Từ cơ lý luận về tổ chức công tác kế toán đến khảo sát thực tiễn việc vận dụng tại các DNNVV đã bộc lộ nhiều hạn chế, kìm hãm sự phát triển trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, làm giảm vai trò và vị trí của DNNVV trong nền kinh tế, ảnh hưởng đến nguồn thu của ngân sách Nhà nước. Do đó, cần có các giải pháp để khắc phục những hạn chế đang tồn tại trên cơ sở xác định phương hướng hoàn thiện phù hợp với đặc điểm của các DNNVV hiện nay. Các phương hướng và giải pháp hoàn thiện được đề xuất cụ thể như sau:
4.4.1. Phƣơng hƣớng hoàn thiện
4.4.1.1. Phù hợp với môi trƣờng pháp lý của công tác kế toán ở Việt Nam và thông lệ kế toán quốc tế
Kế toán tài chính vận hành trên cơ sở vận dụng các quy định pháp lý từ Luật kế toán, Nghị định, chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán, thông tư hướng dẫn, các văn bản quy phạm vào công tác kế toán của doanh nghiệp. Do đó, tất cả các thành phần kinh tế hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam đều tuân thủ các quy định như nhau trong công tác kế toán, nếu vận dụng sai sẽ có các biện pháp chế tài tương ứng với vi phạm đó. Đó là tính pháp lệnh của kế toán tài chính, là cơ sở đầu tiên mà các DNNVV phải tuân thủ dù mô hình tổ chức công tác kế toán ở mỗi doanh nghiệp là khác nhau. Nên tổ chức công tác kế toán từ việc xây dựng chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, sổ sách kế
toán, cung cấp thông tin qua BCTC, kiểm tra kế toán, bố trí nhân sự cho công tác kế toán, phân tích tình hình tài chính của đơn vị trên cơ sở số liệu kế toán…phải phù hợp với quy định pháp lý hiện hành.
Kế toán quản trị cung cấp thông tin bên trong cho các quyết định quản trị của doanh nghiệp, dù không có những quy định bắt buộc manh tính pháp lý nhưng đã được đề cập trong Luật kế toán, Nghị định và cụ thể nhất là thông tư số 53/22006/ TT-BTC ngày 12/06/2006 của Bộ trưởng BTC hướng dẫn áp dụng kế toán quản trị trong doanh nghiệp, hướng dẫn việc tổ chức công tác kế toán quản trị từ việc vận dụng chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, sổ kế toán, hệ thống báo cáo kế toán quản trị phù hợp với đặc điểm của từng doanh nghiệp. Đây là những hướng dẫn hữu ích cho các doanh nghiệp, trên cơ sở tích hợp với kế toán tài chính nhằm đảm bảo cho việc vận hành toàn bộ hệ thống kế toán ở doanh nghiệp phù hợp với hiệu quả mang lại và chi phí bỏ ra.
Trong xu hướng hội nhập nền kinh tế toàn cầu, việc thu hút vốn và công nghệ của các nhà đầu từ nước ngoài thông qua các hình thức đầu tư đa dạng đặc biệt quan trọng cho sự phát triển của doanh nghiệp. Như vậy, việc cung cấp thông tin kế toán không dừng lại ở phạm vi quốc gia mà đã mang tầm quốc tế với đòi hỏi khắt khe của các nhà đầu tư nước ngoài về tính dễ hiểu của BCTC, về tính hữu ích của thông tin họ nhận, họ phải đọc được, họ phải hiểu được, phải tạo niềm tin nơi nhà đầu tư thì mới thu hút được dòng vốn này. Do đó, để đạt hiệu quả này công tác kế toán phải được xây dựng phù hợp với thông lệ kế toán quốc tế, nó phải dựa trên cơ sở các chuẩn mực kế toán đã được ban hành mà hiện nay hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam đã được xây dựng dựa trên cơ sở các chuẩn mực quốc tế về kế toán, chuẩn mực quốc tế về kiểm toán do liên đoàn Kế toán quốc tế (IFAC) công bố mà hiện nay đã có trên 140 nước trên thế giới áp dụng. Vì vậy, hoàn thiện tổ chức công tác kế toán phải quán triệt sự phù hợp các quy định trong nước và thích ứng với thông lệ quốc tế. Đây là định hướng đúng đắn cho tất cả các doanh nghiệp ở Việt Nam trong quá trình hội nhập kinh tế quốc tế sâu rộng như hiện nay.
