Tài khoản kế toán dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế tài chính theo nội dung kinh tế. Hệ thống tài khoản kế toán gồm các tài khoản kế toán cần sử dụng. Mỗi đơn vị kế toán phải sử dụng một hệ thống tài khoản kế toán (Điều 23 - Luật kế toán, 2003).
Căn cứ để xây dựng hệ thống tài khoản kế toán:
Theo quy định của chế độ kế toán hiện hành: doanh nghiệp có thể lựa chọn và đăng ký với Cơ quan thuế quản lý trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp đã được ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC và Quyết định 48/2006/QĐ-BTC. Căn cứ vào đặc điểm hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lý của mỗi doanh nghiệp: doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, thương mại, dịch vụ…hay kết hợp các lĩnh vực hoạt động thì khi xây dựng hệ thống tài khoản sẽ khác nhau, đặc biệt là các tài khoản cấp 2, 3 sẽ được thể hiện chi tiết cho từng đối tượng sử dụng.
Yêu cầu khi xây dựng hệ thống tài khoản kế toán:
Hệ thống tài khoản kế toán là căn cứ để doanh nghiệp mở các loại sổ sách kế toán, chỉ khi nào hệ thống tài khoản được xây dựng đầy đủ và phù hợp thì mới đảm bảo cho việc xử lý số liệu và cung cấp thông tin hữu ích cho người sử dụng. Điều đó cho thấy tầm quan trọng của nó trong hệ thống kế toán doanh nghiệp. Do đó, khi xây dựng hệ thống tài khoản cần đáp ứng đủ yêu cầu sử dụng trong khoảng thời gian nhất định,
hạn chế việc thêm, bớt, điều chỉnh tài khoản tùy tiện khi đã đưa vào sử dụng, hệ thống tài khoản được xây dựng gọn nhẹ, phát huy hiệu quả trong quá trình sử dụng.
Nội dung chủ yếu khi vận dụng hệ thống tài khoản kế toán:
Xác định tài khoản kế toán cần sử dụng: kết hợp hai căn cứ trên cùng với khối lượng nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, kế toán trưởng tiến hành nghiên cứu, vận dụng và chi tiết hóa hệ thống tài khoản kế toán phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị nhưng phải phù hợp với nội dung, kết cấu và phương pháp hạch toán của các tài khoản tổng hợp tương ứng. Xác định các tài khoản cấp 1, 2, 3 cần sử dụng hoặc bổ sung hay mở thêm tài khoản mới nhưng phải đúng theo quy định hiện hành.
Chi tiết tài khoản kế toán theo yêu cầu sử dụng và quản lý: trên cơ sở tài khoản được xác định, sẽ quy định cụ thể việc sử dụng các tài khoản cho từng đối tượng cần phải theo dõi chi tiết. Điều này đảm bảo tính thống nhất của hệ thống tài khoản khi sử dụng, vừa đáp ứng yêu cầu của kế toán tài chính cũng như yêu cầu của kế toán quản trị, hạn chế việc thay đổi tùy tiện tài khoản kế toán trong quá trình sử dụng.