2.1.3.1. Yêu cầu về tính pháp lý
Tổ chức công tác kế toán là một trong những nội dung thuộc về tổ chức quản lý trong doanh nghiệp nhưng phải phù hợp với các quy định pháp lý về kế toán. Như vậy, khi xây dựng doanh nghiệp phải căn cứ vào các quy định hiện hành của Nhà nước làm nền tảng để hệ thống kế toán vận hành đúng luật định, cụ thể như sau:
Luật kế toán, Nghị định
Ngày 17/06/2003 Quốc hội đã thông qua Luật kế toán, có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2004. Đây là cơ sở pháp lý cao nhất góp phần đảm bảo cho công tác kế toán được thực hiện theo quy định của pháp luật. Luật kế toán đưa ra những quy định chung về phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng, nhiệm vụ, yêu cầu, nguyên tắc kế toán, chuẩn mực kế toán, đối tượng kế toán, đơn vị tính sử dụng trong kế toán, kỳ kế toán, các hành vi bị nghiêm cấm…Luật còn quy định nội dung công tác kế toán: chứng từ kế toán, tài khoản kế toán và sổ kế toán, BCTC, kiểm tra kế toán, kiểm kê tài sản, bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán…; tổ chức bộ máy kế toán và người làm kế toán; hoạt động nghề nghiệp; quản lý Nhà nước về kế toán; khen thưởng và xử lý vi phạm.
Chính phủ đã ban hành Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/05/2004 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật kế toán áp dụng trong lĩnh vực kinh doanh; Nghị định số 185/2004/NĐ-CP ngày 04/11/2004 về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán. Với hai Nghị định này nhằm thực thi Luật kế toán, đảm bảo tính công bằng, nghiêm minh trong việc tuân thủ pháp luật.
Chuẩn mực kế toán
Chuẩn mực kế toán gồm những nguyên tắc và phương pháp kế toán cơ bản để ghi sổ kế toán và lập BCTC. Chuẩn mực kế toán ra đời góp phần hoàn thiện hệ thống pháp lý về kế toán, đáp ứng yêu cầu phát triển của nền kinh tế, làm cho hệ thống kế toán Việt Nam ngày càng phù hợp với thông lệ kế toán quốc tế, hiện nay BTC đã ban hành 26 chuẩn mực kế toán.
Theo đánh giá chung thì hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam đã đáp ứng được các yêu cầu cơ bản như sau:
Dựa trên cơ sở các chuẩn mực quốc tế về kế toán, chuẩn mực quốc tế về kiểm toán do liên đoàn Kế toán quốc tế (IFAC) công bố (hiện nay đã có trên 140 nước trên thế giới áp dụng);
Phù hợp với các điều kiện phát triển của nền kinh tế thị trường Việt Nam trong giai đoạn hiện tại và xu hướng phát triển trong tương lai, phù hợp với hệ thống luật pháp, trình độ, kinh nghiệm kế toán, kiểm toán của Việt Nam;
Quy định rõ ràng, chặt chẽ, thống nhất và đồng bộ, áp dụng cho các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế;
Được xây dựng trên quan điểm tách biệt được những quy định của chuẩn mực kế toán với Chính sách tài chính và Luật thuế thường đảm bảo tính thống nhất về mặt pháp lý giữa các chính sách (Bùi Văn Dương et al., 2011).
Chế độ kế toán
Nhằm cụ thể hóa việc thực hiện Luật kế toán và chuẩn mực kế toán thì chế độ kế toán đã được ban hành. Chế độ kế toán là những quy định và hướng dẫn về kế toán trong một lĩnh vực hoặc một số công việc cụ thể do cơ quan quản lý nhà nước về kế toán hoặc tổ chức được cơ quan quản lý nhà nước về kế toán uỷ quyền ban hành (Điều 4 - Luật kế toán, 2003).
Chế độ kế toán doanh nghiệp theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC thay thế cho Quyết định số 1141TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ trưởng BTC ban hành Chế độ kế toán doanh nghiệp. Chế độ kế toán mới áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế trong cả nước.
Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC thay thế cho Quyết định số 1177 TC/QĐ/CĐKT ngày 23/12/1996 của Bộ trưởng BTC, áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế trong cả nước - trừ các doanh nghiệp quy định tại Điều 3 (được trình bày cụ thể ở chương 3).
Các Thông tƣ
Để cập nhật kịp thời, bổ sung các thay đổi của công tác kế toán so với chế độ kế toán, BTC ban hành các thông tư hướng dẫn, ví dụ như thông tư số 244/2009/TT-BTC
ngày 31/12/2009 về việc hướng dẫn sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán doanh nghiệp theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC và thông tư số 138/2011/TT-BTC ngày 04/10/2011 hướng dẫn sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành kèm theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC.
2.1.3.2. Yêu cầu về tính kiểm soát, hiệu quả, sự phù hợp và linh hoạt
Thứ nhất tính kiểm soát thể hiện cả quá trình từ khâu thu thập, xử lý và kết quả là thông tin được trình bày trên các báo cáo kế toán nhằm cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng. Do đó, tổ chức công tác kế toán được xây dựng phải có khả năng kiểm soát toàn bộ sự vận hành của hệ thống kế toán như là hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán (bắt buộc hay hướng dẫn), quy trình luân chuyển và kiểm tra chứng từ, các loại sổ kế toán khi đưa vào sử dụng, chính sách kế toán áp dụng, phân công trách nhiệm và quyền hạn của nhân viên kế toán trong bộ máy kế toán. Sự kiểm soát này thể hiện ở việc tập trung quản lý và điều hành của kế toán trưởng hay phụ trách kế toán trong doanh nghiệp xuyên suốt quá trình vận hành của hệ thống kế toán. Doanh nghiệp xây dựng cơ chế giám sát, kiểm tra quyền của kế toán trưởng nhằm hạn chế việc lạm quyền trong điều hành công việc.
Thứ hai tính hiệu quả thể hiện qua bộ máy kế toán được tổ chức gọn nhẹ, quy trình làm việc khoa học, trách nhiệm quyền hạn được phân công rõ ràng, cung cấp thông tin hữu ích, hiệu quả đạt được như mong muốn với chi phí bỏ ra là thấp nhất. Đây là yêu cầu, là điều kiện bắt buộc khi xây dựng tổ chức công tác kế toán trong điều kiện cạnh tranh hiện nay. Hiệu quả tương ứng với chi phí thấp, đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp và đối tượng sử dụng thông tin kế toán khác.
Thứ ba sự phù hợp đòi hỏi khi tổ chức công tác kế toán phải chú trọng đến trình độ tay nghề của nhân viên kế toán (những người trực tiếp xử lý công việc kế toán) như việc xây dựng quy trình làm việc và phân công công việc phù hợp với năng lực của từng cá nhân, các công cụ hỗ trợ công tác kế toán như phần mềm kế toán thân thiện, dễ sử dụng góp phần làm tăng hiệu quả công việc…Sự phù hợp còn thể hiện khả năng đáp
ứng nhu cầu thông tin cho từng đối tượng sử dụng khác nhau ở từng thời điểm sử dụng thông tin kế toán cụ thể.
Thứ tư sự linh hoạt của tổ chức công tác kế toán đòi hỏi đáp ứng cho công việc kế toán hiện tại và thích ứng tốt khi có sự thay đổi trong quá trình hoạt động nhằm tránh sự xáo trộn hệ thống kế toán hiện có. Như khi doanh nghiệp mở rộng quy mô sản xuất thì chỉ cần bổ sung thêm những cái mà tổ chức công tác kế toán hiện chưa có, cho ra hệ thống mới nhằm tiết kiệm thời gian, chi phí (Nguyễn Phước Bảo Ấn et al., 2012).
2.1.4. Các nhân tố tác động đến tổ chức công tác kế toán 2.1.4.1. Hệ thống các quy định của Nhà nƣớc 2.1.4.1. Hệ thống các quy định của Nhà nƣớc
Như đã phân tích hệ thống kế toán của doanh nghiệp được xây dựng dựa trên các quy định pháp lý về kế toán, nên việc tổ chức công tác kế toán buộc doanh nghiệp cần hiểu rõ hệ thống các quy định của Nhà nước như Luật kế toán, chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán, các thông tư hướng dẫn, các văn bản pháp quy liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp để vận dụng một cách hợp lý vào từng trường hợp cụ thể.
2.1.4.2. Đối tƣợng sử dụng thông tin kế toán
Tổ chức công tác kế toán nhằm mục đích sao cho thông tin kế toán cung cấp hữu ích, phù hợp với các đối tượng sử dụng. Để đáp ứng nhu cầu này của các đối tượng sử dụng thông tin trong BCTC thì việc thu thập, xử lý và trình bày dữ liệu phải tuân thủ các quy định của chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán hiện hành về mẫu biểu, về phương pháp kế toán, đáp ứng đúng thời gian cung cấp thông tin theo yêu cầu của từng đối tượng như các cơ quan Nhà nước. Đối với báo cáo kế toán quản trị, thông tin được sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp nên việc thu thập, xử lý và trình bày dữ liệu, thời điểm cung cấp tùy vào yêu cầu quản lý khác nhau trong từng đơn vị. Vì vậy, tổ chức công tác kế toán được xây dựng phải đáp ứng tốt nhất hai nhu cầu sử dụng thông tin này.
2.1.4.3. Yêu cầu về quản lý, hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp
Doanh nghiệp khác nhau sẽ có tổ chức kế toán khác nhau được xây dựng phù
hợp với đặc điểm, quy mô sản xuất kinh doanh. Yêu cầu quản lý doanh nghiệp gồm:
Tuân thủ luật pháp và các định chế tài chính kế toán;
Nội dung, tính chất, thời điểm cung cấp thông tin cho bên ngoài theo luật định, cung cấp cho công ty mẹ hay cho cơ quan chủ quản, cho chủ đầu tư và thông tin sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp;
Đơn vị tiền tệ được sử dụng trong hạch toán và báo cáo;
Quan điểm và cách thức quản lý, sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp; Phương pháp tính giá các đối tượng kế toán và vấn đề điều chỉnh giá khi cung cấp thông tin;
Vấn đề hợp nhất báo cáo tài chính;
Vấn đề nhân sự, tiền lương và các khoản ưu đãi cho nhân viên;
Trách nhiệm quản lý của các cấp quản lý trung gian (Nguyễn Phước Bảo Ấn et al., 2012).
Hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp
Theo báo cáo COSO được ban hành năm 1992, kiểm soát nội bộ là một quá trình do Ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên của đơn vị chi phối, được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu đó là BCTC đáng tin cậy; các luật lệ và quy định được tuân thủ; hoạt động hữu hiệu và có hiệu quả 3
.
Như vậy, hệ thống kiểm soát nội bộ thực chất là sự kết nối giữa các biện pháp, các cách thức thực hiện được cụ thể hóa thông qua các quy định phù hợp với từng doanh nghiệp, nhằm giúp cho doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, đạt được các mục tiêu đề ra. Nếu doanh nghiệp tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp sẽ là công cụ hỗ trợ đắc lực đảm bảo cho công tác kiểm tra, kiểm soát đạt hiệu quả tốt nhất.
Trong tổ chức công tác kế toán quy trình kiểm soát nội bộ cần được thiết lập chi tiết, rõ ràng, mỗi bước công việc được thuyết minh, hướng dẫn các thủ tục trình tự thực hiện cụ thể như bộ phận thực hiện, ký duyệt chứng từ, báo cáo, quan hệ kiểm tra đối
3 Nguyễn Thanh Hoàng Yến (2009). Hoàn thiện hệ thống hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp vừa và nhỏ tỉnh Bình Dương. Thạc sĩ, kế toán, trường Đại học Kinh tế TP.HCM.
chiếu số liệu giữa các nhân viên kế toán. Trong mỗi quy trình kiểm soát được thiết lập cần phải có sơ đồ minh họa các bước công việc thực hiện và nên đơn giản để giúp người thực hiện công việc được dễ dàng, đúng các quy trình đề ra.
