II. Quan niệm chung về vănbản quản lýhành chính nhà nớc 1 Khái niệm về văn bản quản lý hành chính nhà nớc
3. Dòng giao tiếp trong tổ chức.
Dòng giao tiếp trong tổ chức có thể đi theo 3 hớng: - từ trên xuống dới.
- Từ dới lên trên
- theo chiều ngang
Đây là 3 dòng giao tiếp đợc sử dụng thờng xuyên nên cần đợc phân biệt cụ thể.
3.1. Hệ thống chỉ huy.
Hệ thống chỉ huy cũng chi phối sự giao tiếp dù không đợc truyền đi trong nội bộ tổ chức hay đi ra ngoài, dù đợc gửi lên cấp trên hay cấp dới.
Có 3 khả năng có thể xảy ra:
- Thông tin bị biến dạng, bị xuyên tạc khi đi từ cấp dới lên cấp trên. - Thông tin bị thất lạc khi đi từ cấp trên xuống cấp dới.
- Sự giao tiếp hàng ngang có thể bị trở ngại do kình địch hay ghen tị giữa các công thần. Do đó, cần nghiên cứu cách tránh những cạm bẫy vốn có thờng gặp trong sự giao tiếp với cấp trên, cấp dới, với đồng nghiệp, với bên ngoài.
3.2. giao tiếp từ cấp trên xuống cấp dới.
Trong nội bộ tổ chức, thông tin từ cấp trên xuống cấp dới từ thủ trởng tới nhân viên, từ những ngời lập kế hoặc, chính sách tới ngời thực hiện lệ thuộcnhiều vào cấu trúc thứ bậc của tổ chức.
Sự giao tiếp từ trên xuống dới đợc dùng cho 4 mục đích; a) Hớng dẫn công việc.
b) Phản hồi trả lời ý kiến của nhân viên. c) khuyến khích sự tham gia
d) động viên gây cảm tình, cảm hứng
Một trong những nguy hiểm nhất trong giao tiếp từ trên xuống dới là thất thoát thông tin ở mỗi cấp, nghĩa là thông tin có thể bị cắt xén hay bị bóp méo.
Bằng cách nào có thể giảm thiểu sự thất thoát đó? ớc hếtTr , phải nhớ rằng sự
giao tiếp đó không nhất thiết có nghĩa là giao tiếp một chiều vì nó đi từ trên xuống d- ới. Trong một số tình huống, có thể thực hiện sự giao tiếp có tính 2 chiều nh: họp lấy ý kiến tập thể, đa ra bảng câu hỏi để phát hiện những vấn đề có thể có Để phát triển… sự giao tiếp 2 chiều trong những tình huống đó, có thể yêu cầu ngời ta trả lời. Thông thờng giao tiếp là từ trên xuống không buộc phải trả lời trừ khi có lời yêu cầu đặc biệt. Cần chú ý là: cấp dới thờng không có khuynh hớng tự nhiên là chỉ nói những gì mà cấp trên muốn nghe.
Thứ hai, trong giọng điệu hãy tránh thái độ bề trên, hống hách hoặc sự nồng
nhiệt giả tạo, không nên có những lời thoá mạ, ám chỉ hay nhắc nhở cá nhân, sự châm biếm không thích hợp, vì chúng ta đang đại diện cho ban lãnh đạo và có thể cho cả tổ chức nữa
Thứ 3, Phải rõ ràng: những ý muốn, mong ớc, hay hành động mà ta muốn ngời
khác làm phải đợc mọi ngời hiểu minh bạch. Ví dụ: nếu chỉ dẫn cho cấp dới một công tác phải xác định rõ phơng thức mà ta muốn họ thi hành.
Cuối cùng, sự giao tiếp lu trên xuống phải đặt trên nền tảng tin cậy lẫn nhau.
Nếu có thiên kiến, sẽ cản trở con đờng giao tiếp với họ. Thiếu tin tởng, nhân viên sẽ không cố gắng hiểu ta, mất phấn khởi trong việc làm, trì hoãn công việc.
3.3. Giao tiếp từ dới lên trên
Giao tiếp từ dới lên trên là dòng phản hồi của sự giao tiếp từ trên xuống dới. Cấp dới báo cáo lên cấp trên về chính bản thân họ, đồng nghiệp, công việc, các phơng
pháp thực hiện và các nhận thức của họ về tổ chức bằng văn bản hoặc bằng lời qua các kênh khác nhau.
Dòng giao tiếp từ dới lên một cách chính xác sẽ giúp đựơc cho những nhà quản lý có đợc những thông tin về tình cảm, nhận thức của cấp dới, giúp họ phát hiện ra những ngời có triển vọng hoặc chậm tiến và chuẩn bị một dòng giao tiếp khác từ trên xuống dới có hiệu quả.
Khó khăn lớn nhất phải vợt qua trong giao tiếp từ dới lên trên là vấn đề tin cẩn, chỉ có dựa vào sự tin tởng lẫn nhau giữa hai bên thì dòng giao tiếp từ dới lên trên mới thật đáng tin cậy. Phải chú ý một số yếu tố quan trọng sau đây trong dòng giao tiếp từ dới lên: