Tổ chức bộ máy kế toán là việc bố trí người làm kế toán trong doanh nghiệp nhằm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán cho các đối tượng sử dụng.
Tổ chức nhân viên kế toán: yêu cầu về số lượng, trình độ chuyên môn nghiệp vụ, phân công nhiệm vụ, quyền hạn thực hiện các phần hành kế toán, mối quan hệ trong xử lý công việc giữa các nhân viên kế toán. Việc phân công việc nên được thể hiện chi tiết qua bảng mô tả công việc, công bố công khai để đảm bảo cho công việc không bị chồng chéo.
Xác lập cơ cấu của bộ máy kế toán: tùy theo lĩnh vực hoạt động kinh doanh mà doanh nghiệp có thể chia thành các phần hành kế toán như: bộ phận kế toán lao động và tiền lương; bộ phận kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ, tài sản cố định; bộ phận kế toán công nợ; bộ phận kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm; bộ phận kế toán bán hàng; bộ phận kế toán tổng hợp; bộ phận kế toán xây dựng cơ bản.
Xây dựng mối quan hệ giữa phòng kế toán với các phòng chức năng khác trong doanh nghiệp, các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp cho việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin (Võ Văn Nhị et al., 2010).
Yêu cầu của tổ chức bộ máy kế toán:
Bố trí nhân viên phù hợp quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý và trang thiết bị phục vụ cho công tác kế toán của từng doanh nghiệp.
Tổ chức bộ máy gọn nhẹ, hiệu quả với chi phí thấp, phân công đúng người, đúng việc nhằm phát huy tối đa sở trường của từng nhân viên kế toán.
Tuân thủ vai trò của kế toán trưởng trong điều hành, quản lý công tác kế toán. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán:
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung: mọi công tác kế toán được thực hiện tập trung ở phòng kế toán của doanh nghiệp.
Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tập trung
Nguồn: Bùi Văn Dương et al., 2001 Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán: công việc thực hiện ở bộ phận, đơn vị trực thuộc có hạch toán kế toán riêng. Phòng kế toán của doanh nghiệp tổng hợp báo cáo của các đơn vị gửi, tiến hành lập báo cáo chung cho toàn doanh nghiệp.
Hình 2.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán phân tán
Nguồn: Bùi Văn Dương et al., 2001
Hình thức tổ chức kế toán vừa tập trung vừa phân tán: đây là sự kết hợp của hai hình thức tổ chức kế toán trên. Phòng kế toán của doanh nghiệp thực hiện công việc kế toán tại đơn vị, đồng thời tổng hợp các báo cáo của các bộ phận, các đơn vị trực thuộc hạch toán riêng gửi về. Tổng hợp số liệu thu được, phòng kế toán tiến hành lập báo cáo chung cho toàn doanh nghiệp (Bùi Văn Dương et al., 2001).
Phòng kế toán Chứng từ kế toán các phân xưởng, tổ đội sản xuất Chứng từ kế toán các quầy hàng, cửa hàng, đại lý Chứng từ kế toán các kho hàng, trạm, trại Chứng từ kế toán các bộ phận kỹ thuật, nghiệp vụ khác Phòng kế toán doanh nghiệp
Chứng từ kế toán phát sinh tại doanh nghiệp
Báo cáo kế toán của các đơn vị trực thuộc có tổ chức hạch toán kế toán riêng