3.2.4.1 Sơ đồ tổ chức
Tổ chức được định nghĩa là việc hình thành cấu trúc tổ chức, một cơ cấu tổ chức chính thức chỉ ra hệ thống thẩm quyền và quan hệ thông đạt giữa các bộ phận trong hệ thống đó9. Từ định nghĩa đã chỉ ra tổ chức là sự hình thành nên các bộ phận, các cấp tổ chức, xác định mức độ phân quyền của các cấp, yêu cấu sự rõ ràng các nguyên tắc để định hướng hoạt động của các thành viên trong tổ chức đó.
Mục tiêu của công tác tổ chức là thiết kế một cấu trúc vận hành một cách hiệu quả nhằm đạt được mục tiêu mà tổ chức đã xác định[5]. Trong doanh nghiệp điều này hết sức quan trọng, vì trong thời gian hoạt động của mình có thuận lợi hay không phụ thuộc vào cách tổ chức của công ty. Với một tổ chức quản lý của doanh nghiệp hợp lý, chặt chẽ trên cơ sở phối hợp thống nhất các bộ phận, sự hỗ trợ lẫn nhau, hoàn thành tốt công việc trong từng khâu từng nhiệm vụ chức năng sẽ nâng cao hiệu quả cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình. Để đảm bảo khai thác tối đa nguồn lực sẵn có của công ty, phù hợp với cơ chế quản lý kinh tế thị trường, cơ cấu tổ chức của công ty được tổ chức khá đơn giản nhưng có đầy đủ các phòng ban cần thiết để công ty thực
9
Nguyễn Phạm Thanh Nam và Trương Chí Tiến, 2007. Quản trị học. Cần Thơ: Nhà xuất bản Thống kê, trang 67.
hiện tốt kế hoạch của mình. Công ty TNHH TM& DV Song Bình chi nhánh Cần Thơ theo cơ cấu quản trị trực tuyến.
.
Nguồn: Phòng hành chính, 2013
Hình 3.1 Sơ đồ tổ chức quản lý công ty TNHH TM& DV Song Bình chi nhánh Cần Thơ
3.2.4.2 Nhiệm vụ, chức năng các phòng ban
- Giám đốc: là người điều hành và ra quyết định cao nhất về tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty, là người chịu trách nhiệm toàn diện các hoạt động của công ty tại chi nhánh Cần Thơ với tổng giám đốc trên công ty.
PHÒNG GIAO NHẬN PHÒNG DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÒNG KINH DOANH-KHAI THÁC MARKETING PHÒNG KẾ TOÁN-TÀI CHÍNH
- Phó giám đốc: người giúp việc cho giám đốc và thay quyền giám đốc khi giám đốc vằng mặt. Có trách nhiệm giúp giám đốc chỉ đạo và giải quyết các vấn đề trong công ty. Phó giám đốc có quyền điều hành các hoạt động thuộc trách nhiệm của mình do giám đốc ủy quyền.
- Phòng tổ chức hành chính
+ Tham mưu cho giám đốc về việc thực hiện công tác tổ chức, cán bộ, tiền lương, thanh tra, bảo vệ và các công tác quản lý hành chính khác.
+ Tham mưu cho ban lãnh đạo thực hiện tốt các chế độ, chính sách cho người lao động về các lĩnh vực; y tế, tiền lương, tiền thưởng, đảm bảo đúng quy định hiện hành của nhà nước.
- Phòng kinh doanh- khai thác, marketing
+ Tổ chức, thực hiện hoạt động kinh doanh của công ty. + Khai thác mở rộng kinh doanh
+ Nghiên cứu thị trường, triển khai công tác marketing đề xuất các phương án marketing phù hợp với mà công ty đang hướng đến.
- Phòng kế toán tài chính
+ Theo dõi, điều hành hoạt động tài chính và báo cáo lên ban giám đốc nếu có vấn đề gì để giải quyết kịp thời đảm bảo hoạt động tài chính được lành mạnh.
+ Phân phối sử dụng nguồn vốn, chi phí kinh doanh hợp lý. - Phòng dịch vụ khách hàng
+ Tư vấn cho khách hàng về các thủ tục gửi hàng, các giấy tờ kèm theo. + Kiểm tra truy soát hàng hóa, nhận thông tin về các vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển hàng hóa như sai địa chỉ, sai sản phẩm, trao đổi trực tiếp với khách hàng.
+ Giải quyết các khiếu nại của khách hàng, giải thích tìm cách giải quyết nhanh chóng vấn đề.
+ Cùng với phòng kế hoạch kinh doanh thực hiện các hoạt đông marketing nhằm chăm sóc khách hàng nâng cao chất lượng dịch vụ.
- Phòng giao nhận: thực hiện sự phân công từ ban quản lý, thực hiện giao hàng theo địa chỉ đúng người nhận.