Bên cạnh những ưu điểm mà các DNNVV có được, vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế cần khắc phục. Để công tác kế toán vận hành theo đúng quy định của pháp luật, trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho các quyết định quản trị của doanh nghiệp, các quyết định đầu tư vốn của các nhà đầu tư và các chính sách hỗ trợ phát triển DNNVV của Nhà nước thực sự phát huy tác dụng, trước nhất bản thân mỗi doanh nghiệp cần sớm khắc phục những tồn tại trong công tác kế toán, cụ thể như sau:
Thứ nhất đối với việc tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế toán: đây là cơ sở, là căn cứ pháp lý quan trọng để thông tin kế toán cung cấp là trung thực và hợp lý.
Qua thực tế khảo sát nhiều doanh nghiệp vẫn chưa quan tâm đúng mức đến vấn đề này, chứng từ kế toán được ghi sơ sài, theo ý kiến chủ quan với 42 doanh nghiệp đồng ý rằng chứng từ kế toán ở doanh nghiệp mình chỉ cần ghi những mục quan trọng là được. Chứng từ kế toán phát sinh sẽ được xử lý ở nhiều phần hành kế toán khác nhau, do đó các doanh nghiệp có quy ước quy trình luân chuyển chứng từ, từ khâu tiếp nhận, xử lý đến việc lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán nhưng chưa được minh bạch rõ ràng bằng việc xây dựng quy trình cụ thể.
Về nguyên tắc mọi chứng từ kế toán phát sinh đều là căn cứ để ghi sổ kế toán, nhưng thực tế có 37 doanh nghiệp cho rằng điều này không đúng ở doanh nghiệp mình. Ở đây đã xuất hiện tình trạng một doanh nghiệp có hai hệ thống sổ sách kế toán. Vì sao? Trong một buổi tập huấn về quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp do Cục thuế Thành phố Hồ Chí Minh tổ chức cho các doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn, báo cáo viên nói rằng các doanh nghiệp làm không đúng vì lợi nhuận kế toán và lợi nhuận thuế khi quyết toán thuế giống nhau. Không đúng là vì các doanh nghiệp đã chạy theo đối phó với cơ quan thuế chỉ ghi nhận nghiệp vụ kinh tế có đầy đủ hóa đơn chứng từ, khống chế chi phí, chỉ hạch toán những chi phí hợp lý, hợp lệ theo quy định, còn các chứng từ khác doanh nghiệp đã bỏ qua. Một phần là vì kế toán muốn theo dõi sổ sách kế toán cho đơn giản để khi quyết toán thuế được dễ dàng, một phần đó cũng là do chủ
trương của doanh nghiệp vì nhiều lý do khác nhau. Điều này dẫn đến kết quả là thông tin do kế toán cung cấp sai lệch, ảnh hưởng đến quyết định của những người sử dụng.
Hình 4.7: Ý kiến về chứng từ kế toán phát sinh ở đơn vị đều dùng để ghi sổ kế toán
Thứ hai là trong 100 DNNVV khảo sát có 69 doanh nghiệp cho rằng hệ thống tài khoản hiện tại của đơn vị chỉ sử dụng cho kế toán tài chính, doanh nghiệp chưa thực sự quan tâm đến việc kết hợp hệ thống tài khoản vừa sử dụng cho kế toán tài chính vừa sử dụng cho kế toán quản trị.
Việc theo dõi đối tượng kế toán phục vụ cho kế toán quản trị chưa được quan tâm đồng nghĩa báo cáo kế toán quản trị sẽ không được lập hoặc được lập với nội dung đơn giản, thể hiện qua 59% ý kiến đồng ý và 35% ý kiến hoàn toàn đồng ý tại đơn vị chỉ lập báo cáo kế toán quản trị khi có yêu cầu của giám đốc. Điều này có nghĩa rằng các quyết định quản trị của doanh nghiệp dựa vào kinh nghiệm của lãnh đạo hơn là các thông tin hiện có tại doanh nghiệp. Qua tiếp xúc với một số chủ doanh nghiệp và từ kinh nghiệm thực tế thì phần lớn chủ DNNVV chỉ cần bộ phận kế toán hoàn thành tốt công tác kế toán tài chính phục vụ cho việc kê khai thuế là đạt mục tiêu đề ra.
