụng nhân lực trong các cơ quan nhà nước bao gồm tuyển mộ và tuyển chọn.
Tuyển mộ là quá trình thu hút những người xin việc có trình độ từ lực lượng lao động xã hội và lực lượng bên trong cơ quan tổ chức. Trên thực tế sẽ có những người lao động có trình độ cao nhưng họ không được tuyển chọn vì họ không biết các thông tin tuyển mộ mà cơ quan nhà nước đưa ra. Chất lượng của quá trình tuyển dụng sẽ không đạt được như các yêu cầu mong muốn hay hiệu quả thấp nếu như số lượng người nộp đơn xin việc bằng hoặc ít hơn nhu cầu tuyển chọn. Vì vậy, công tác tuyển mộ có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả của quá trình tuyển chọn.
Tuyển chọn nhân lực là quá trình đánh giá các ứng viên theo nhiều khía cạnh khác nhau dựa vào các yêu cầu công việc, để tìm những người lao động có đủ các phẩm chất theo yêu cầu công việc đã thu hút được trong quá trình tuyển mộ.
Công tác tuyển dụng nhân lực có tác động trực tiếp đến cơ quan tổ chức, nguồn nhân lực và tác động trực tiếp đến sự phát triển kinh tế- xã hội của đất nước:
- Đối với cơ quan tổ chức nhà nước: Bổ sung nguồn nhân lực phù hợp với yêu cầu hoạt động của tổ chức. Giúp cho tổ chức thực hiện được các mục tiêu chiến lược của cơ quan nói riêng và đất nước nói chung. Tuyển dụng được nhân lực tốt giúp cơ quan hoàn thành mục tiêu của mình, tiết kiệm chi phí, sử dụng có hiệu quả nguồn ngân sách của Nhà nước.
- Đối với cán bộ, nhân viên: Làm cho họ hiểu rõ triết lý quản trị, cống hiến cho đất nước. Tạo bầu không khí làm việc thi đua, thoải mái.
- Đối với xã hội, đất nước: việc tuyển dụng đúng người tài giỏi sẽ góp phần nâng cao chất lượng nguồn nhân lực cho bộ máy chính quyền của nhà nước, đồng
thời đạt được các chỉ tiêu nguồn nhân lực mà nhà nước đã đề ra. Hơn nữa, một bộ máy nhà nước có nguồn nhân lực tốt sẽ thúc đẩy phát triển kinh tế, an sinh xã hội.
Nguồn tuyển dụng nhân lực của cơ quan nhà nước gồm 2 loại: nguồn tuyển dụng từ trong nội bộ cơ quan, và từ bên ngoài cơ quan.
Tuyển dụng trong nội bộ cơ quan nhà nước thực chất là quá trình thuyên chuyển, đề bạt, cất nhắc từ bộ phận này sang bộ phận khác, từ công việc này sang công việc khác, từ cấp này sang cấp khác. Ở trường hợp này, các nhân viên sẽ dễ dàng, thuận lợi hơn trong việc thực hiện công việc nhất là trong thời gian đầu ở cương vị trách nhiệm mới. Họ đã làm quen, hiểu được mục tiêu của tổ chức, do đó mau chóng thích nghi với điều kiện làm việc mới và biết cách để đạt được mục tiêu đó. Nguồn tuyển bên trong tổ chức có những ưu điểm cơ bản: Cho phép tổ chức sử dụng hiệu quả hơn nguồn nhân lực hiện có. Tạo cơ hội thăng tiến cho mọi người. Chi phí tuyển dụng thấp.Tuy nhiên, tuyển dụng ở nguồn này có một số hạn chế như: nhân viên đã quen với cách làm việc ở vị trí cũ, họ sẽ bị dập khuân vì thế mất đi sự sáng tạo, hoặc nhiều nhân viên ứng cử vào một vị trí, những người không được tuyển chọn có tâm lý không phục lãnh đạo, chia bè phái gây mất đoàn kết nội bộ. Đồng thời hạn chế số lượng cũng như chất lượng của ứng viên; Gây ra xáo trộn trong tuyển dung, vị trí đang ổn định có thể trở nên thiếu người do nhân lực chuyển sang công việc khác và lại cần phải tuyển dụng tiếp tục.
Tuyển dụng nhân lực từ bên ngoài cơ quan tổ chức là việc tuyển dụng nhân viên từ thị trường lao động bên ngoài. Trường hợp này, cơ quan tổ chức có cơ hội tuyển dụng các chuyên gia, nhân viên giỏi. Họ sẽ làm việc năng nổ, nhiệt tình, chứng minh khả năng làm việc bằng các công việc cụ thể dẫn đến đạt được hiệu quả cao. Mặt khác, các nhân viên được tuyển dụng phải mất một thời gian dài để làm quen với công việc, họ chưa hiểu rõ mục tiêu, lề lối làm việc điều này có thể dẫn đến những sai lệch và cản trở một phần hiệu quả công việc.
