III. Nhà quản lý giao tiếp với cử toạ
a. Thựchiện phản hồ
Thực hiện phản hồi là một việc rất tế nhị và khó khăn.
Sự phản hồi tốt nhất bao gồm cả lời phê bình viết và nói. Sự thực hiện phản hồi có hiệu quả đặt trên cơ sở hai tiêu chuẩn: lòng tin cậy và sự hiểu biết
Sự tin cậy: sự phản hồi sẽ không có hiếu quả nếu thiếu tin cậy. Để chiếm đợc lòng tin hãy cân nhắc những phơng pháp sau đây nhằm tạo ra không khí thiên cảm để giúp ngời ta chấp nhận
Thứ nhất: hãy xem xét chính động cơ của bạn. Càn đặt mình vào ta trạng chỉ có ý định giúp đỡ ngời khác, chứ không phải phô trờng hay trả đũa.
Thứ hai: hãy chiếm lòng tin của ngời khác. tránh dùng những từ nặng nề và ró ràng có ý nghĩa phê phán. Cố giải quyết với thái độ c sử tôn trọng thay cho việc giản lợc toàn bộ việc làm của ngời khác. ví dụ nh: thay vì nói”đây là một báp cáo tồi” thì nên nói” ý tởng chính của bạn cha đợc phát biểu rõ ràng”
Thứ ba: thân trọng đa ra những lới bình luận cả tích cực lẫn tiêu cực. Ngời ta không vui lòng chấp nhận sự phản hồi hoàn toàn tiêu cực, nếu bị phê bình dồn dập quá, con ngời có thể thấy bị đe dọa và có thể không thay đổi thái độ. Nhng ngời ta cũng có khuynh hớng không hoàn toàn tách những lời bình luận tích cực. Vì vậy bạn phải cẩn thận tạo thế quân bình
Sự cần thiết: thực hiên phản hồi là để đạt đợc sự hiểu biết. Hãy chỉ rõ chop đối tác bức tranh toàn cảnh, đừng nhồi nhét một đống chi tiết rời rạc; bức trang toàn cảnh càng cụ thể càng hay, càng có hy vọng ngời ta hiểu rõ bạn hơn.
Nên tránh làm quá mức cần thiết, vì mục đích của sự phản hồi có hiệu quả là thay đổi và thái độ c xử. Có một giới hạn đối với những gì mà ngời ta có thể chấp nhận và thay đổi, hãy tập trung vào những kết quả có ý nghĩa nhất, đừng nghĩ rằng mình phải có bổn phận nói hết những suy nghĩ cho ngời khác nghe.