Thứ ba là tính kịp thời trong việc xử lý số liệu chưa được quan tâm, cụ thể là chậm trễ trong quá trình ghi sổ kế toán. Với 62% ý kiến đồng ý và 27% ý kiến hoàn toàn đồng ý cho rằng sổ kế toán ở đơn vị nếu không ghi kịp tháng này sẽ được chuyển
Hoàn toàn không đồng ý 3% Không đồng ý 34% Không ý kiến 8% Đồng ý 34% Hoàn toàn đồng ý 21%
sang tháng sau để tiếp tục ghi bổ sung cho hoàn chỉnh. Như đã trình bày ở chương 3 các doanh nghiệp được khảo sát ghi sổ kế toán theo tháng, theo đó kế toán phải hoàn tất sổ sách trong tháng để chuyển số dư qua tháng sau, điều này cần được hoàn thành đúng tiến độ để đảm bảo phản ánh kịp các đối tượng kế toán phát sinh. Đây là thực kế các doanh nghiệp hay gặp phải vì nhiều lý do như do công việc dồn vào cuối tháng nên kế toán không ghi sổ kịp, do công tác kiểm tra kế toán không chặt chẽ hoặc không được tiến hành thường xuyên nên không phát hiện để xử lý kịp thời.
Thứ tư là về tổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo kế toán có một số vần đề sau:
BCTC chưa phản ánh đầy đủ tình hình tài chính, kinh doanh, luồng tiền của đơn vị, qua khảo sát cho thấy có 54% ý kiến đồng ý và 33% ý kiến hoàn toàn đồng ý về vấn đề này. Qua đó, cho thấy BCTC của các DNNVV không đảm bảo tính trung thực, không đủ độ tin cậy cho việc đánh giá tình hình tài chính của đơn vị, phản ánh giá trị thấp hơn so với thực tế phát sinh ở doanh nghiệp. Đây là lý do vì sao các DNNVV khó tiếp cận vốn vay của ngân hàng, vốn cho kinh doanh luôn là vấn đề nan giải để phục vụ cho hoạt động kinh doanh, dù tỷ lệ DNNVV chiếm số lượng lớn trong nền kinh tế. Bà Nguyễn Thị Hương Nga, Trưởng ban Tín dụng, Ngân hàng ANZ, cho biết để vay được vốn, các doanh nghiệp phải vượt qua được hàng rào chấm điểm tín dụng hết sức chặt chẽ, khắt khe. Ngân hàng sẽ “soi” các điều kiện này thông qua một loạt tiêu chí: phương án kinh doanh có khả thi không, năng lực tài chính, khả năng trả nợ, dòng tiền luân chuyển, lỗ - lãi... Thế nhưng tất cả những điều kiện trên vẫn chưa thấy nhiều doanh nghiệp làm đầy đủ, chính xác và được thể hiện trong báo cáo tài chính, do những hạn chế trên nên đã dẫn tới cảnh người có vốn - người cần vốn không gặp được nhau 8.
8 Anh Vũ (2010). Ngân hàng “lắc đầu” với doanh nghiệp vừa và nhỏ? [online], viewed 02/03/2013, from: <http://www.thanhnien.com.vn/pages/20100911/ngan-hang-lac-dau-voi-doanh-nghiep-vua-va-nho.aspx>.
Hình 4.8: Ý kiến về BCTC chỉ phản ánh một phần tình hình tài chính, kinh doanh, luồng tiền của doanh nghiệp
BCTC ở các DNNVV gần như là bí mật đối với các đối tượng có nhu cầu khác - ngoài cơ quan quản lý Nhà nước và ngân hàng. Điều này tạo cảm giác không an tâm trong quan hệ làm ăn giữa các doanh nghiệp với nhau, làm sai lệch mục tiêu của tổ chức công tác kế toán là cung cấp thông tin kế toán hữu ích cho các đối tượng bên ngoài có nhu cầu sử dụng. Qua khảo sát cho thấy doanh nghiệp lập BCTC chủ yếu để nộp cho cơ quan thuế đúng hạn với 42% ý kiến đồng ý và 29% ý kiến hoàn toàn đồng ý hơn là dùng để phân tích tình hình tài chính phục vụ cho các quyết định quản trị .
4 1 2 3 5 45% - Đồng ý 23% - Hoàn toàn đồng ý 9% - Không ý kiến 20% - Không đồng ý 3% - Hoàn toàn không đồng ý
Hình 4.9: Ý kiến về BCTC chỉ cung cấp cho cơ quan quản lý Nhà nƣớc và ngân hàng
Hoàn toàn không đồng ý 3% Không đồng ý 7% Không ý kiến 3% Đồng ý 54% Hoàn toàn đồng ý 33%
Thứ năm là về tổ chức bộ máy kế toán có một số vấn đề sau:
Đó là sự can thiệp quá sâu vào tổ chức công tác kế toán, thông qua việc mọi sự thay đổi ở bộ máy kế toán đều phải thông qua chủ doanh nghiệp với 54% ý kiến đồng ý và 35% ý kiến hoàn toàn đồng ý ở đơn vị khảo sát. Đứng đầu bộ máy kế toán là kế toán trưởng chịu trách nhiệm trong việc điều hành bộ máy kế toán, nhưng thực tế chủ doanh nghiệp là người quyết định, chính sự can thiệp này đã làm sai lệch tính khách quan của số liệu kế toán, hướng kết quả theo ý muốn để tạo ra thông tin kế toán không trung thực thể hiện ở BCTC chỉ phản ánh một phần tình hình tài chính, kinh doanh, luồng tiền của doanh nghiệp - như đã phân tích ở phần trên. Hậu quả trước mắt là sự thiếu gắn bó của kế toán trưởng đối với doanh nghiệp vì trách nhiệm pháp lý họ gánh chịu nhưng quyền quyết định bị hạn chế, gây tâm lý lo ngại ở nhân viên kế toán, về lâu dài sẽ ảnh hưởng đến sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Hình 4.10: Ý kiến về mọi sự thay đổi ở bộ máy kế toán đều phải thông qua chủ DN
Mặc dù trình độ tay nghề của nhân viên kế toán được nâng cao nhưng vẫn còn đó sự hạn chế kiến thức pháp luật liên quan đến công tác kế toán, chính sách thuế hiện hành thậm chí ngay bản thân chủ doanh nghiệp cũng rất mơ hồ về vấn đề này. Do đó, các doanh nghiệp thường làm sai các quy định theo ý chủ quan lẫn khách quan, khi cơ
Hoàn toàn không đồng ý 3% Không đồng ý 3% Không ý kiến 5% Đồng ý 54% Hoàn toàn đồng ý 35%
quan thuế tiến hành thanh tra, quyết toán thuế hầu như đều phát hiện vi phạm. Chính vì yếu tố này đã làm hạn chế độ tin cậy của BCTC ở các DNNVV.
Hình 4.11: Ý kiến về kiểm tra kế toán là kiểm tra tiền tồn quỹ, hàng tồn kho, các loại tài sản hiện có của doanh nghiệp
Chưa có sự phân công công việc cụ thể về trách nhiệm và quyền hạn của từng nhân viên kế toán, 45% ý kiến đồng ý rằng doanh nghiệp không lập bảng mô tả công việc cụ thể cho từng nhân viên. Sự phân công nhằm kêu gọi ý thức trách nhiệm của từng nhân viên kế toán thông qua công việc cụ thể mà họ đảm nhiệm, giúp cho việc quản lý, điều hành công tác kế toán theo đúng quy định của pháp luật, phù hợp với văn hóa của doanh nghiệp. Công tác kế toán gắn liền với tính pháp lý, đòi hỏi người làm kế toán phải có trình độ tay nghề, ý thức về đạo đức nghề nghiệp. Do đó, phân công công việc cụ thể để họ ý thức tầm quan trọng của công việc đang thực hiện, làm đúng và làm tròn trách nhiệm. Dù có đầu tư nhiều trang thiết bị phục vụ cho công tác kế toán nhưng quên đi yếu tố con người, chắc chắn rằng doanh nghiệp sẽ không đạt được mục tiêu đề ra trong hoạt động kinh doanh. Sự phân công này thể hiện tính chuyên nghiệp trong điều hành quản lý và nó sẽ tác động đến ý thức của người làm kế toán, giúp họ phát huy sở trường trong công việc mình và gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.
Đồng ý 52% Hoàn toàn đồng ý 35% Không ý kiến 5% Không đồng ý - 7% 1%
Hoàn toàn không - đồng ý
Thứ sáu là chỉ khi có nghi ngờ sai sót mới kiểm tra kế toán chiếm 46% ý kiến đồng ý và 35% ý kiến hoàn toàn đồng ý. Điều này làm cho công tác kế toán gặp nhiều khó khăn vì nếu phát hiện sai sót công việc đã thực hiện quá nhiều, việc chỉnh sửa gặp rất nhiều khó khăn, gây tốn kém và làm gián đoạn công việc hiện tại. Vì vậy, cần kiểm tra kế toán thường xuyên bằng kế hoạch cụ thể về thời gian, cách thức tiến hành để nắm bắt kịp thời sự tuân thủ trong chấp hành công tác kế toán về chứng từ, sổ sách kế toán, báo cáo kế toán…có những điều chỉnh kịp thời là rất cần thiết vừa đảm bảo tính hiệu quả của công việc vừa thể hiện tính chuyên nghiệp trong công tác quản trị.