Quy trình tuyển dụng nhân lực: Bao gồm 7 bước Bước 1: Định danh công việc cần tuyển dụng:
Định danh công việc nhằm xác định đúng nhu cầu nhân lực trước mắt và lâu dài cho tổ chức. Nhà quản trị cần biết rõ họ cần có đúng số lượng và loại nhân lực ở các vị trí công việc không, yêu cầu và trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhân lực như thế nào?
Cơ sở của bước này được thể hiện bằng hai tài liệu quan trọng phục vụ cho việc tuyển dụng của cơ quan nhà nước, đó là Bản mô tả công việc và Bản tiêu chuẩn công việc.
- Bản mô tả công việc bao gồm các nội dung chính sau:
+ Thông tin chung về công việc: Tên công việc, mã số công việc, cấp bậc công việc, nhân viên thực hiện công việc, cán bộ lãnh đạo, cơ chế giám sát công việc, thù lao cho việc thực hiện công việc…
+ Mô tả thực chất công việc.
+ Các mối quan hệ trong thực hiện công việc: Mối quan hệ của người thực hiện công việc với những người khác ở trong và ngoài doanh nghiệp.
+ Chức năng, trách nhiệm trong công việc: Liệt kê từng chức năng, nhiệm vụ chính, giải thích các công việc cụ thể cần thực hiện trong nhiệm vụ.
+ Quyền hạn của người thực hiện công việc: Xác định rõ giới hạn hay phạm vi quyền hành trong các quyết định về mặt tài chính và nhân lực.
+ Tiêu chuẩn mẫu trong đánh giá nhân viên thực hiện công việc. + Điều kiện làm việc.
- Bảng tiêu chuẩn công việc:
+ Trình độ văn hóa, chuyên môn, trình độ ngoại ngữ và các kỹ năng khác có liên quan đến công việc.
+ Kinh nghiệm công tác, tuổi đời, sức khỏe, hoàn cảnh gia đình: Tùy từng chức danh để có yêu cầu cụ thể và phù hợp.
+ Các đặc điểm cá nhân có liên quân đến thực hiện công việc như tính trung thực, khả năng hòa đồng với mọi người, tham vọng, sở thích, nguyện vọng cá nhân.
Bản mô tả công việc và Bản tiêu chuẩn công việc là kết quả của quá trình phân tích công việc của nhà quản trị. Trên cơ sở kết quả phân tích, nhà quản trị tiến hành tuyển dụng các ứng viên phù hợp cho từng công việc của cơ quan, đồng thời có kế hoạch sử dụng, đánh giá, phát triển nhân sự nhằm sử dụng đúng người, đúng việc, kích thích được người lao động phát huy tối đa khả năng lao động sáng tạo, đóng góp cho sự phát triển cuả cơ quan nhà nước và bản thân họ, cũng vì thế mà không ngừng phát triển về mọi mặt.
Bước 2: Thông báo tuyển dụng
Mục đích của bước thông báo tuyển dụng là thu hút được nhiều nhất ứng từ các nguồn khác nhau giúp cho việc lựa chọn thuận lợi và đạt kết quả mong muốn.
- Thiết kế nội dung và hình thức thông báo: Cung cấp đầy đủ, rõ ràng, chi tiết các thông tin về cơ quan tổ chức, cách thức liên hệ, nội dung công việc, các yêu cầu về tiêu chuẩn, điều kiện làm việc, chế độ đãi ngộ, các loại hồ sơ, thời gian, nội dung tuyển chọn.
- Các hình thức thông báo tuyển dụng: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Thông báo trên các phương tiện thông tin đại chúng: tivi, báo, đài.
+ Niêm yết các bản thông báo tại trụ sở doanh nghiệp, ở nơi đông người qua lại.
+ Thông báo trên mạng Internet.
Các thông tin đưa ra phải ngắn gọn, rõ ràng, chi tiết và đầy đủ những thông tin cơ bản cho ứng cử viên. Phải thông báo đầy đủ về tên khách sạn, nội dung công việc, yêu cầu và tiêu chuẩn tuyển dụng, hồ sơ và giấy tờ cần thiết, hình thức và nội dung tuyển dụng…
Bước 3: Thu nhận và xử lý hồ sơ
Mục đích: Nhằm kiểm tra sự phù hợp về các tiêu chuẩn của các ứng viên tham gia tuyển dụng, đồng thời cũng loại bỏ những ứng viên không đủ hoặc không phù hợp để giảm bớt chi phí cho cơ quan tổ chức và cả ứng viên. Tất cả mọi hồ sơ
xin việc phải được ghi vào sổ xin việc, có phân loại chi tiết để tiện cho việc sử dụng sau này.
Bước 4: Tổ chức thi tuyển
Mục đích: Lựa chọn được nhân lực tốt nhất có thể đảm nhận công việc mà cơ quan nhà nước có nhu cầu tuyển dụng.
