Về phía doanh nghiệp
Chứng từ kế toán doanh nghiệp phải đảm bảo tính hợp pháp và hợp lệ, để thực hiện xuyên suốt vấn đề này thì kế toán trưởng cần:
Một lá thông báo cụ thể, rõ ràng danh mục các chứng từ kế toán hiện có, các nội dung của chứng từ kế toán cần phải được lập đúng và đầy đủ các chỉ tiêu trên từng chứng từ cụ thể cho từng nhân viên kế toán. Thông báo cho các phòng ban khác trong doanh nghiệp để nắm rõ vấn đề này khi có giao dịch liên quan đến chứng từ kế toán.
Hai là yêu cầu nhân viên kế toán từ chối nhận các chứng từ kế toán do các đối tác bên ngoài cung cấp - kể cả do các phòng ban khác trong doanh nghiệp, nếu lập không đầy đủ, không rõ ràng nội dung yêu cầu trên chứng từ và yêu cầu bổ sung cho hoàn chỉnh - tùy theo quy định của từng loại chứng từ kế toán mà kế toán sẽ có cách giải quyết khác nhau. Chỉ những chứng từ nào đảm bảo đầy đủ nội dung, chữ ký của các chức danh và đã được kiểm tra chính xác thì kế toán mới được ghi sổ kế toán.
Ba là kế toán trưởng từ chối ký duyệt các chứng từ không hợp lệ, thường xuyên kiểm tra việc lập và tiếp nhận chứng từ để điều chỉnh kịp thời nếu có sai sót. Cập nhật các quy định mới của Nhà nước trong việc tạo lập chứng từ kế toán và phổ biến nhanh chóng đến các nhân viên kế toán.
Bốn là nâng cao ý thức, tinh thần trách nhiệm của từng nhân viên kế toán, có những biện pháp chế tài cụ thể cho các sai phạm lặp đi lặp lại, thậm chí có thể chấm dứt hợp đồng lao động trước thời hạn.
Chứng từ kế toán phát sinh trong doanh nghiệp đều được ghi chép, hệ thống và lưu giữ trên sổ kế toán theo nội dung kinh tế và trình tự thời gian. Để tránh việc kế toán không hạch toán các chứng từ phát sinh, dẫn đến vi phạm quy định một doanh nghiệp có hai hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm, các DNNVV cần chủ động thực hiện các giải pháp sau:
Thứ nhất chủ doanh nghiệp cần phải có tư tưởng kinh doanh lâu dài, đặt mục tiêu ổn định, phát triển và uy tín thương hiệu của doanh nghiệp lên hàng đầu. Tư tưởng này sẽ tác động đến việc chấp hành đúng các quy định về pháp luật kế toán, từ đó sẽ có sự chỉ đạo đúng đắn, hướng các nhân viên thực hiện chính xác, đầy đủ các công việc phát sinh và luôn chấp hành các quy định của Nhà nước. Bên cạnh việc giao quyền quản lý phòng kế toán cho kế toán trưởng, chủ doanh nghiệp cần phải cập nhật các quy định của Nhà nước về công tác kế toán, chính sách thuế, nên tham gia các lớp ngắn hạn để trang bị kiến thức về kế toán cho giám đốc. Điều này thực sự cần thiết giúp chủ doanh nghiệp điều hành quản lý doanh nghiệp mình trên nền tảng khoa học thông qua việc hiểu rõ quy trình vận hành của hệ thống kế toán tại doanh nghiệp.
Thứ hai kế toán trưởng thông báo rộng rãi cho phòng kế toán và các phòng ban khác việc thanh toán chỉ được thực hiện khi có đầy đủ chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lệ. Qua đó, mọi chứng từ kế toán phát sinh sau khi được kiểm tra chính xác, đầy đủ đều được dùng để ghi sổ kế toán. Cuối năm tài chính, khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp sẽ có điều chỉnh theo chính sách thuế quy định hiện hành khi có sự sai lệch giữa thu nhập và chi phí theo cách xác định giữa kế toán và thuế, kế toán tính toán và thực hiện các bút toán theo chế độ kế toán đang áp dụng để đảm bảo vừa tuân thủ theo chế độ kế toán vừa tuân thủ theo chính sách thuế.
Tác giả đề xuất một số quy trình luân chuyên chứng từ cụ thể thường phát sinh, kết hợp trong từng khâu là hệ thống kiểm soát nội bộ được vận hành song song. Quy trình được thể hiện qua sơ đồ gồm các bước thực hiện và phần diễn giải cho mỗi quy trình, sự kết hợp này để đảm bảo việc kiểm soát các bước công việc thực hiện nhằm đạt mục tiêu là BCTC đáng tin cậy, các luật lệ và quy định được tuân thủ và giúp cho doanh nghiệp hoạt động hiệu quả với chi phí hợp lý. Sau đây là những quy trình chung, tùy theo cách thức tổ chức cụ thể ở mỗi doanh nghiệp mà có sự vận dụng thích hợp.
