III. Nhà quản lý giao tiếp với cử toạ
b. Giao tiếp bằng ngôn ngữ
Sau khi xem xét khía cạnh phi ngôn ngữ, tức là nói nh thế nào, hãy xem xét khía cạnh phát biểu bàng ngôn ngữ, tức là nói cái gì
- Tầm quan trọng của giao tiếp bằng ngôn ngữ
Giao tiếp bằng ngôn ngữ có vai trò quan trọng trong quản lý. Những cuộc đàm thoại, nói chuyện qua điện thoại thuộc loại giao tiếp thông thờng, không nghi thức. Các buổi nói chuyện, các buổi diễn thuyết, báo cáo trớc một nhóm thuộc loại giao tiếp chính thức, trịnh trọng
Nói chuyện với một nhóm ngời thờng diễn ra khi có một trong 3 tình huống:
+ chính diễn giả nói phần lớn câu chuyện hoặc để thông báo hoặc để thuyết phục
+ Khi diễn giả vừa có nhiều điều cho ngời ta biết vừa có nhiều điều phải tìm hiểu có tính chất trao đổi thông tin, khi phải trả lời những câu hỏi
+ Khi cử tọa nói nhiều nhất, khi cần giải quyết một vấn đề với t cách tập thể Tất nhiên còn có những ngoại lệ
Những bài nói chuyện đợc phân làm 2 loại dựa trên mục đích của chúng: trình bày hay thuyết phục
Nói chuyện có tính trình bày đợcdùng để miêu tă một tình huống, kể lại một câu chuyện, cung cấp một thông tin xác thực, hoặc giải thích lý do cho một hành động đã xảy ra. Trong nói chuyện kiểu này thì những lời lẽ thuyết phục chiếm vị trí quan trọng, trong đó phải đa ra các lí lẽ khêu gợi những cảm xúc nh: sự kiêu hãnh, lòng tự hào, tự trong, sự sợ hãi, tính yên, tính hiệu quả, phẩm chất thông qua đó thuyết phục ngời nghe hành động hoặc chấp nhận ý kiến ngời nói
Ai cũng muốn nói hay, viết hay. Nói hay cũng nh viết hay phải căn cứ xác định mục tiêu, phan tích cử tọa và kiến trúc thông điệp trong giao tiếp. Hãy xác định mục đích của ngời nói chuyện và kiểm tra sự hiểu biết về ngời nghe nh thế nào.
Khi phân tích đối tợng nghe, hãy chú ý tới một số điểm sau: + Qui mô đối tợng nghe
+Mức độn tinh tế của ngời nghe, vốn kiến thức của họ, mức quan tâm của họ về vấn đề sẽ trình bày
+Tâm trạng, thái độ tiếp thu của ngời nghe, kể cả không gian, và thời gian choc ho buổi nói chuyện
Kết hợp các đặc điểm này với mục tiêu có thể xây dựng một buổi nói chuyện hợp lý
- Xây dựng nội dung bài nói chuyện
Việc soạn thảo bài nói chuyện gồm 3 giai đoạn: + Giới hạn những điểm chính
+ Làm nổi bật những ý tởng quan trọng nhất + Mở đầu và kết thúc có hiệu quả
* Giới hạn những điểm chính: nói không giống nh viết, không thể chi tiết nh viết, đừng bắt cử tọa chịu đựng quá nhiều thông tin. chỉ nên tập trung vào từ 3 đến 5 mục chính, vì thờng cử tọa không thể nhớ nhiều hơn chừng đod điểm
Giới hạn những điểm chính sẽ có cơ hội tốt để đạt mục tiêu. cử tọa sẽ nhớ những điểm chính dễ dàng và ding những điểm chính đó để nhớ một số hay tất cả những điểm quan trọng hơn. Bắt nhớ nhiều quá họ sẽ rối loại.
* Làm nổi bật những ý tởng quan trọng nhất: khi đã giới hạn những điểm chính, phải làm cho mối điểm đó nổi bật lên. Phải dự kiến một chơng trình làm việc, một phác họa đại cơng, ý tởng để bài thuyết trình đi đến đâu.