Thứ bảy là các DNNVV không chú trọng nhiều đến phân tích hoạt động kinh doanh, hiểu sai về bản chất của hoạt động này. Đây không phải phân tích đơn thuần về doanh số bán hàng thông qua báo cáo kết quả của phòng kinh doanh mà hơn 51% ý kiến đồng ý và 25% ý kiến hoàn toàn đồng ý, cũng không phải chỉ dựa vào kinh nghiệm, tình hình thực tế trên thị trường mà đa phần ý kiến cho rằng là đúng. Mà đó là sự kết hợp của các bộ phận có liên quan tiến hành phân tích về kế hoạch sản xuất kinh doanh, về tình hình tài chính của đơn vị để tìm ra mặt mạnh. Qua khảo sát cho thấy điều mà chủ doanh nghiệp quan tâm là tiền tồn quỹ bao nhiêu, tình hình công nợ như thế nào hơn là hiệu quả sử dụng tài sản hiện có. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hình 4.12: Ý kiến về việc DN chỉ phân tích hoạt động kinh doanh khi cần thiết
6% 37% 8% 36% 13% Hoàn toàn không đồng ý Không đồng ý Không ý kiến Đồng ý Hoàn toàn đồng ý
4.2. ĐÁNH GIÁ ẢNH HƢỞNG CỦA TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN ĐẾN HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÁC DNNVV
Trên cơ sở kết quả khảo sát 100 DNNVV, tác giả sẽ rút ra các nội dung cốt lõi của các câu trả lời thông qua câu hỏi trong phiếu khảo sát “ Theo Anh/ Chị tổ chức công tác kế toán ảnh hưởng như thế nào đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp?”. Kết hợp với đánh giá về ảnh hưởng của tổ chức công tác kế toán đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thông qua kết quả khảo sát và tình hình thực tế hiện nay, những ảnh hưởng cụ thể như sau:
Một là ảnh hƣởng đến niềm tin của các đối tƣợng sử dụng thông tin kế toán
Hơn 90% câu trả lời cho rằng ảnh hưởng rõ nhất của tổ chức công tác kế toán đó là việc huy động vốn qua ngân hàng, của các nhà đầu tư trực tiếp. Như đã phân tích các ngân hàng, các nhà đầu tư sử dụng thông tin kế toán do BCTC cung cấp cho các quyết định đầu tư của mình, chính sự không đáng tin cậy của BCTC làm cho việc tiếp cận vốn gặp rất nhiều khó khăn, ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh. Điều này gây cản trở việc mở rộng quy mô hoạt động, dây chuyền sản xuất lạc hậu, đây là nguyên nhân hàng đầu làm cho các DNNVV chỉ mạnh về số lượng.
Niềm tin trong quan hệ làm ăn bị suy giảm do đa phần các DNNVV thành lập dưới hình Công ty trách nhiệm hữu hạn, chịu trách nhiệm hữu hạn trên số vốn doanh nghiệp đăng ký. Mà BCTC không phản ánh đầy đủ tình hình tài chính của doanh nghiệp, khiến đối tác rất mơ hồ về tình hình tài chính thật sự mà doanh nghiệp hiện có. Vì vậy, việc thương lượng mua bán công nợ gặp nhiều khó khăn, tiền mặt hạn chế, công nợ thì ngắn hoặc phải thanh toán ngay, việc xoay vòng vốn gặp nhiều khó khăn kéo theo hoạt động sản xuất kinh doanh bị trì trệ.
Cơ quan quản lý Nhà nước như cơ quan quản lý thuế, cơ quan thống kế cần BCTC cho việc quản lý và phân tích vĩ mô. Với kết quả không đáng tin cậy của BCTC gây khó khăn cho việc tham mưu và ban hành các chính sách của Nhà nước trong việc trợ giúp các DNNVV phát triển, không đạt hiệu quả như mong muốn.
Bản thân doanh nghiệp cũng không sử dụng BCTC cho việc phân tích hoạt động kinh doanh của mình, vì mục tiêu của tổ chức công tác kế toán xác định chưa đầy đủ BCTC chủ yếu lập để nộp cho cơ quan quản lý thuế đúng hạn và sau đó thì được lưu trữ. Báo cáo kế toán quan trị không được chú trọng đúng mức và kết quả là các DNNVV quản lý hoạt động kinh doanh trên cơ sở kinh nghiệm là chủ yếu.