Chủ thể thực hiện hành vi phạm pháp luật hợp đồng lao động đều phải chịu các hình thức xử lý hành chính. Tuy nhiên, việc áp dụng các hình thức xử lý đối với hành vi vi phạm pháp luật về hợp đồng lao động cần tuân theo các nguyên tắc sau đây:
Thứ nhất, nguyên tắc mọi vi phạm pháp luật về hợp đồng lao động phải được phát hiện kịp thời và bị xử lý ngay.
Nguyên tắc này được quy định tại Khoản 2 Điều 2 Nghị định số 113/2004/NĐ-CP về xử phạt hành chính đối với hành vi vi phạm pháp luật lao động trong đó có vi phạm về hợp đồng lao động. Tuy các hành vi vi phạm pháp luật về hợp đồng lao động không gây hậu quả trực tiếp đến hành vi lao động của người lao động cũng như tính mạng, sức khỏe của họ như đối với các hành vi vi phạm an toàn, vệ sinh lao động nhưng các vi phạm hợp đồng lao động tác động tới quan hệ lao động, quyền và nghĩa vụ của các bên trong quan hệ lao động và trong cả quá trình lao động lâu dài. Do đó, việc phát hiện kịp thời các hành vi vi phạm hợp đồng lao động là rất cần thiết. Trong một số trường hợp việc chậm trễ hoặc không phát hiện được ngay các hành vi vi
phạm đã gây ra những hậu quả xấu cho các bên trong quan hệ lao động mà đặc biệt là với người lao động như không giao kết hợp đồng lao động, nội dung hợp đồng lao động trái luật, không trả trợ cấp thôi việc cho người lao động,... Những vi phạm trên không chỉ ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động, đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của người sử dụng lao động mà còn xâm phạm các quy định của pháp luật. Chính vì vậy, các hành vi vi phạm đều phải được phát hiện kịp thời và bị đình chỉ ngay, tránh các hậu quả xấu có thể xảy ra.
Thứ hai, nguyên tắc xử lý vi phạm pháp luật về hợp đồng lao động phải do người có thẩm quyền tiến hành theo quy định của pháp luật.
Đối với một hành vi vi phạm pháp luật lao động thì không phải bất kỳ cơ quan, cá nhân nào có liên quan đến lĩnh vực lao động cũng có thẩm quyền xử lý. Trong Pháp lệnh Xử lý vi phạm hành chính, những người có thẩm quyền xử lý vi phạm hành chính là khá nhiều. Tuy nhiên, trong lĩnh vực lao động, người có thẩm quyền xử lý vi phạm hành chính bao gồm Chánh thanh tra Bộ, Chánh thanh tra Sở và thanh tra chuyên ngành lao động. Việc áp dụng nguyên tắc này là rất quan trọng trong quá trình xử phạt. Nguyên tắc trên được quy định tại Khoản 3 Điều 2 Nghị định số 113/2004/NĐ-CP. Ngoài ra, tại Điều 42 Pháp lệnh xử lý vi phạm hành chính cũng có quy định làm rõ thêm việc xác định thẩm quyền xử phạt. Đó là, trong trường hợp hình thức, mức xử phạt được quy định đối với một trong các hành vi vượt quá thẩm quyền của người xử phạt thì người đó phải chuyển vụ vi phạm đến cấp có thẩm quyền. Như vậy, nguyên tắc trên như một công cụ hướng dẫn cụ thể trong việc xác định người có thẩm quyền xử lý vi phạm.
Thứ ba, nguyên tắc mỗi hành vi vi phạm pháp luật về hợp đồng lao động chỉ bị xử phạt một lần.
Nguyên tắc này được quy định tại Khoản 3 Điều 2 Nghị định số 113/2004/NĐ-CP. Trong thực tế, tùy từng trường hợp cụ thể mà nguyên tắc
này được áp dụng theo những cách khác nhau. "Xử phạt một lần" ở đây có thể được hiểu một hành vi vi phạm pháp luật về hợp đồng lao động đã bị người có thẩm quyền ra quyết định xử phạt hành chính với một hình thức nhất định thì không đồng thời áp dụng một hình thức xử phạt khác. Cũng như vậy, một hành vi vi phạm pháp luật về hợp đồng lao động đã bị người có thẩm quyền ra quyết định xử phạt hoặc đã lập biên bản để xử phạt thì không được lập biên bản, ra quyết định xử phạt lần thứ hai đối với chính hành vi đó nữa. Trong trường hợp hành vi vi phạm đó đã bị người có thẩm quyền ra lệnh đình chỉ mà vẫn tiếp tục được thực hiện thì bị áp dụng tình tiết tăng nặng. Đối với hành vi vi phạm có dấu hiệu tội phạm bị chuyển hồ sơ đề nghị truy cứu trách nhiệm hình sự thì không xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi đó.
Thứ tư, nguyên tắc việc xử lý vi phạm pháp luật về hợp đồng lao động phải căn cứ vào tính chất, mức độ vi phạm, nhân thân người vi phạm và những tình tiết tăng nặng, giảm nhẹ để quyết định hình thức, biện pháp xử lý thích hợp.
Hình thức xử phạt được xây dựng chủ yếu dựa trên tính chất, mức độ vi phạm, nhân thân người vi phạm và cả những tình tiết tăng nặng hay giảm nhẹ. Do vậy, đây là những yếu tố quan trọng để người có thẩm quyền dựa vào khi quyết định một hình thức xử lý vi phạm. Nếu hành vi vi phạm nhỏ, mới lần đầu thì có thể áp dụng hình thức cảnh cáo hay tùy vào mức độ, tính chất của hành vi mà quyết định những mức phạt tiền khác nhau. Bên cạnh đó, nhân thân của người vi phạm hay những tình tiết tăng nặng, giảm nhẹ cũng đóng vai trò không nhỏ trong quá trình xử lý vi phạm hành chính. Nếu người có hành vi vi phạm pháp luật về hợp đồng lao động đã ngăn chặn, làm giảm bớt tác hại của vi phạm hoặc tự nguyện khắc phục hậu quả, bồi thường thiệt hại hay tự nguyện khai báo, thành thật hối lỗi thì đều được xem xét để giảm nhẹ hình phạt. Ngược lại, vi phạm có tổ chức, vi phạm nhiều lần hoặc tái phạm trong cùng lĩnh vực thì sẽ bị chịu hình thức xử phạt nặng hơn. Điều chỉnh vấn
đề này, Điều 3 và Điều 4 Nghị định số 113/2004/NĐ-CP có quy định các tình tiết giảm nhẹ và tăng nặng để xét hành vi vi phạm pháp luật về hợp đồng lao động. Như vậy, việc xem xét các tình tiết tăng nặng, giảm nhẹ, nhân thân người vi phạm cũng như tính chất, mức độ của hành vi đã làm cho việc xử lý vi vi phạm pháp luật về hợp đồng lao động được thực hiện chính xác, công bằng và có tình, có lý.
Tóm lại, mỗi nguyên tắc trên đều mang ý nghĩa và giá trị nhất định trong việc xử lý các hành vi vi phạm hành chính nói chung hay các hành vi vi phạm hợp đồng lao động nói riêng và làm căn cứ để người có thẩm quyền tiến hành xử lý vi phạm.