(1) Quy trình mua hàng thanh toán ngay: áp dụng khi mua hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ…thanh toán ngay bằng tiền mặt.
Nội dung thực hiện Bộ phận phụ trách Ký duyệt
Hình 4.13: Quy trình mua hàng thanh toán ngay
- Giám đốc - Kế toán trưởng
Hợp đồng mua bán
Thanh toán tiền
Thanh lý hợp đồng Bộ phận thu mua Nhà cung cấp Thủ kho Kế toán trưởng Đơn đặt hàng Giao nhận hàng - Kiểm tra: số lượng, chất lượng hàng
- Chứng từ: hóa đơn, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận, giấy xác nhận chất lượng (nếu có)
Nhập kho (Phiếu nhập kho) Giám đốc Thẻ kho Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn Sổ kế toán chi
tiết quỹ tiền mặt - Thủ kho - Kế toán kho Giám đốc - Thủ quỹ - Kế toán tiền mặt - Kế toán tổng hợp Sổ chi tiết vật liệu, hàng hóa Nhà cung cấp Giám đốc Chi tiền (Phiếu chi) Sổ quỹ tiền mặt Sổ kế toán tổng hợp Lưu trữ chứng từ Kế toán tổng hợp
Thuyết trình quy trình mua hàng thanh toán ngay
(1) Số lượng, đơn giá hàng cần mua thể hiện trên đơn đặt hàng do bộ phận thu mua lập, giám đốc ký duyệt.
(2) Fax hoặc email đơn đặt hàng qua nhà cung cấp, tiến hành ký hợp đồng mua bán. Hợp đồng mua bán do nhà cung cấp lập, bộ phận thu mua kiểm tra toàn bộ nội dung hợp đồng và trình giám đốc ký hợp đồng.
(3) Hàng được giao đến kho doanh nghiệp, thủ kho tiến hành kiểm tra số lượng, chủng loại và chất lượng hàng, đối chiếu với phiếu xuất kho, hóa đơn, biên bản giao nhận, giấy xác nhận chất lượng (nếu có) do bên giao cung cấp.
(4) Thủ kho lập phiếu nhập kho gồm 3 liên: 1 liên lưu trong quyển; 1 liên giao cho bên giao hàng; 1 liên dùng ghi sổ, sắp xếp hàng vào kho theo quy định. Sau đó, ghi số lượng vào thẻ kho, chuyển phiếu nhập kho và các chứng từ khác cho kế toán kho để ghi sổ chi tiết vật liệu, hàng hóa về số lượng, giá trị. Định kỳ (3 ngày, 5 ngày…) thủ kho và kế toán kho đối chiếu số lượng hàng tồn trên thẻ kho và sổ chi tiết. Cuối kỳ, kế toán kho lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn căn cứ trên sổ chi tiết vật liệu, hàng hóa.
(5) Khi hàng đã nhập kho, chứng từ kế toán chuyển đến kế toán tiền mặt để lập phiếu chi gồm 3 liên: 1 liên lưu trong quyển; 1 liên giao cho người nhận tiền; 1 liên dùng để ghi sổ, chuyển cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt rồi chuyển qua thủ quỹ tiến hành chi tiền. Thủ quỹ tiến hành chi tiền, sau đó căn cứ vào phiếu chi ghi sổ quỹ tiền mặt và kế toán tiền mặt ghi sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt, cuối ngày cả hai tiến hành đối chiếu tiền tồn quỹ. Chứng từ kế toán chuyển cho kế toán tổng hợp để ghi sổ kế toán tổng hợp, kế toán tổng hợp đối chiếu số liệu với kế toán tiền mặt, kế toán kho. Kế toán tổng hợp sắp xếp và lưu trữ chứng từ theo quy định.
(6) Hai bên tiến hành thanh lý hợp đồng, biên bản thanh lý do nhà cung cấp lập, trình giám đốc ký biên bản thanh lý.
(2) Quy trình mua hàng chƣa thanh toán: áp dụng khi mua hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ... chưa trả tiền cho người bán.
