1.3.2.1 Xây dựng hệ thống đánh giá thành tích cho người lao động
Xây dựng hệ thống đánh giá thành tích công tác cho nhân sự để góp phần thực hiện chính sách đãi ngộ một cách chính xác với ngƣời lao động, doanh nghiệp cần thiết lập và thực hiện hệ thống đánh giá chính thức kết quả làm việc của một cá nhân. Hệ thống này đƣợc thiết lập trên cơ sở các tiêu chuẩn đánh giá công việc, các loại thông tin về kết quả thực hiện công việc
Các tiêu chuẩn đánh giá thành tích công tác: tiêu chuẩn trong đánh giá thành tích là các yêu cầu cụ thể đã định trƣớc về mức độ kết quả thực hiện công việc hiệu quả. Trong các hệ thống đánh giá thì tiêu chuẩn đƣợc coi là những tiêu chí xác định sự thành công trong mọi hoạt động. Việc xác định tiêu chuẩn đƣợc thực hiện trên cơ sở kết quả của quá trình công việc. Mục đích của đánh giá thành tích công tác ở đây đƣợc giới hạn trong việc đãi ngộ, vì vậy cần phải chú ý một số nội dung nhƣ : kết quả hoàn thành công việc, những đóng góp ngoài trách nhiệm đƣợc giao, các năng lực nổi trội…
Các thông tin cần cho đánh giá thành tích công tác : Để có đƣợc các loại thông tin cơ bản phục vụ đánh giá thành tích cấp dƣới, các nhà quản trị cần phải xác định nguồn thông tin, lựa chọn phƣơng pháp thu thập thông tin
Có 5 nguồn thông tin để có thể tham khảo đó là : cấp trên trực tiếp, những đồng nghiệp, cá nhân ngƣời lao động đƣợc đánh giá, ngƣời dƣới quyền của ngƣời đƣợc đánh giá, các cá nhân bên ngoài môi trƣờng công tác. Trong đó ngƣời quyết định và chịu trách nhiệm về đánh giá là cấp trên trực tiếp của ngƣời đƣợc đánh giá.
Các phƣơng pháp thu thập thông tin cho đánh giá:
Phƣơng pháp mức thang điểm: theo phƣơng pháp này kết quả thực hiện công việc của nhân viên đƣợc thông qua một bảng điểm, trong đó liệt kê những yêu cầu đối với ngƣời lao động khi thực hiện công việc nhƣ : số lƣợng, chất lƣợng, hành vi, tác phong, triển vọng…
Phƣơng pháp so sánh cặp: Phƣơng pháp này đánh giá các cá nhân theo từng cặp và so sánh với nhau, ngƣời đƣợc đánh giá tốt hơn có mức điểm cao hơn
28
Phƣơng pháp ghi chép, lƣu trữ : là phƣơng pháp trong đó ngƣời lãnh đạo ghi lại những vụ việc quan trọng, những việc tích cự, tiêu cực trong quá trình công tác của nhân viên. Theo dõi, kiểm tra nhân viên, giúp họ tránh những sai lầm trong công việc.
Phƣơng pháp quan sát hành vi : phƣơng pháp này căn cứ vào hai yếu tố là số lần quan sát và số lần nhắc lại của hành vi. Nhà quản trị đánh giá nhân viên thông qua hành vi thực hiện công việc hơn là kết quả thực hiện.
Phƣơng pháp quản trị theo mục tiêu : Theo phƣơng pháp này, trọng tâm của việc đánh giá là mức độ hoàn thành công việc và mục tiêu đề ra. Phƣơng pháp này đòi hỏi nhà quản trị thể hiện vai trò tƣ vấn trong quá trình thực hiện công việc của nhân viên và nhân viên phải tích cực, chủ động trong công việc.
1.3.2.2 Xây dựng các quy định, quy tắc, thủ tục hỗ trợ cho việc thực hiện các chính sách đãi ngộ nhân lực
a. Đối với thực hiện chính sách tiền lương
Hướng dẫn tính bảng lương : Doanh nghiệp cần quy định cách tính từng nội dung cụ thể trong bảng lƣơng và công bố cho cả ngƣời lao động và nhà quản trị.
