Doanh nghiệp cần căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán đã xây dựng để mở sổ kế toán tổng hợp theo đúng quy định của chế độ kế toán đang áp dụng, đảm bảo tất cả chứng từ kế toán phát sinh đều được ghi sổ kế toán.
Mở đủ số lượng sổ, thẻ kế toán chi tiết cho phù hợp với thực tế hoạt động, đây là nguồn thông tin quan trọng để phục vụ tốt cho việc quản lý, kế toán trưởng cần quy định các mẫu sổ, cách ghi sổ cụ thể cho từng loại.
Đảm bảo ghi sổ kế toán kịp thời, tránh công việc không dồn vào cuối tháng, ảnh hưởng tiến độ thực hiện trong việc đối chiếu số liệu, kéo theo sự chậm trễ dây chuyền cho các tháng tiếp theo, cho việc lập báo cáo, để thực hiện tốt công việc việc này kế toán trưởng có thể thực hiện theo các cách sau:
Thứ nhất kế toán trưởng cần kiểm tra thường xuyên tiến độ và chất lượng thực hiện công việc của các nhân viên kế toán, quy định thời gian hoàn thành cho từng công việc và có báo cáo cụ thể. Ví dụ như yêu cầu hàng ngày thủ quỹ phải ghi chép đầy đủ số tiền nhập, xuất và số tồn trên từng dòng sổ; kế toán tiền mặt phải ghi chép đầy đủ trên sổ kế toán chi tiết, cuối ngày đối chiếu số tồn với thủ quỹ bằng biên bản đối chiếu và báo cáo cho kế toán trưởng.
Thứ hai rà soát lại sự phân công công việc giữa các nhân viên kế toán, đảm bảo sự phân công hợp lý về khối lượng công việc, tránh dồn quá nhiều vào một người dễ gây ra ách tắc công việc.
Thứ ba đẩy mạnh ứng dụng công nghệ trong việc ghi chép sổ sách kế toán. Nên đặt mua phần mềm kế toán vì chi phí không cao khoảng 3 triệu đồng đến 6 triệu đồng cho phần mềm thuộc lĩnh vực thương mại, dịch vụ. Đây là những phần mềm chuyên dụng, dễ sử dụng, xử lý công việc nhanh chóng với độ chính xác cao.
Về phía Nhà nƣớc
Để hạn chế việc lưu trữ sổ sách kế toán, tiết kiệm chi phí, BTC nên bỏ quy định in sổ kế toán từ máy vi tính ra để ký duyệt. Hiện nay, các doanh nghiệp đều sử dụng máy vi tính, tự thiết kế bảng tính trên Excel hoặc phần mềm đặt mua để ghi sổ kế toán,
việc lưu trữ bằng file được hỗ trợ từ các thiết bị lưu trữ hiện đại. Do đó, để vừa tạo thuận lợi cho doanh nghiệp, vừa cho công tác kiểm tra của cơ quan thuế được nhanh chóng thì việc bỏ quy định này là phù hợp với xu thế hiện nay.
Để thuận tiện cho công tác quản lý của Nhà nước, phù hợp với tình hình hiện tại của các doanh nghiệp và phù hợp với thông lệ kế toán quốc tế, trong các hình thức kế toán quy định hiện nay BTC nên quy định áp dụng một hình thức kế toán duy nhất, đó là hình thức kế toán Nhật ký chung cho tất cả các doanh nghiệp vì:
Thứ nhất hình thức kế toán Nhật ký chung mang tính phổ biến: qua khảo sát cho thấy 87% doanh nghiệp sử dụng hình thức kế toán này. Công việc ghi chép đơn giản, dễ hiểu, thích ứng cho việc ứng dụng tin học hóa như doanh nghiệp tự thiết kế dễ dàng trên Excel để sử dụng.
Thứ hai quen thuộc với nhân viên kế toán vì hình thức kế toán này được đưa vào đào tạo chuyên sâu ở các cơ sở đào tạo, tạo kỹ năng thành thục cho việc ghi sổ kế toán.
Thứ ba hình thức kế toán Nhật ký chung mang tính phổ biến vì vậy tạo thuận lợi cho công tác kiểm tra của cơ quan thuế được dễ dàng và nhanh chóng.
Thứ tư hình thức kế toán Nhật ký chung với sổ nhật ký chung (General journal), sổ cái tổng hợp (General ledger), sổ kế toán chi tiết (Subsidiary ledger accounts) là hình thức được sử dụng phổ biến ở các nước trên thế giới như Mỹ, Anh, Pháp, Canada, Úc, Singapore...Việc sử dụng hình thức nhật ký chung sẽ tạo điều kiện tốt cho kế toán Việt Nam hòa nhập với thông lệ kế toán quốc tế 10.