4.4.1.2. Phù hợp với quy mô, trình độ quản lý của các DNNVV
Đa phần các DNNVV có quy mô nhỏ về vốn, về cơ sở vật chất kỹ thuật, các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh không nhiều, đối tượng cung cấp thông tin kế toán trong phạm vi hẹp, yêu cầu kiểm toán BCTC chưa được quy định. Việc quản trị doanh nghiệp mang tính chất mệnh lệnh, trình độ nhân viên kế đã qua đào tạo nhưng chưa chuyên sâu. Do đó, hoàn thiện trên cơ sở xác định đúng bản chất này mới phù hợp với tình hình thực tế và khắc phục dần những hạn chế của tổ chức công tác kế toán đang tồn tại, để xây dựng mô hình thích hợp chẳng hạn như doanh nghiệp có thể thuê dịch vụ kế toán để thực hiện toàn bộ công việc hoặc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán để tinh gọn công tác kế toán.
4.4.1.3. Đảm bảo vai trò cung cấp thông tin của báo cáo kế toán
Qua khảo sát thực tế cho thấy mục tiêu tổ chức công tác kế toán chưa được xác định đầy đủ thông qua việc xác định đối tượng sử dụng thông tin kế toán và chất lượng thông tin cả về kế toán tài chính lẫn kế toán quản trị. Giải pháp hoàn thiện trên cơ sở hệ thống báo cáo kế toán cần nâng chất lượng thông tin, đảm bảo thông tin mà người sử dụng có được phải hữu ích cho các quyết định kinh tế, quản lý. Đảm bảo tính minh bạch, công khai, từ đó tạo nềm tin, tạo một hình ảnh tốt về doanh nghiệp tuy có quy mô nhỏ nhưng được xây dựng trên nền tảng vững chắc, là một đối tác đáng tin cậy trong quan hệ kinh tế của các nhà đầu tư, các nhà cung cấp.
Đối với cơ quan quản lý Nhà nước: BCTC cung cấp thông tin phục vụ cho điều hành kinh tế vĩ mô, đảm bảo nguồn thu cho Ngân sách nhà nước, đưa ra các biện pháp hỗ trợ phù hợp cho các DNNVV.
Đối với các nhà đầu tư: BCTC cung cấp thông tin cho các quyết định đầu tư, đối với chủ nợ qua BCTC để dự đoán nhu cầu vay vốn hoặc để giám sát việc cam kết trả nợ của doanh nghiệp.
Đối với chủ doanh nghiệp: BCTC giúp phân tích tình hình tài chính để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, để điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Hoạch định kế hoạch, chiến lược phát triển và kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp trên cơ sở báo cáo kế toán quản trị.
4.4.2. Các giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán
Các giải pháp được tác giả đề xuất theo trình tự nội dung của tổ chức công tác kế toán, dựa trên những hạn chế thông qua đánh giá việc thực hiện tổ chức công tác kế toán ở các DNNVV (mục 4.1) trên cơ sở các nguyên nhân ảnh hưởng về phương diện doanh nghiệp và Nhà nước, các giải pháp cụ thể như sau:
4.4.2.1. Giải pháp về tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế toán
Về phía doanh nghiệp
Chứng từ kế toán doanh nghiệp phải đảm bảo tính hợp pháp và hợp lệ, để thực hiện xuyên suốt vấn đề này thì kế toán trưởng cần:
Một lá thông báo cụ thể, rõ ràng danh mục các chứng từ kế toán hiện có, các nội dung của chứng từ kế toán cần phải được lập đúng và đầy đủ các chỉ tiêu trên từng chứng từ cụ thể cho từng nhân viên kế toán. Thông báo cho các phòng ban khác trong doanh nghiệp để nắm rõ vấn đề này khi có giao dịch liên quan đến chứng từ kế toán.
Hai là yêu cầu nhân viên kế toán từ chối nhận các chứng từ kế toán do các đối tác bên ngoài cung cấp - kể cả do các phòng ban khác trong doanh nghiệp, nếu lập không đầy đủ, không rõ ràng nội dung yêu cầu trên chứng từ và yêu cầu bổ sung cho hoàn chỉnh - tùy theo quy định của từng loại chứng từ kế toán mà kế toán sẽ có cách giải quyết khác nhau. Chỉ những chứng từ nào đảm bảo đầy đủ nội dung, chữ ký của các chức danh và đã được kiểm tra chính xác thì kế toán mới được ghi sổ kế toán.
Ba là kế toán trưởng từ chối ký duyệt các chứng từ không hợp lệ, thường xuyên kiểm tra việc lập và tiếp nhận chứng từ để điều chỉnh kịp thời nếu có sai sót. Cập nhật các quy định mới của Nhà nước trong việc tạo lập chứng từ kế toán và phổ biến nhanh chóng đến các nhân viên kế toán.
Bốn là nâng cao ý thức, tinh thần trách nhiệm của từng nhân viên kế toán, có những biện pháp chế tài cụ thể cho các sai phạm lặp đi lặp lại, thậm chí có thể chấm dứt hợp đồng lao động trước thời hạn.
Chứng từ kế toán phát sinh trong doanh nghiệp đều được ghi chép, hệ thống và lưu giữ trên sổ kế toán theo nội dung kinh tế và trình tự thời gian. Để tránh việc kế toán không hạch toán các chứng từ phát sinh, dẫn đến vi phạm quy định một doanh nghiệp có hai hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm, các DNNVV cần chủ động thực hiện các giải pháp sau:
Thứ nhất chủ doanh nghiệp cần phải có tư tưởng kinh doanh lâu dài, đặt mục tiêu ổn định, phát triển và uy tín thương hiệu của doanh nghiệp lên hàng đầu. Tư tưởng này sẽ tác động đến việc chấp hành đúng các quy định về pháp luật kế toán, từ đó sẽ có sự chỉ đạo đúng đắn, hướng các nhân viên thực hiện chính xác, đầy đủ các công việc phát sinh và luôn chấp hành các quy định của Nhà nước. Bên cạnh việc giao quyền quản lý phòng kế toán cho kế toán trưởng, chủ doanh nghiệp cần phải cập nhật các quy định của Nhà nước về công tác kế toán, chính sách thuế, nên tham gia các lớp ngắn hạn để trang bị kiến thức về kế toán cho giám đốc. Điều này thực sự cần thiết giúp chủ doanh nghiệp điều hành quản lý doanh nghiệp mình trên nền tảng khoa học thông qua việc hiểu rõ quy trình vận hành của hệ thống kế toán tại doanh nghiệp.
Thứ hai kế toán trưởng thông báo rộng rãi cho phòng kế toán và các phòng ban khác việc thanh toán chỉ được thực hiện khi có đầy đủ chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lệ. Qua đó, mọi chứng từ kế toán phát sinh sau khi được kiểm tra chính xác, đầy đủ đều được dùng để ghi sổ kế toán. Cuối năm tài chính, khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp sẽ có điều chỉnh theo chính sách thuế quy định hiện hành khi có sự sai lệch giữa thu nhập và chi phí theo cách xác định giữa kế toán và thuế, kế toán tính toán và thực hiện các bút toán theo chế độ kế toán đang áp dụng để đảm bảo vừa tuân thủ theo chế độ kế toán vừa tuân thủ theo chính sách thuế.
Tác giả đề xuất một số quy trình luân chuyên chứng từ cụ thể thường phát sinh, kết hợp trong từng khâu là hệ thống kiểm soát nội bộ được vận hành song song. Quy trình được thể hiện qua sơ đồ gồm các bước thực hiện và phần diễn giải cho mỗi quy trình, sự kết hợp này để đảm bảo việc kiểm soát các bước công việc thực hiện nhằm đạt mục tiêu là BCTC đáng tin cậy, các luật lệ và quy định được tuân thủ và giúp cho doanh nghiệp hoạt động hiệu quả với chi phí hợp lý. Sau đây là những quy trình chung, tùy theo cách thức tổ chức cụ thể ở mỗi doanh nghiệp mà có sự vận dụng thích hợp.
(1) Quy trình mua hàng thanh toán ngay: áp dụng khi mua hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ…thanh toán ngay bằng tiền mặt.