2.1.4.4. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán
Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, yêu cầu tin học hóa trong công tác kế toán và nhu cầu đáp ứng thông tin kịp thời, mọi không gian và thời gian đòi hỏi doanh nghiệp tính toán áp dụng khi xây dựng tổ chức công tác kế toán trong khả năng tài chính và quy mô đặc điểm của doanh nghiệp. Công nghệ thông tin là cầu nối giúp rút ngắn thời gian thực hiện công việc trong quá trình thu thập, xử lý và đáp ứng nhanh nhu cầu cung cấp thông tin. Tuy nhiên cần lưu ý rằng công nghệ thông tin chỉ là công cụ hỗ trợ nó không phải là tất cả để xử lý mọi công việc liên quan đến công tác kế toán kể cả thay thế con người. Cần nắm rõ điều này để doanh nghiệp đầu tư cho công nghệ thông tin phù hợp, không lệ thuộc hoàn toàn mà dùng nó làm phương tiện nhằm đạt được kết quả tốt nhất để tổ chức công tác kế toán vận hành khoa học và hiệu quả.
2.1.4.5. Các dịch vụ hỗ trợ kế toán
Việc phát triển đa dạng các ngành nghề của nền kinh tế thị trường kéo theo nhiều loại hình dịch vụ ra đời trong đó có dịch vụ kế toán. Theo đó, cá nhân hành nghề kế toán và doanh nghiệp dịch vụ kế toán được phép ký hợp đồng với các doanh nghiệp có nhu cầu thực hiện các dịch vụ kế toán như làm kế toán, làm kế toán trưởng, thiết lập hệ thống kế toán…Tùy theo quy mô, nhu cầu của doanh nghiệp ví dụ như doanh có ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc doanh nghiệp không muốn tổ chức một bộ máy kế toán thì có thể thuê dịch vụ thực hiện trọn gói công tác kế toán cho doanh nghiệp mình.
Dịch vụ làm thủ tục về thuế đó là hoạt động của đại lý thuế (doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ thành lập và hoạt động theo quy định của Luật doanh nghiệp đáp ứng đủ điều kiện hành nghề của tổ chức kinh doanh dịch vụ làm thủ tục về thuế) doanh nghiệp thực hiện các thủ tục đăng ký thuế, khai thuế, nộp thuế, quyết toán thuế, khiếu nại về
thuế, lập hồ sơ đề nghị miễn thuế, giảm thuế, hoàn thuế thay người nộp thuế theo quy định của Luật quản lý thuế và hợp đồng dịch vụ đã ký kết.
Với các loại hình cung cấp dịch vụ này doanh nghiệp yên tâm rằng công tác kế toán vẫn được thực hiện một cách đầy đủ, các thông tin kế toán vẫn được cung cấp kịp thời. Doanh nghiệp có thể tin tưởng về chuyên môn nghiệp vụ của bên cung cấp dịch vụ, tiết kiệm chi phí mà vẫn đạt kết quả như mong muốn. Theo xu hướng hiện nay thì các loại hình dịch vụ này sẽ ngày càng phát triển, mang tính chuyên nghiệp cao, hỗ trợ rất nhiều cho công tác kế toán của doanh nghiệp - đặc biệt đối với các DNNVV.
2.1.5. Nội dung của tổ chức công tác kế toán
2.1.5.1. Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán (Điều 4 - Luật kế toán, 2003). Hệ thống chứng từ kế toán trong doanh nghiệp gồm chứng từ kế toán bắt buộc và chứng từ kế toán mang tính hướng dẫn. Như vậy, tổ chức vận dụng chứng từ kế toán sao cho hài hòa, phù hợp nhất với yêu cầu quản lý và bộ máy kế toán của từng doanh nghiệp. Đây là khâu quan trọng vừa đảm bảo tính kịp thời và chất lượng của thông tin kế toán vừa đảm bảo các nguyên tắc về lập, ký, trình tự luân chuyển, kiểm tra và lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của chế độ kế toán hiện hành. Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế toán trong doanh nghiệp gồm các nội dung chủ yếu sau:
