- Nhóm giải pháp 6: Cung cấp thông tin hỗ trợ doanh nghiệp vừa và nhỏ và xúc tiến mở rộng thị trường cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.
3.3.3Nhóm giải pháp thuộc về doanh nghiệp
Các giải pháp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ để giảm thiểu khó khăn do khủng hoảng kinh tế tài chính hiện nay tạo ra được chia thành hai nhóm: Giải pháp cấp bách và Giải pháp trong dài hạn.
3.3.3.1 Giải pháp cấp bách
Mục tiêu hoạt động của mỗi doanh nghiệp là tạo ra lợi nhuận thông qua việc cung cấp cho thị trường các sản phẩm hay dịch vụ được chấp nhận. Trong bối cảnh khủng hoảng kinh tế tài chính hiện nay, đa số các doanh nghiệp đều gặp khó khăn về mặt tài chính (không đủ vốn lưu động để hoạt động, không đủ vốn để triển khai kinh doanh, đầư tư mới…hay bị lỗ). Đây là một áp lực tài chính rất lớn. Do vậy, mục tiêu của các giải pháp cấp bách là phải giảm áp lực tài chính của doanh nghiệp.
Để làm việc này, đa số các doanh nghiệp thường trông chờ vào nguồn vốn vay từ bên ngoài để cải thiện tình hình tài chính. Tuy nhiên, nguồn vốn vay có giới hạn, và giữa điều kiện để được vay và tình trạng tài chính của doanh nghiệp
vẫn còn một khoảng cách, thì việc trông chờ vào nguồn vốn vay không phải là một hành động tích cực. Ngoài ra, như phân tích ở bên trên, nếu việc quản lý tài chính của doanh nghiệp không chặt chẽ thì việc vay thêm vốn sẽ đi kèm với rủi ro không thu hồi được nguồn vốn vay để trả nợ vay, áp lực tài chính càng tăng cao hơn.
Để thoát khỏi khủng hoảng các doanh nghiệp cần phải thay đổi chiến lược/ thị trường và các sản phẩm để phù hợp với điều kiện mới nhằm giữ vững hay tăng nguồn thu và phải tự hoàn thiện lại hệ thống quản lý của mình để giảm chi phí. Khi chi phí giảm, giá bán giảm, doanh nghiệp có nhiều khả năng giữ vững và phát triển thị phần. Khi chi phí giảm, giá bán không giảm, doanh nghiệp có lãi nhiều hơn và có thể trích lãi để đầu tư vào phát triển họat động, giảm áp lực tài chánh. Từ đó, doanh nghiệp sẽ cân bằng được thu chi và nâng cao hiệu quả tài chính của họat động của doanh nghiệp.
Để thực hiện được giải pháp nêu trên, doanh nghiệp cần thực hiện ngay những việc sau:
Về thị trường và chiến lược:
Trong bối cảnh khủng hoảng kinh tế tài chính hiện nay, các sản phẩm của doanh nghiệp thường không được thị trường chấp nhận như trước nữa (kích thước thị trường đã thu hẹp lại). Do các thuộc tính của sản phẩm/dịch vụ không đổi, nên sự thu hẹp thị trường có thể được giải thích là do sự tiết kiệm của người tiêu dùng, và sản phẩm/dịch vụ đã không đáp ứng được mục tiêu tiết kiệm của người tiêu dùng. Do vậy, để giữ vững hay phát triển thị trường, ổn định nguồn thu, các doanh nghiệp cần thay đổi sản phẩm.
Các doanh nghiệp trong một điều kiện cấp bách không thể thay đổi hoàn toàn dãy sản phẩm/dịch vụ của mình vì điều này đòi hỏi phải có thời gian và đầu tư lớn về tri thức, công nghệ, thiết bị. Do vậy, điều các doanh nghiệp cần làm là thay đổi sản phẩm và các giá trị mà sản phẩm cống hiến cho người tiêu dùng. Điều này có thể được thực hiện thông qua các giải pháp sau:
Thay đổi thiết kế sản phẩm hiện có để phù hợp với mục tiêu tiết kiệm của người tiêu dùng.
Thiết kế sản phẩm mới dựa trên năng lực cốt lõi của doanh nghiệp và yêu cầu tiết kiệm của người tiêu dùng hiện nay.
Một số biện pháp cụ thể để thực hiện các giải pháp này được trình bày trong bảng dưới đây.
Bảng 6: Một số biện pháp liên quan đến sản phẩm để giữ /phát triển thị trường Giải pháp Các biện pháp cụ thể Các giải pháp quản lý để giảm giá thành, giá bán sản phẩm
Hoàn thiện các hệ thống quản lý, nâng cao năng suất, hiệu quả của hệ thống quản lý.