Nội dung thực hiện Bộ phận phụ trách Ký duyệt
Hình 4.13: Quy trình mua hàng thanh toán ngay
- Giám đốc - Kế toán trưởng
Hợp đồng mua bán
Thanh toán tiền
Thanh lý hợp đồng Bộ phận thu mua Nhà cung cấp Thủ kho Kế toán trưởng Đơn đặt hàng Giao nhận hàng - Kiểm tra: số lượng, chất lượng hàng
- Chứng từ: hóa đơn, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận, giấy xác nhận chất lượng (nếu có)
Nhập kho (Phiếu nhập kho) Giám đốc Thẻ kho Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn Sổ kế toán chi
tiết quỹ tiền mặt - Thủ kho - Kế toán kho Giám đốc - Thủ quỹ - Kế toán tiền mặt - Kế toán tổng hợp Sổ chi tiết vật liệu, hàng hóa Nhà cung cấp Giám đốc Chi tiền (Phiếu chi) Sổ quỹ tiền mặt Sổ kế toán tổng hợp Lưu trữ chứng từ Kế toán tổng hợp
Thuyết trình quy trình mua hàng thanh toán ngay
(1) Số lượng, đơn giá hàng cần mua thể hiện trên đơn đặt hàng do bộ phận thu mua lập, giám đốc ký duyệt.
(2) Fax hoặc email đơn đặt hàng qua nhà cung cấp, tiến hành ký hợp đồng mua bán. Hợp đồng mua bán do nhà cung cấp lập, bộ phận thu mua kiểm tra toàn bộ nội dung hợp đồng và trình giám đốc ký hợp đồng.
(3) Hàng được giao đến kho doanh nghiệp, thủ kho tiến hành kiểm tra số lượng, chủng loại và chất lượng hàng, đối chiếu với phiếu xuất kho, hóa đơn, biên bản giao nhận, giấy xác nhận chất lượng (nếu có) do bên giao cung cấp.
(4) Thủ kho lập phiếu nhập kho gồm 3 liên: 1 liên lưu trong quyển; 1 liên giao cho bên giao hàng; 1 liên dùng ghi sổ, sắp xếp hàng vào kho theo quy định. Sau đó, ghi số lượng vào thẻ kho, chuyển phiếu nhập kho và các chứng từ khác cho kế toán kho để ghi sổ chi tiết vật liệu, hàng hóa về số lượng, giá trị. Định kỳ (3 ngày, 5 ngày…) thủ kho và kế toán kho đối chiếu số lượng hàng tồn trên thẻ kho và sổ chi tiết. Cuối kỳ, kế toán kho lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn căn cứ trên sổ chi tiết vật liệu, hàng hóa.
(5) Khi hàng đã nhập kho, chứng từ kế toán chuyển đến kế toán tiền mặt để lập phiếu chi gồm 3 liên: 1 liên lưu trong quyển; 1 liên giao cho người nhận tiền; 1 liên dùng để ghi sổ, chuyển cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt rồi chuyển qua thủ quỹ tiến hành chi tiền. Thủ quỹ tiến hành chi tiền, sau đó căn cứ vào phiếu chi ghi sổ quỹ tiền mặt và kế toán tiền mặt ghi sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt, cuối ngày cả hai tiến hành đối chiếu tiền tồn quỹ. Chứng từ kế toán chuyển cho kế toán tổng hợp để ghi sổ kế toán tổng hợp, kế toán tổng hợp đối chiếu số liệu với kế toán tiền mặt, kế toán kho. Kế toán tổng hợp sắp xếp và lưu trữ chứng từ theo quy định.
(6) Hai bên tiến hành thanh lý hợp đồng, biên bản thanh lý do nhà cung cấp lập, trình giám đốc ký biên bản thanh lý.
(2) Quy trình mua hàng chƣa thanh toán: áp dụng khi mua hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ... chưa trả tiền cho người bán.
Nội dung thực hiện Bộ phận phụ trách Ký duyệt
Hình 4.14: Quy trình mua hàng chƣa thanh toán
Bộ phận thu mua Giám đốc Giám đốc Hợp đồng mua bán Nhà cung cấp Thủ kho Kế toán trưởng Đơn đặt hàng Giao nhận hàng - Kiểm tra: số lượng, chất lượng hàng
- Chứng từ: hóa đơn, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận, giấy xác nhận chất lượng (nếu có)
Nhập kho (Phiếu nhập kho) Thẻ kho Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn Sổ kế toán tổng hợp - Thủ kho - Kế toán kho Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Sổ chi tiết vật liệu, hàng hóa Kế toán tổng hợp Lưu trữ chứng từ Sổ chi tiết phải
trả người bán Bảng tổng hợp chi tiết Kế toán công nợ Kế toán trưởng
Thuyết trình quy trình mua hàng chƣa thanh toán
(1) Số lượng, đơn giá hàng cần mua thể hiện trên đơn đặt hàng do bộ phận thu