Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán (Điều 4 - Luật kế toán, 2003). Hệ thống chứng từ kế toán trong doanh nghiệp gồm chứng từ kế toán bắt buộc và chứng từ kế toán mang tính hướng dẫn. Như vậy, tổ chức vận dụng chứng từ kế toán sao cho hài hòa, phù hợp nhất với yêu cầu quản lý và bộ máy kế toán của từng doanh nghiệp. Đây là khâu quan trọng vừa đảm bảo tính kịp thời và chất lượng của thông tin kế toán vừa đảm bảo các nguyên tắc về lập, ký, trình tự luân chuyển, kiểm tra và lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của chế độ kế toán hiện hành. Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế toán trong doanh nghiệp gồm các nội dung chủ yếu sau:
Xác lập hệ thống chứng từ kế toán cần sử dụng
Kế toán trưởng căn cứ vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp để xác định loại chứng từ cần sử dụng, thiết kế mẫu chứng từ đối với chứng từ kế toán mang tính hướng dẫn và đảm bảo việc sử dụng thống nhất hệ thống chứng từ kế toán khi đã có quyết định sử dụng. Căn cứ để xây dựng hệ thống chứng từ kế toán:
Theo chế độ kế toán hiện hành: đối với chứng từ kế toán bắt buộc doanh nghiệp sử dụng thống nhất mẫu chứng từ theo quy định.
Theo đặc điểm sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý của doanh nghiệp: đối với chứng từ kế toán mang tính hướng dẫn doanh nghiệp có thể tự thiết kế, in ấn theo nhu cầu sử dụng nhưng vẫn đảm bảo các nội dung phải có trong một chứng từ gồm: tên và số hiệu của chứng từ kế toán; ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán; tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán; tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán; nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ; chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán (Bộ tài chính, 2006).
Đảm bảo tính phù hợp của chứng từ kế toán: chứng từ phải được cập nhật, bổ sung cho phù hợp với từng giai đoạn hoạt động của doanh nghiệp. Định kỳ nên rà soát lại toàn bộ hệ thống chứng từ nhằm loại bỏ những chứng từ không cần thiết, thêm các chứng từ mới hoặc hoàn thiện hơn về chứng từ kế toán mang tính hướng dẫn hiện có.
Xác lập quy trình lập và luân chuyển chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán làm căn cứ để ghi sổ kế toán phải là chứng từ hợp pháp và hợp lệ. Chứng từ hợp pháp được lập theo mẫu quy định, ghi chép đúng nội dung, có đầy đủ chữ ký của những người có liên quan và dấu của đơn vị. Chứng từ hợp lệ khi được ghi đầy đủ, kịp thời các yếu tố, các tiêu thức và đúng quy định về phương pháp lập. Như vậy, việc lập, ký và kiểm tra chứng từ phải được thực hiện đúng quy trình, thời gian quy định để công việc kế toán được vận hành liên tục, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời. Điều này đòi hỏi phải quy định trách nhiệm, quyền hạn cụ thể và rõ ràng cho từng cá nhân phụ trách, đảm bảo không bị ách tắc ở khâu quan trọng này.
Chứng từ kế toán của doanh nghiệp đa dạng về mẫu biểu, phát sinh từ nhiều nguồn khác nhau (bên trong và bên ngoài doanh nghiệp) nhưng đích đến của nó là phòng kế toán để được xử lý kịp thời. Do đó, xác lập quy trình luân chuyển chứng từ chặt chẽ rất cần thiết đảm bảo “đường đi” của chứng từ nhanh chóng và đến đúng người phụ trách. Không có một quy trình cụ thể áp dụng cho mọi doanh nghiệp, mà tùy
vào khối lượng công việc, yêu cầu quản lý của mỗi doanh nghiệp để xác lập quy trình luân chuyển phù hợp nhất mà vẫn đảm bảo được trình tự luân chuyển chứng từ gồm:
Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;
Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt;
Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán; Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán (Bộ tài chính, 2006).