Nội dung thực hiện Bộ phận phụ trách Ký duyệt
Hình 4.14: Quy trình mua hàng chƣa thanh toán
Bộ phận thu mua Giám đốc Giám đốc Hợp đồng mua bán Nhà cung cấp Thủ kho Kế toán trưởng Đơn đặt hàng Giao nhận hàng - Kiểm tra: số lượng, chất lượng hàng
- Chứng từ: hóa đơn, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận, giấy xác nhận chất lượng (nếu có)
Nhập kho (Phiếu nhập kho) Thẻ kho Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn Sổ kế toán tổng hợp - Thủ kho - Kế toán kho Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Sổ chi tiết vật liệu, hàng hóa Kế toán tổng hợp Lưu trữ chứng từ Sổ chi tiết phải
trả người bán Bảng tổng hợp chi tiết Kế toán công nợ Kế toán trưởng
Thuyết trình quy trình mua hàng chƣa thanh toán
(1) Số lượng, đơn giá hàng cần mua thể hiện trên đơn đặt hàng do bộ phận thu mua lập, giám đốc ký duyệt.
(2) Fax hoặc mail đơn đặt hàng qua nhà cung cấp, tiến hành ký hợp đồng mua bán. Hợp đồng mua bán do nhà cung cấp lập, bộ phận thu mua kiểm tra toàn bộ nội dung hợp đồng và trình giám đốc ký hợp đồng.
(3) Hàng được giao đến kho doanh nghiệp, thủ kho tiến hành kiểm tra số lượng, chủng loại và chất lượng hàng, đối chiếu với phiếu xuất kho, hóa đơn, biên bản giao nhận, giấy xác nhận chất lượng (nếu có) do bên giao cung cấp.
(4) Thủ kho lập phiếu nhập kho gồm 3 liên: 1 liên lưu ở quyển; 1 liên giao cho bên giao hàng; 1 liên dùng ghi sổ, sắp xếp hàng vào kho theo quy định. Sau đó, ghi số lượng vào thẻ kho, chuyển phiếu nhập kho và các chứng từ khác cho kế toán kho để ghi sổ chi tiết vật liệu, hàng hóa về số lượng, giá trị. Định kỳ (3 ngày, 5 ngày…) thủ kho và kế toán kho đối chiếu số lượng hàng tồn trên thẻ kho và sổ chi tiết. Cuối kỳ, kế toán kho lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn căn cứ trên sổ chi tiết vật liệu, hàng hóa và đối chiếu số liệu với kế toán tổng hợp.
(5) Chứng từ kế toán chuyển cho kế toán công nợ theo dõi chi tiết công nợ trên sổ chi tiết phải trả người bán, sau đó chuyển cho kế toán tổng hợp ghi sổ kế toán tổng hợp. Kế toán công nợ và kế toán tổng hợp đối chiếu số liệu căn cứ vào bảng tổng hợp chi tiết và sổ kế toán tổng hợp. Kế toán tổng hợp sắp xếp và lưu trữ chứng từ theo quy định.
(3) Quy trình thanh toán cho ngƣời bán: theo dõi nợ phải trả và tình hình thanh toán công nợ bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng.
Nội dung thực hiện Bộ phận phụ trách Ký duyệt
Hình 4.15: Quy trình thanh toán cho ngƣời bán
- Kế toán công nợ - Người bán
Kế toán trưởng
Kế toán công nợ - Giám đốc - Kế toán trưởng
Thủ quỹ hoặc Ngân hàng
Kế toán tiền mặt hoặc kế toán ngân hàng Biên bản xác nhận nợ
- Giám đốc - Kế toán trưởng Ủy nhiệm chi Phiếu chi
Chi tiền mặt Chuyển khoản
(Giấy báo nợ)
Giấy đề nghị thanh toán
Sổ quỹ tiền mặt
Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt Sổ chi tiết tiền
gửi ngân hàng
Sổ chi tiết phải trả người bán Bảng tổng hợp chi tiết Sổ kế toán tổng hợp Lưu trữ chứng từ - Thủ quỹ - Kế toán tiền mặt Kế toán trưởng Kế toán trưởng Kế toán công nợ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp
Thuyết trình quy trình thanh toán cho ngƣờn bán
(1) Định kỳ, kế toán công nợ và bên bán đối chiếu công nợ bằng biên bản xác nhận nợ - chi tiết các khoản nợ phải trả, kế toán trưởng ký xác nhận.
(2) Đến hạn thanh toán, kế toán công nợ lập giấy đề nghị thanh toán, kèm biên bản xác nhận nợ trình kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt.
(3) Nếu thanh toán bằng tiền mặt: kế toán công nợ chuyển các chứng từ đã ký cho kế toán tiền mặt lập phiếu chi thành 3 liên (1 liên lưu ở quyển, 1 liên giao cho bên bán, 1 liên để ghi sổ), trình kế toán trưởng và giám đốc ký, sau đó kế toán tiền mặt chuyển cho thủ quỹ để chi tiền mặt. Căn cứ vào phiếu chi: thủ quỹ ghi vào sổ quỹ, kế toán tiền mặt ghi sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt, cuối ngày cả hai đối chiếu tiền tồn quỹ; kế toán công nợ ghi sổ chi tiết phải trả người bán, lập bảng tổng hợp chi tiết; kế toán tổng hợp ghi sổ kế toán tổng hợp, đối chiếu số liệu với kế toán tiền mặt và kế toán công nợ, tất cả trình kế toán trưởng ký duyệt. Kế toán tổng hợp sắp xếp và lưu trữ chứng từ theo quy định.
Nếu thanh toán bằng chuyển khoản: kế toán công nợ chuyển các chứng từ đã ký cho kế toán ngân hàng lập ủy nhiệm chi, trình kế toán trưởng và giám đốc ký, sau đó chuyển ủy nhiệm chi cho ngân hàng chuyển khoản. Căn cứ vào giấy báo nợ: kế toán ngân hàng ghi sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng; kế toán công nợ ghi sổ chi tiết phải trả người bán, lập bảng tổng hợp chi tiết; kế toán tổng hợp ghi sổ kế toán tổng hợp, đối chiếu số liệu với kế toán ngân hàng và kế toán công nợ, tất cả trình kế toán trưởng ký duyệt. Kế toán tổng hợp sắp xếp và lưu trữ chứng từ theo quy định.
(4) Quy trình xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ cho sản xuất: áp dụng khi phân xưởng sản xuất yêu cầu xuất vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ cho sản xuất sản phẩm và phục vụ ở phân xưởng.
Nội dung thực hiện Bộ phận phụ trách Ký duyệt
Hình 4.16: Quy trình xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ cho sản xuất
Giấy đề nghị xuất kho Bộ phận sản xuất Trưởng phòng sản xuất
Lập phiếu xuất kho Thủ kho Kế toán trưởng
Xuất kho Thẻ kho Thủ kho
Sổ chi tiết
vật liệu Kế toán kho Kế toán trưởng
Sổ kế toán tổng hợp Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn Lưu trữ
Thuyết trình quy trình xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ cho sản xuất
(1) Bộ phận sản xuất lập giấy đề nghị xuất kho gồm danh mục vật liệu, công cụ dụng cụ theo nhu cầu sử dụng, trình trưởng phòng sản xuất ký duyệt.
(2) Dựa vào giấy đề nghị được chuyển đến, thủ kho lập phiếu xuất kho gồm 3 liên (1 liên lưu ở quyển, 1 liên giao cho người nhận, 1 liên dùng để ghi sổ) trình kế toán trưởng ký duyệt và tiến hành xuất hàng. Bộ phận nhận hàng kiểm tra đúng số lượng, chủng loại và ký nhận hàng.
Căn cứ vào phiếu xuất kho: thủ kho ghi thẻ kho; kế toán kho ghi sổ chi tiết vật liệu, định kỳ (3 ngày, 5 ngày…) đối chiếu số liệu với thủ kho, cuối kỳ lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn căn cứ vào sổ chi tiết vật liệu; kế toán tổng hợp ghi sổ kế toán tổng hợp, đối chiếu số liệu với kế toán kho căn cứ vào bảng tổng hợp. Kế toán tổng hợp sắp xếp và lưu trữ chứng từ theo quy định.
(5) Quy trình bán hàng chƣa thu tiền: áp dụng khi xuất kho bán hàng hóa, thành phẩm nhưng chưa thu tiền.
Nội dung thực hiện Bộ phận phụ trách Ký duyệt
Hình 4.17: Quy trình bán hàng chƣa thu tiền
Giấy đề nghị giao hàng Bộ phận
kinh doanh
Trưởng phòng kinh doanh Lập phiếu xuất kho
Thủ kho Kế toán bán hàng Thẻ kho Sổ chi tiết hàng hóa, thành phẩm Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn Sổ chi tiết phải thu khách hàng Sổ kế toán tổng hợp Bảng tổng hợp chi tiết phải thu Xuất kho - Lập hóa đơn bán hàng - Biên bản giao hàng - Kế toán kho - Thủ kho Kế toán trưởng - Kế toán công nợ - Kế toán tổng hợp Kế toán tổng hợp Lưu trữ chứng từ + Phiếu xuất - Giám đốc - Kế toán trưởng Kế toán trưởng Kế toán trưởng
Thuyết trình quy trình bán hàng chƣa thu tiền
(1) Bộ phận kinh doanh lập giấy đề nghị giao hàng, trình trưởng phòng kinh doanh ký duyệt và chuyển cho thủ kho.