Thủ tục liên quan đến trả lương cho người lao động:
Thủ tục lập bảng chấm công và xác nhận: Bảng chấm công phải có xác nhận của phòng nhân sự, có chữ ký xác nhận ngày làm việc của ngƣời lao động về ngày làm việc của ngƣời lao động về ngày làm việc, thời gian làm thêm, làm đêm và thời gian nghỉ. Bảng chấm công đƣợc sắp xếp theo thứ tự nhất định trong bảng và ổn định trong các tháng để thuận lợi trong việc kiểm tra. Ngoài ra bảng chấm công phải điền đầy đủ các thông tin của nhân lực.
Báo cáo thay đổi nhân sự: Báo cáo này đƣợc lập ra nhằm mục đích tổng hợp và kiểm tra tất cả những trƣờng hợp thay đổi nhân sự có liên quan đến việc làm lƣơng trong các kỳ trong tháng.
Báo cáo nghỉ chế độ bảo hiểm xã hội: Báo cáo này đƣợc xây dựng có tác dụng kiểm tra chéo với bảng chấm công về ngày nghỉ hƣởng BHXH của nhân lực.
29
Báo cáo bù trừ lƣơng: Dựa trên thông tin về thay đổi nhân sự có liên quan đến lƣơng của các bộ phận, lập danh sách những trƣờng hợp bù trừ lƣơng và các trƣờng hợp sai chế độ của tháng trƣớc. Nhân viên phụ trách lƣơng có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu những trƣờng hợp bù trừ lƣơng và trình trƣởng phòng ký duyệt.
Bảng kiểm tra lƣơng: Sau khi trả lƣơng, phòng nhân sự cung cấp bảng kiểm tra lƣơng gồm các dữ liệu liên quan đến tiền lƣơng trong tháng của nhân lực. Nhân viên phụ trách tiền lƣơng tại các phòng thông báo cho từng nhân lực để kiểm tra, đối chiếu và tổng hợp các trƣờng hợp có vƣớng mắc và chuyển về phòng nhân sự.
Các báo cáo khác: Các chứng từ thực tế của các phòng và tổng hợp của phòng quản lý.
Trách nhiệm của các bộ phận chức năng: Phòng nhân sự tổ chức thực hiện, chi trả các chế độ, quyền lợi cho nhân lực và kết hợp với phòng tài chính-kế toán để chi trả cho nhân lực nhanh chóng, thuận tiện. Phòng tài chính-kế toán thực hiện chi trả theo đề nghị của phòng nhân sự đã đƣợc Ban giám đốc phê duyệt.
Thời điểm trả lƣơng cho nhân lực: Thời điểm trả lƣơng rất quan trọng vì nó ảnh hƣởng đến khả năng chi trả cho các nhu cầu sinh hoạt của nhân lực. Thực tế các doanh nghiệp có những quy định khác nhau về thời điểm trả lƣơng.
Cách thức trả lƣơng: nhân lực có thể nhận trực tiếp tại phòng tài chính-kế toán hoặc thông qua tài khoản cá nhân ở ngân hàng.
b. Đối với các chính sách khác thì cần xác định rõ : -Quy định nghỉ phép, nghỉ lễ tết, hiếu, hỉ…
-Chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, chế độ làm việc đối với các vị trí đặc biệt -Thủ tục thăng chức, thuyên chuyển công tác, nghỉ việc….
-Quy định về chế độ tham quan, nghỉ mát và các chế độ phúc lợi khác.
Để đảm bảo quyền lợi chính đáng của ngƣời lao động cũng nhƣ trật tự của tổ chức thì cần phải có những quy định rõ trách nhiệm của các bộ phân liên quan. Ngoài ra cần ban hành những thủ tục liên quan đến xử lý mâu thuẫn và khiếu nại phát sinh từ nhân lực đối với các doanh nghiệp và nhà quản trị.
30