Tiếp đó, tạo ra một sự chuyển tiếp rõ ràng. Khi nói nên ding một số câu chuyển tiếp minh bạch, không nên ding một từ chuyển tiếp ngắn gọn nh khi viết. ví dụ khi viết ding” một là”, “hai là”; khi nói cần ding câu chuyển tiếp rõ ràng, kéo dài, nhấn mạnh hơn, nh”khuyến nghịthứ 2 là”
Sau cùng, có thể ding phơng pháp tổng kết nửa chừng để làm nổi bậ những điểm quan trọng, hãy tóm tắt giữa những điểm chính hay những điểm phụ. Đừng ngợng ngùng vì cứ lặp đi lặp lại thờng xuyên khi thuyết trình.
* Mở đầu và kết thúc hiệu quả: kiểu mở đầu và kết thúc nhanh trong bài viết sẽ trở thành đột ngột trong khi nói.
Mở đầu: có nhiều cách mở đầu; nói chuyện vui, đề cập tới cái bất thờng hoặc đề
cập tới cái quen thuộc
Không phải ai cũng có tài nói vui. Nếu ta có khả năng này thì đó là một lợi thế; tuy nhiên chỉ nên sử dụng nó nếu nó mang lại hiệu quả tốt cho đề tài của chúng ta.
Hãy nhớ 4 quy tắc này khi chọn câu chuyện vui để kích thích cử tọa: + Chuyện vui không đợc có tính công kích cử tọa
+ Đừng hạ mình
+ Sử dụng chuyện vui có chừng mực
+ Chuyện vui phải liên quan đến chủ đề hay hoàn cảnh
Mở đầu đa ra cái mà cử tọa chức biết sẽ gây đợc sự chú ý hoặc gây sự kỳ diệu. VD: đa ra những câu chuyện cờng điệu, một hình ảnh sinh động, một câu chuện làm sửng sốt hoặc một con số thống kê quan trọng.
Đề cập cái quen thuộc gây đợc sự chú ý của cử tọa bằng cách liên kết với một điều gì đó mà ngời nghe đã biết rồi. ở đây cần đến sự hiểu biết của cử tọa hơn là cần đến sự hiếu kỳ của họ. Lối mở đầu này bao gồm: những lời đề cập đến chính cử tọa, hoàn cảnh, sự liên quan giức diễn giả và cử tọa, giữa cử tọa và chủ đề, giữa diễn giả và chủ
đề hoặc một ngời nào đó hay sự việc gì quen thuộc với cử tọa. Hãy nhớ rằng đoạn mở đầu hãy ngắn gon, nếu quá dài sẽ gây hoang mang cho cử tọa.
Kết thúc: không nên kết thúc bằng bằng những lời vô ích, mà hãy nói một cau
chuyển tiếp mạnh mẽ nh: “để kết luận”, “để tóm tắt” để đa ra những nhận xét kết thúc, rồi kết thúc bằng cách phát biểu lại những điểm chính. Cũng có thể chọn cách kết thúc bằng cách tới phần mở đầu để móc dính sự chú ý của chủ tọa, hoặc thúc theo kiểu chào hàng cổ điển.
- Các loại diễn từ.
Có hai loại diễn từ hoàn toàn trái ngợc nhau: diễn từ có bản thảo và diễn từ ứng khẩu.
Loại diễn từ có bản thảo thích hợp với những buổi nói chuyện ở hội nghị khoa học với những buổi nói chuyện mà các t liệu quá phức tạp. Có hai lý do để lựa chọn diễn từ này. Thứ nhất, nếu diễn giả giữ chức vụ hoặc địa vị cao, việc viết trớc bài nói chuyện sẽ giúp ngời nói không trích dẫn sai các t liệu. Thứ hai, trong trờng hợp thời gian bị hạn chế một cách chặt chẽ nh các chơng trình truyền hình.
Loại diễn từ này có một số điểm hạn chế là chúng cỏ thể tạo ra một khoảng cách quá xa giữa ngời nói và ngời nghe.
Diễn từ ứng khẩu là nói do nhu cầu hoàn cảnh, không chuẩn bị trớc.
1.5. Kĩ năng viết
Cũng nh nói, để viết có hiệu quả phải thiết lập đợc chiến lợc giao tiếp, xác định mục tiêu rõ ràng, phân tích cử tọa và bố cục hiệu quả.
Sau đó mới xem xét đến kĩ thuật viết. Viết là một qúa trình phức tạp bao gồm nhiều giai đoạn khác nhau. Thờng gồm 3 giai đoạn:
a. Giai đoạn chuẩn bị
Phải quan tâm thích đáng bớc ban đầu trớc đó thì mới làm tốt đợc bớc cuối cùng Các bớc ban đầu gồm:
Phải khẳng định chác chắn rằng tất cả những gì cần phải viết trong thông điệp +nhận định đợc ý chính, ý phụ
+ Sắp xếp các ý tởng theo một trật tự nhất định
Nhận định đợc đau là ý chính, đâu là ý phụ và sắp xếp chúng theo một trình tự thích hợp là một phần trong quá trình phác thảo.
Để giảm bớt khó khăn cho ngời viết, cần chú ý:
- Phân cách các giai đoạn trớc khi viết, phác thảo và biên soạn nhất là dối với những tài liệu quan trọng và phức tạp. không nên viết liền một mạch hãy ấn định kế hoạch, thời gian.
- Phân tích quá trình t tởng khỏi quá trình tổ chức trật tự những ý tởng đó. T tởng rõ ràng và viết có liên quan với nhau, nhng không phải là đồng nhất. Hãy sắp xếp t t- ởng của mình một cách thích hợp cho ngời đọc, đừng viết đơn thuần theo thứ tự t tởng nảy sinh trong đầu bạn.
- Phân cách quá trình tổ chức trật tự khỏi quá trình phác thảo. Đừng bao giờ bắt đầu viết khi chức có một dàn đồ ý tởng. Hãy tổ chức ý tởng của bạn trớc khi bắt đầu viết những ý tởng đó thành câu
- Phân cách quá trình phác thảo với quá trình biên soạn. Đừng tìm cách biên soan trong khi phác thảo. trong giai đoạn phác thảo cứ để cho tinh thần sáng tạo nảy nở, bạn có thể xem lại và xác định chúng sau.
Giai đoạn chuẩn bị nàu có hỗ trợ rất nhiều cho ngời viết: +Nâng cao tính khúc triết
+ cho phép ngời viết tập trung cao vào bớc kế tiếp diễn đạt các ý tởng +Tiết kiêm thời gian viết và đọc chính tả
+Cho phép ngời viết dễ dàng sắp xếp các ý cần phải nhấn mạnh hoặc không cần nhấn mạnh
Ngoài ra, do bức thông điệp đợc chuẩn bị rất kỹ, cho nên ngời đọc cũng cảm they hài lòng:
+ Bức thông điệp rõ ràng, khúc chiết
+ Mối tơng quan giức các ý chặt chẽ, giúp cho ngời đọc dễ hiểu, dễ nhớ
+ Ngời đọc có ý phản ứng tích cực hơn và chịu ảnh hởng mạnh bởi trình độ sắp xếp các ý tởng
c. Các nguyên tắc áp dụng:
Có 4 nguyên tắc áp dụng cho tài liệu: - Sự thống nhất và tầm quan trọng - Bố cục và cách làm nổi bật - Sự mạch lạc
- Độ dài vừa phải 2.Kĩ xảo trong giao tiếp
Kĩ xảo giao tiếp là sự thành thục, điêu luyện trong việc thực hiện kĩ năng giao tiếp. Nó là thành phần quan trọng nhất trong nghệ thuật giao tiếp.
Luyện tập kĩ năng giao tiếp:
Kĩ xảo giao tiếp chỉ đem lại kết quả tích cực trong giao tiếp nếu nó đợc sử dụng phù hợp với tong mối quan hệ.
Nếu đợc sử dụng đúng, nó sẽ đem lại những lợi ích sau:
- Giúp ngời giao tiếp thể hiện đúng đắn ý tởng, thái độ, tình cảm ra bên ngoài, không gây ra sự hiểu lầm ở cử tọa.
- Biểu hiện đạo đức, văn hóa, sự lịch thiệp trong giao tếp
- Tạo ra những mối quan hệ tốt đẹp với mọi ngời làm cho giao tiếp đạt hiệu quả cao.
Ngợc lại, nếu kĩ xảo giao tiếp sử dụng không đúng đắn, nó sẽ đem lại hậu quả xấu: - Gây nên cảm giác giả tạo
- Có thể làm cho cử tọa they xa lạ, e ngại trong quan hệ
Cho nên, đã nói đến kỹ xảo là nói đến sự thuần thục, khéo léo, không phải là thủ thuật giả tạo, vụng về. Kỹ xảo giao tiếp phải tạo nên sự thân tình, gần gũi để dễ thống nhất với nhau đạt mục đích tốt cho cả hai bên.