III. Nhà quản lý giao tiếp với cử toạ
2. mục tiêu giao tiếp của nhà quản lí
Muốn giao tiếp có hiệu quả, ngời giao tiếp phải xác định rõ mục tiêu, lựa chọn ph- ơng thức và phong thái thích hợp xác định mục tiêu rõ ràng có hại có lợi.
Thứ nhất, đỡ mất thì giờ và hành động có hiệu quả hơn, bởi vì khi đã kê khai đợc
từng điểm đặc trng của vấn đề, chia vấn đề khó thành những vấn đề nhỏ để xử lý thì ngời giao tiếp sẽ thấy vấn đề không còn quá lớn lao, quá trừu tợng và quá khó giải quyết. Dĩ nhiên đôi khi cũng phải giải thích minh bạch một số lớn thông tin chi tiết. Điều quan trọng ở đây là sẽ không phí thời gian để ôm đồm những chi tiết không cần thiết.
Thứ hai, có mục tiêu chính xác sẽ làm chio thông điệp có hiệu quả cao hơn, bởi vì
hiệu quả giao tiếp gắn liền với sự đáp ứng của cử toạ. Và ngời giao tiếp mới yên tâm phát triển mục đích của mình.
quá trình đề ra mục tiêu thờng bắt đầu với mục tiêu tổng quát tức là sự trình bày rộng về những gì đang làm hoặc vấn đề đang tìm cách giải quyết , thờng những mục tiêu này chỉ rõ công việc phải làm,đòi hỏi sự suy nghĩ và cần phải giao tiếp.
Dừng lại ở mục tiêu tổng quát là cha đủ, phải xác định mục tiêu giao tiếp, xác định rõ ta hy vọng cử toạ đáp ứng nh thế nào định lợng tất cả những gì có thể lờng đỡcác định rõ thời gian.
Hãy xem xét thí dụ sau để thấy sự khác biệt giữa mục tiêu tổng quát và mục tiêu đặc trng trong giao tiếp.
Mục tiêu tổng quát : tổ chức lại việc ban hành văn bản trong cơ quan.
Mục tiêu giao tiếp : văn bản của các bộ phận chức năng phải tuân theo nội quy đã quy định qua sự rà soát của nhân viên t pháp trớc khi ban hành.
Sau khi xác định mục tiêu giao tiếp phải biết lựa chọn phơng thức giao tiếp thích hợp. Có nhiều phơng thức giao tiếp nhng phải xác định đợc phơng thức thích hợpvới mục tiêu.
- hãy sử dụng phơng thức trình bày hay chỉ dẫn khi: (1) có đủ thông tin cần thiết ; (2) có thể hiểu đợc thông tin đó không cần có sự giúp đỡ của ai khác (3) chỉ quan tâm tới cảm nghĩ của những ngời có liên quan và muốn thvj hiện các quyết định có hiệu quả.
- Thông thờng hãy sử dụng phơng thức bàn bạc tham gia khi(1) cần thêm thông tin ; (2) cần ý kiến, quan điểm sự đánh giá phê bình của ngời khác, và (3) quan tâm đến cảm nghĩ của những ngời có liên quan và muốn thực hiện quyết định có hiệu quả.
Lựa trọn phong thái cũng rất cần để tạo ấn tợng cho cử toạ. Phong thái của một ng- ời có thể biến hoá tuy nhiên trong giao tiếp hành chính , thờng ta phải loại trừ những thái cực nh cuồng nhiệt hay thịnh nộ.
Không có một quy tắc cứng nhắc về phong thái tuy nhiên trong quản lí hành chính không đơn giản chỉ là thể hiện phong thái, mà phải phân tích hậu quả phong thái giao tiếp của ta đối với họ.
Phong thái còn thay đổi theo vấn đề và mục tiêu nh: Nghiêm chỉnh đối với vấn đề này, hài hớc đối với vấn đề khác; lo âu hay dửng dng tuỳ theo từng chuyện ; ra lệnh hay gợi ý để thực hiện mục tiêu, vì thế phải lựa trọn phong thái thích hợp theo tình huống giao tiếp căn cứ theo những biểu số (nhân cách, cử toạ, vấn đề và mục tiêu). VD: muốn làm cho mọi ngời hiểu sự cần thiết phải giữ gìn khu vực làm việc sạch sẽ có thể áp dụng 3 phong thái.
- Chọn giọng điệu nhẹ nhàng: chúng ta hãy cùng giúp sức giữ gìn sạch sẽ khu làm việc.
- Chọn giọng điệu theo đúng thủ tục: ai vứt rác trong khu làm việc sẽ bị trừ điểm thi đua.
- chọn giọng điệu trung dung: để tăng mĩ quan cho cơ quan, chúng ta cùng cộng tác làm sạch khu vực làm việc.
Không có giọng điệu nào trong số đó là đúng hay sai một cách tuyệt đối, tính thích hợp của chúng theo sự phân tích tình hình.
Lựa chọn một giọng điệu thích hợp phải cân nhắc nh sau:
(1) Chọn giọng điệu căn cứ theo chiến lợc giao tiếp (nội dung, cử toạ, thông điệp) không phải chỉ trên cơ sở nhân cách hay thói quen.
(2) Chọn giọng điệu phải trên cơ sở nó tạo âm hởng ra sao (có khoa trơng, rỗng tuếch hoặc kể cả hay không, ngời nghe có dễ dàng thấy tâm trạng hay thái độ của ta hay không).
(3) Chọn giọng điệu phải trên cơ sở thái độ tích cực, chứng tỏ tính niềm nở, lòng tôn trọng và thiện chí đối với cử toạ. Tuy không phải luôn luôn tơi cời và đùa cợt nhng thỉnh thoảng cần sử dụng giọng điệu hài hớc để lôi cuốn và duy trì sự chú ý của cử toạ hay tạo một không khí th giãn làm cho căng thẳng tiêu tan.