Các hình thức thi tuyển:
- Thi viết: được áp dụng chủ yếu với các nội dụng kiến thức đánh giá trình độ của ứng viên về các lĩnh vực như: ngoại ngữ, kiến thức xã hội, pháp luật… Thi viết dưới hình thức trắc nghiệm hoặc tự luận.
Thi trắc nghiệm đòi hỏi trả lời chính xác, nhanh gọn. Tuy nhiên thi trắc nghiệm không đánh giá được khả năng tư duy lập luận của ứng viên so với hình thức thi tự luận.
- Thi vấn đáp: được tổ chức chủ yếu thông qua việc phỏng vấn các ứng viên. Kiểm tra trực tiếp ứng viên thực tế có đủ kiến thức và trình độ so với yêu cầu công việc không, đồng thời đánh giá trực tiếp về diện mạo, vóc dáng, khả năng ứng xử của ứng viên.
Bước 5: Đánh giá các ứng viên
Người lao động trong doanh nghiệp cần có đủ các điều kiện về chuyên môn, đạo đức, lý tưởng và thể lực. Các ứng viên phải qua một cuộc kiểm tra sức khỏe so với yêu cầu công việc cần tuyển dụng. Kiểm tra sức khỏe không được qua loa.
Có thể dùng các tiêu thức để lựa chọn các ứng viên thích hợp:
- Tiêu thức trình độ học vấn: Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ. Trình độ ngoại ngữ…
- Tiêu thức kinh nghiệm nghề nghiệp: Thâm niên công tác. Những công việc và chức vụ đã đảm nhận. Những thành công đã đạt được. Những rủi ro, thất bại đã gánh chịu…
- Tiêu thức kỹ năng ứng xử: Trả lời những vấn đề liên quan đến kiến thức chuyên môn. Trả lời những vấn đề kiến thức xã hội.
- Tiêu thức động cơ thúc đẩy: Vì sao họ từ bỏ công việc cũ? Vì sao họ đến với ta? Họ mong đợi điều gì ở công việc mới, nơi làm việc mới?
Bước 6: Quyết định tuyển dụng
Cần xem xét một cách hệ thống các thông tin về ứng viên, phát triển bản tóm tắt về ứng viên. Khả năng thực hiện công việc của ứng viên bao gồm các yếu tố ảnh hưởng đến khả năng có thể làm việc ( kiến thức, kỹ năng, năng khiếu) và các yếu tố ảnh hưởng đến khả năng muốn làm việc của con người ( chế độ lương bổng, môi trường làm việc, sở thích và một số đặc tính cá nhân khác).
Thông thường có 2 kiểu ra quyết định. Thứ nhất, ra quyết định kiểu đơn giản: Hội đồng hay cá nhân có thẩm quyền tuyển chọn sẽ thu thập, xem xét lại các thông tin về ứng viên. Sau đó, dựa trên hiểu biết về công việc cần tuyển và những phẩm chất, kỹ năng của các nhân viên thực hiện công việc tốt, hội đồng tuyển dụng sẽ ra quyết định. Thứ hai, ra quyết định kiểu thống kê cho điểm: Hội đồng tuyển dụng sẽ ra các tiêu thức, yếu tố quan trọng nhất đối với từng công việc và đánh giá tầm quan trọng của từng tiêu thức. Ứng viên đạt điểm cao nhất sẽ được tuyển dụng.
Bước 7: Hội nhập nhân lực mới
Hội nhập với cơ quan, tổ chức: Khi được nhận vào cơ quan, nhân viên mới sẽ được giới thiệu với người phụ trách và các đồng nghiệp khác. Giới thiệu cho nhân viên mới lịch sử hình thành, quy định, kỷ luật, văn hóa làm việc.
Hội nhập với công việc: Giúp nhân viên mới làm quen với công việc. Tạo cho nhân viên mới thử sức và bộc lộ hết những điểm mạnh, điểm yếu. Và dẫn dắt họ từng bước làm quen và phát triển công việc.
Bố trí, sắp xếp nhân lực: Là việc bố trí, sắp xếp nhân lực vào các vị trí phụ
thuộc vào năng lực, phẩm chất của người lao động. Việc bố trí, sắp xếp nhân lực đúng người đúng việc sẽ tạo sự hợp lý trong cơ cấu tổ chức, tránh tình trạng dư thừa
hay thiếu hụt nhân lực. Bố trí, sắp xếp nhân lực hiệu quả giúp người lao động phát huy tốt năng lực vốn có của mình, yêu thích công việc, gắn bó, tận tâm với công việc và mang lại hiệu quả cao. Khi xuất hiện tình trạng dư thừa hay thiếu hụt nhân lực phải sử dụng các biện pháp như tinh giản biên chế, thuyên chuyển một cách hợp lý nhằm nâng cao hiệu hoạt động của cơ quan nhà nước.
(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});