Thay đổi thiết kế sản phẩm hiện có.
Thay đổi kết cấu, hình dạng sản phẩm, thay đổi vật liệu, bao bì, thu hồi lại bao bì để giảm giá thành sản phẩm, giảm thiểu một số chức năng phụ, tích hợp chức năng từ nhiều sản phẩm vào một sản phẩ, dùng các linh kiện đã chuẩn hóa hay các linh kiện có nhà cung cấp ổn định, giá rẻ, số công đoạn sản xuất giảm…
Thiết kế sản phẩm mới
Sản phẩm mới dựa trên nền sản phẩm hiện có, và năng lực cốt lõi của doanh nghiệp theo hướng giá thành thấp, giảm chi phí vận hành bảo dưỡng, thời gian sử dụng dài, tiết kiệm chi phí vận chuyển, tiết kiệm không gian, thời gian vận hành, thân thiện với môi trường, có thể tái sử dụng…
Với các sản phẩm được thiết kế lại, hay sản phẩm mới, doanh nghiệp nên tìm cách phát triển thị trường trong nước vì đây là một thị trường tương đối lớn, ít được quan tâm trong thời gian qua, và là một thị trường mà doanh nghiệp dễ
nắm bắt thông tin, hiễu rõ nhu cầu của khách hàng và có thể thực hiện các khoản chi trả nhanh chóng, linh họat so với việc kinh doanh xuất khẩu.
Về cấu trúc tổ chức, các quy trình làm việc:
Cấu trúc tổ chức và các quy trình làm việc có ảnh hưởng rất lớn đến giá thành, và phải phù hợp với môi trường kinh doanh. Trong điều kiện khủng hoảng kinh tế tài chính, thị trường bị thu hẹp, sự cạnh tranh giữa các nhà sản xuất càng mạnh mẽ. Điều này càng tạo áp lực phải hoàn thiện cấu trúc tổ chức, các quy trình làm việc.
Cấu trúc tổ chức:
Cần được tái thiết kế lại ( tái cấu trúc) hay thay đổi hoàn toàn ( tái lập). Việc tái cấu trúc được dùng khi tầm nhìn, trọng trách, sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp không thay đổi nhiều. Ngược lại, việc tái lập doanh nghiệp phải được sử dụng. Tái cấu trúc không đòi hỏi nhiều thời gian, sự thay đổi là không nhiều, nền tảng tri thức của doanh nghiệp cũng không thay đổi nên có thể triển khai ngay, và thích hợp với đa số các doanh nghiệp trong điều kiện hiện tại. Sự tái cấu trúc sẽ nhằm mục tiêu nâng cao năng suất, giảm chi phí quản lý vận hành hệ thống và nâng cao hiệu quả tài chánh của doanh nghiệp.
Nguồn nhân lực:
Trong giai đoạn khủng hoảng kinh tế, tài chính, nguồn nhân lực là yếu tố biến động nhiều nhất. Doanh nghiệp cần chuẩn hóa lại nguồn nhân lực theo dòng sản phẩm và thị trường, cấu trúc tổ chức mới của doanh nghiệp. Kỹ năng, năng suất làm việc của nhân viên cần thiết được quy hoạch để khai thác có hiệu quả. Giảm thiểu các nhân viên không thích hợp với cấu trúc tổ chức mới. Nâng cao trình độ nhân viên thông qua các chương trình đào tạo. Tạo văn hóa lắng nghe nhân viên để nhân viên phát huy sáng tạo trong giải quyết công việc và gắn bó nhiều hơn với doanh nghiệp. Trong giai đoạn này, thị trường lao động sẽ có sức cung rất cao (vì nhân viên nghỉ việc từ các doanh nghiệp rất nhiều), doanh nghiệp có thể tận dụng thuận lợi này để tuyển chọn nhân viên mới phù hợp với doanh nghiệp.
Các quy trình làm việc cũng sẽ được điều chỉnh để phù hợp với cấu trúc tổ chức, giảm thời gian hoành thành quy trình, quản lý được thông tin trong từng quy trình. Điều này giúp doanh nghiệp quản lý đựơc thông tin và đánh giá được hiệu quả các quy trình và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Một số mặt quản lý và quy trình làm có liên quan, được trình bày trong bảng 6 dưới đây, cần phải được hoàn thiện vì ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Bảng 7: Một số mặt quản lý cần được hoàn thiện. Các mặt quản lý Các biện pháp cụ thể
Quản lý tồn kho (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hoạch định lại chính sách tồn kho thành phẩm và nguyên vật liệu.
Quản lý chặt chi phí tồn kho. Triển khai hệ thống JIT.
Quản lý công nghệ, dây chuyền sản xuất
Thay đổi nguyên vật liệu
Thay đổi máy thiết bị sản xuất để giảm chi phí vận hành, chi phí bảo dưỡng.
Lập và triển khai bảo dưỡng thiết bị để giảm giờ hư máy, giảm hao hụt nguyên vật liệu, bán thành phẩm.
Giảm tiêu hao nguyên vật liệu, năng lượng, lao động.
Giảm chi phí xử lý môi trường.
Quản lý sản xuất
Lập kế hoạch sản xuất, kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu theo hướng cân bằng giữa đáp ứng đơn hàng và chi phí sản xuất.
Quản lý chất lượng. Quản lý chi phí sản xuất.
Phân tích để ra quyết định gia công ngoài hay tự thực hiện mọi khâu trong quy trình sản xuất.
Quản lý cơ sở hạ tầng
Đánh giá đúng giá trị của cơ sở hạ tầng, hiệu quả khai thác hạ tầng.
Phân bổ lại cơ sở hạ tầng cho phù hợp với sản phẩm, chiến lược mới.
Thanh lý các tài sản không phù hợp với sản phẩm, thị trường mới để thu hồi vốn còn lại, giảm chi phí khấu hao tài sản.
Quản lý tài chính
Đánh giá lại hiệu quả từng hoạt động của doanh nghiệp.
Thanh lý các bộ phận không hiệu quả hay hiệu quả thấp so với hoạt động chính của doanh nghiệp. Phân bổ lại nguồn vốn cho các hoạt động.
Tái cấu trúc nguồn vốn để giảm chi phí tài chánh và nâng cao hiệu quả của các hoạt động.
Triển khai hệ thống lập kế hoạch tài chánh, quản lý dòng tiền, ngân sách, chi phí.
Nâng cao năng lực quản lý nguồn vốn đầu tư.
Quản lý thông tin
Quản lý thông tin tài chánh, kế toán quản trị trong doanh nghiệp.
Tin học hóa một số mặt quản lý và truyền thông để giảm chi phí quản lý.
Thực hiện các cải tiến về sản phẩm, thị trường sẽ giúp doanh nghiệp tăng doanh thu. Các cải tiến cấu trúc doanh nghiệp, các quy trình làm việc, hệ thống quản lý, nguồn nhân lực… sẽ giúp doanh nghiệp giảm chi phí. Nhờ vậy, doanh nghiệp sẽ có thể tăng lãi và tăng vốn lưu động để duy trì phát triển hoạt động. Ngoài ra, để có thể tăng vốn lưu động, giảm thiểu sự vay vốn từ bên ngoài, doanh nghiệp cũng cần thiết phải tiến hành thu hồi các khoản phải thu (mặc dù rất khó thu trong điều kiện hiện nay), và thiết kế lại chính sách tín dụng dành cho khách hàng hay các đại lý để giảm chi và tăng hiệu quả sử dụng vốn.
Để thực hiện giải pháp cấp bách, các chủ doanh nghiệp nhà quản lý cần thiết phải phân tích thật kỹ hiện trạng của doanh nghiệp và lựa chọn một số các giải pháp đã nêu trên để thực hiện. Chủ doanh nghiệp sẽ tùy điều kiện cụ thể để lập kế họach chi tiết cho các thay đổi này để bảo đảm sự thay đổi mang lại hiệu quả và không lãng phí thời gian.
3.3.3.2 Giải pháp trong dài hạn
Quá trình phát triển của doanh nghiệp vừa và nhỏ từ khi hình thành ý tưởng cho đến khi tạo thành một doanh nghiệp phát triển bền vững được phân thành 4 giai đọan: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
(a) Ý tưởng sản xuất kinh doanh: Các ý tưởng sản xuất kinh doanh được sáng tạo và định hình bởi chủ doanh nghiệp.
(b) Doanh nghiệp mới thành lập: Chủ doanh nghiệp thành lập doanh nghiệp để triển khai ý tưởng sản xuất kinh doanh và sản phẩm được thử nghiệm trên thị trường và bắt đầu có thị trường.
(c) Doanh nghiệp đã phát triển: Sản phẩm đã được chấp nhận và doanh số bắt đầu tăng.
(d) Doanh nghiệp đã phát triển bền vững: Có thị trường ổn định và có uy tín trên thị trường.
Từ quá trình phát triển nêu trên, trong dài hạn, để phát triển bền vững, bản thân chủ doanh nghiệp – nhà quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ trong từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp vừa và nhỏ ,cần thiết phải thay đổi chính mình và tạo ra những thay đổi cho doanh nghiệp của mình phù hợp với yêu cầu của từng giai đọan phát triển.
Doanh nghiệp mới được thành lập:
Trong giai đoạn này, chủ doanh nghiệp nhà quản lý cần thiết phải thực hiện các việc sau:
Nâng cao tri thức quản lý của chính mình: Chủ doanh nghiệp cần được trang bị tri thức quản lý cơ bản như quản lý sản xuất và các hoạt động, quản lý chất lượng, quản lý tài chánh, quản lý tiếp thị, quản lý hành chánh nhân lực.
Xây dựng cấu trúc tổ chức có tính hệ thống, khoa học: Cấu trúc có thể đơn giản nhưng phải đảm bảo thực hiện được các chức năng cơ bản cho hoạt động của doanh nghiệp. Chức năng nhiệm vụ cần được phân chia rõ ràng giữa các bộ phận, các thành viên.
Tổ chức quản lý tài chánh kế toán: Quản lý được dòng tiền, ngân sách và nguồn vốn.
Phải tường minh hóa mọi tri thức của doanh nghiệp: Các quy trình sản xuất sản phẩm, các kỹ năng nghề nghiệp của các nhân viên cốt lõi, các thiết kế sản phẩm, định mức nguyên vật liệu, các yêu cầu của khách hàng, các chuẩn chất lượng sản phẩm….cần được ghi lại thành các hồ sơ để tạo kho tri thức cho doanh nghiệp.
Tập trung mọi nỗ lực cho việc phát triển kinh doanh và nâng cấp sản phẩm để đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Doanh nghiệp đã phát triển:
Trong giai đoạn này, chủ doanh nghiệp nhà quản lý cần thiết thực hiện các việc sau:
Tái cấu trúc hệ thống quản lý doanh nghiệp. Hình thành hệ thống quản lý chuyên nghiệp, tách rời chức năng của chủ doanh nghiệp và nhà quản lý doanh nghiệp.
Hình thành thói quen theo dõi, cập nhật và phân tích thông tin thị trường.
- Triển khai hoạt động theo kế hoạch, tối thiểu phải là các kế hoạch tháng, quý: Các kế hoạch này cần được sử dụng làm nền tảng để đối chiếu so sánh khi triển khai công việc để đánh giá kết quả đạt được.
Xây dựng và triển khai chiến lược phát triển cho doanh nghiệp.
Xây dựng hệ thống quản lý tài chánh và phân tích hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Tiếp cận các nguồn vốn và phân tích khả năng khai thác các nguồn vốn phát triển doanh nghiệp, tái cấu trúc nguồn vốn.
- Xây dựng năng lực thiết kế dự án và phân tích khả thi các dự án.
Thực hiện các hệ thống chia sẻ thông tin tri thức trong nội bộ doanh nghiệp.
Xây dựng và triển khai các chương trình đào tạo phát triển nguồn nhân lực.
Doanh nghiệp đã phát triển bền vững:
Tiếp tục nâng cao trình độ tri thức quản lý của chính mình: Các chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ phải tự đào tạo hay tham gia các khóa đào tạo để nâng cao trình độ tri thức quản lý của chính mình. Chủ doanh nghiệp nên tham gia các hiệp hội ngành nghề được đào tạo và chia sẽ tri thức, kinh nghiệm với các doanh nghiệp khác trong cùng một ngành nghề. Chủ doanh nghiệp nên thiết lập các liên kết với các nguồn tri thức như các đại học, các viện nghiên cứu kinh tế, kỹ thuật. Việc thiết lập quan hệ chặt chẻ với nhà cung cấp và khách hàng cũng là một phương cách để học tập tri thức kinh nghiệm, chia sẽ thông tin để nâng cao trình độ quản lý.
Tiếp cận với các nguồn thông tin thị trường, công nghệ, tài chánh, nguồn nhân lực: Các chủ doanh nghiệp cần chủ động theo dõi và quản lý các thông tin có liên quan đến doanh nghiệp thông qua các phương tiện truyền thông đại chúng, internet, các hiệp hội, các hội chợ, triển lãm. Chủ doanh nghiệp cũng cần phải thay đổi thói quen ra quyết định. Việc ra quyết định quản lý điều hành doanh nghiệp nên dựa vào thông tin, không dựa nhiều vào cảm tính, kinh nghiệm.
- Hoàn thiện cấu trúc doanh nghiệp phù hợp với quy mô doanh nghiệp, chú trọng phân tách các chức năng một cách rõ ràng, giảm thiểu sự chồng chéo công việc giữa các bộ phận. Công việc và trách nhiệm của mỗi thành viên phải rõ ràng. Một số quy trình làm việc căn bản như lập kế hoạch kinh doanh, sản xuất, cung ứng vật tư, giải quyết đơn hàng cho khách hàng, quản lý chi phí… cần phải được thiết kế và triển khai thực hiện.
Hoàn thiện hệ thống quản lý sản xuất để giảm thiểu chi phí, nâng cao